[Shutterstock]

3.5 до 7 минути – на толкова време човек обикновено се разконцентрира на работното си място заради електронната поща, телефона, колега/колегите и др. 15 минути е минимумът от време, който е необходим, за да се концентрирате обратно върху работата си, след като сте я прекъснали поради някаква причина

Колко пъти на ден отваряте електронната си поща? А колко често влизате във Facebook, докато сте на работа или си пишете с приятели и колеги в Skype? Колко често на ден ви се случва да се разконцентрирате заради телефона, колегата или някаква друга причина? Потърсете отговорите на тези въпроси, преди да продължите да четете надолу.

А сега сверете отговорите

"Обикновено хората не са напълно наясно с работните си навици и не са се замисляли как те влияят върху работата им", казва специалистът по личностна ефективност Ерик Магнусон. Той цитира проучване, според което анкетираните отговарят, че преглеждат мейла, който са получили максимум 4-5 пъти, преди да решат какво действие да предприемат – да отговорят на изпращача, да изтрият писмото или да го преместят в някоя папка. Оказва се обаче, че те или лъжат, или не осъзнават, че това съвсем не е така. Тайно проучване на същите тези служители е установило, че те обръщат внимание на един и същи мейл към 25-30 пъти.

Такива и още редица други на пръв поглед дребни неща, които са част от работния процес, отнемат част от времето и вниманието на служителите, а в крайна сметка и ефективността им. Освен това обикновено хората се разсейват по една или друга причина на всеки 3.5-7 минути, а за да се концентрират върху работата си отново, са им нужни поне 15-20 минути.

"В училище и университета не ни учат как да работим и по-точно как да работим ефективно", казва Магнусон. Затова и голяма част от хората имат слаба организация на работно си място и често оставят нещата за последния момент, също както са правили в университета – обикновено едва, когато останат няколко седмици до изпита, започва истинското учене (в най-добрия случай;).

Оказва се обаче, че не е чак толкова трудно човек да промени работните си навици, да подобри организираността си, а в крайна сметка и усилията и резултата от работата си. "Нужни са не повече от 21 дни", казва Магнусон.

Първи стъпки   

Подобряването на ефективността на работното място е процес. А най-важното в началото е да осъзнаете какви точно са работните ви навици и какво смятате, че трябва и може да се промени към по-добро, казва Магнусон.

Едно от първите неща, на които той учи мениджърите, с които работи, е да ценят времето си и да бъдат по-организирани. А един от първите практически примери, които им дава, е с електронната поща. "Ако получите писмо – погледнете към него само веднъж и веднага вземете решение какво ще правите – дали ще го отговорите веднага, ще го изтриете или ще го преместите в определена папка. Важното е да вземете решение – сега, и да не се занимавате с него повече. Така това писмо няма да ви разсейва, когато отново влезете в пощата си и ще знаете, че сте приключили със задачата, свързана с него", казва Магнусон.

И още един полезен урок - "Правило на 10-те минути". Ако можете да направите нещо за 10 минути, направете го, не отлагайте, казва Магнусон. Или пък обещайте си, че ще се заемете с нещо, което отлагате от доста време и ще се занимавате с него само 10 минути. Може да се изненадате, като разберете, че сте били готови дори по-рано или, че после сте се увлекли и са минали доста повече от 10 минути. Причината за тези ефект е, че често започването на някаква задача е по-трудно от самото й изпълнение.

Според коуч-експерта е важно човек да има план със задачите за деня. Така работният процес става по-организиран. И още по-добре е, ако планът се спазва, а промените да са само във връзка с изключително важни, инцидентно възникнали задачи. Хубаво е планът за деня да започва с най-важните задачи, които трябва да се свършат в първия един час, още преди да отворите електронната си поща и да започнете да се занимавате с входящата поща, да отговаряте на телефонни обаждания или да се разбъбрите с колеги. През този първи час човек е по-спокоен и концентриран и може по-лесно и ефективно да си свърши работата, смята Магнусон.

Обединете някои от нещата, които направите. Например определете няколко минути или половин час, в който преглеждате Facebook, Twitter, LinkedIn и други социални мрежи, в които имате регистрация. Не го правете постоянно, така само ще губите време и ще се разсейвате, казва Магнусон. Ако ползвате Skype на работа, е задължително да започнете с изключване на звука на програмата, който разсейва не само вас, а и колегите ви. За да спрете дразнещите съобщения, можете да минете на режим "Не безпокой".

• 1
• 2
• 3
• Следваща страница » "Работното място на бъдещето"