За да се пристъпи към изготвяне и сключване на трудов договор, е нужно да се изпълнят редица изисквания на трудовото законодателство. На първо място е събирането на документи и данни за лицето, постъпващо на работа. Описаните по-долу документи се съхраняват в личното досие на работника/служителя и се изискват на основание Наредба №4 от 11.05.1993 г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Всички важни обстоятелства при сключване на трудов договор се удостоверяват документално. Пълният набор от документи, които са необходими за сключване на трудов договор, е описан подробно в посочената наредба.
 
Опериране с лични данни

Първият документ е за удостоверяване на самоличността на лицето – лична карта или друг документ за самоличност, отговарящ на разпоредбите на Закона за българските документи за самоличност. В личната карта са вписани част от данните, нужни за изготвянето на трудов договор. Работодателят може да направи копие на документа за самоличност и същото да се пази в досието на работника/служителя. Копието на документа за самоличност трябва да бъде заверено със собственоръчен надпис "Вярно с оригинала" и подписа на лицето, притежател на документа. След сверка от длъжностните лица оригиналът се връща на притежателя. За да съхранява и обработва лични данни за работници и служители, работодателят следва задължително да се регистрира като оператор на лични данни.
 
Документи за образование

Документ за придобито образование, специалност, квалификация, правоспособност, научно звание или научна степен, когато такива се изискват за длъжността или работата, за която лицето кандидатства. Тук става въпрос за официален документ за завършена степен на образование (диплом/а). Предоставянето на документ за завършена образователна степен е задължително, тъй като според Кодекса на труда в трудовия договор задължително се вписват вид и степен на придобитото образование.
Документ за придобита професионална квалификация. Това е документ, издаден от компетентен орган, удостоверяващ притежаваните от работника/служителя професионални умения, както и необходимите за тях знания. Документ за правоспособност. Това е документ, издаден от компетентен орган, удостоверяващ правото на лицето да упражнява определена професия или да извършва определена дейност. Такъв документ може да бъде шофьорска книжка – за шофьорите, свидетелство за притежаване на огнестрелно оръжие – за въоръжена охрана, и др.
Документ за придобито научно звание или научна степен, удостоверява се с диплом. – Съгласно Закона за научните степени и научните звания:
- научните степени са
   А) доктор
   Б) доктор на науките
- чл. 3 от закона, научните звания са
А) асистент; научен сътрудник
Б) доцент; старши научен сътрудник II степен
В) професор; старши научен сътрудник I степен.
 
Доказване на стаж

Документ за стаж по специалността – задължителен за представяне при сключване на трудов договор е документът, удостоверяващ натрупания трудов стаж. Документите за удостоверяването му са: трудова книжка, осигурителна или служебна книжка. Според представения документ се прави справка колко стаж работодателят ще признае като сходен с цел изплащане на допълнително възнаграждение за натрупан трудов стаж и професионален опит. С този документ лицето удостоверява и наличието на изискуемия стаж за заемането на съответна длъжност. Според Кодекса на труда работникът/служителят е длъжен да представи трудовата си книжка при постъпване на работа. Също така трудовата книжка се съхранява от лицето и работодателят няма право да задържа книжката при себе си освен за времето на вписване на нови обстоятелства. Желателно е работодателят да направи копие на трудовата книжка на лицето и да я съхранява в личното му досие. Често се случва лицето да загуби трудовата си книжка и ако работодателят е направил копие, ще му бъде по-лесно да изготви удостоверение за натрупания трудов стаж. Движението на трудовите книжки се завежда в дневник на издадените трудови книжки от работодателя. Дневникът се съхранява при работодателя, а данните в него се вписват от длъжностно лице, определено от него. В случай че лицето постъпва за първи път на работа, същото няма да има издадена трудова книжка. Работникът/служителят удостоверява започването на работа за първи път с декларация, в която декларира, че досега не е извършвало трудова дейност и не му е издавана трудова книжка. В този случай работодателят е длъжен в срок от 5 работни дни да снабди работника/служителя с трудова книжка, в която да впише обстоятелствата по започване на работа. Работодателят отбелязва издаването на новата трудова книжка в същия дневник. Желателно е съставянето на протокол за предадена трудова книжка на лицето. Протоколът е застраховката на работодателя при загуба на трудовата книжка от лицето.

Документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа – работникът/служителят е длъжен да удостовери, че здравословното му състояние позволява да изпълнява съответната длъжност. Оригиналът на този документ остава на съхранение при работодателя.

Свидетелство за съдимост се изисква за определени длъжности и когато удостоверяването на чисто съдебно минало се изисква по закон или друг нормативен акт. Документът се издава от бюра "Съдимост" към районните съдилища по места. Оригиналът на свидетелството се съхранява при работодателя и има срок на валидност 6 месеца. Често работодателите допускат грешката да задължават всички постъпващи работници да представят свидетелство за съдимост, без такова да се изисква за заеманата длъжност.
 
Договор с лица под 18 години

Когато трудовият договор се сключва с лице, което не е навършило 18 години, трябва да се вземе документ "Разрешение от инспекция по труда". За получаване на разрешението е нужно да депозирате в деловодството на инспекция по труда молба с приложен набор от документи, който е описан в чл. 16, ал 1 от Наредба №6 от 24.07.2006 г за условията и реда за даване на разрешения за работа на лица, ненавършили 18 години:

1. описание на вида работа, която ще извършва лицето, ненавършило 18 години
2. резултатите от оценката на риска, на който може да бъде изложено лицето, ненавършило 18 години
3. осигурените мерки за защита здравето и безопасността на лицето, ненавършило 18 години
4. медицинско заключение по чл. 12, ал. 2
5. разпределението на работното време за лица от 15 до 16 години.
Инспекция по труда трябва да се произнесе в 15-дневен срок от подаване на молбата за даване на разрешение.
Спазването на разпоредбите за събиране на данни и документи от работника при постъпването му на работа ще осигури спокойствие на работодателя при бъдещи проверки от контролните органи.
 
*Георги Димитров е част от екипа на Kreston BulMar от 2003 г., където понастоящем е директор пейрол услуги. Той има 10-годишен професионален опит като специалист и консултант по ТРЗ и осигуряване. Kreston BulMar е част от Kreston International, една от най-големите счетоводни и консултантски компании в света