21 дни, за да се промениш
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

21 дни, за да се промениш

Shutterstock

21 дни, за да се промениш

Точно толкова са нужни, за да усвоите някои лесни и прости правила за по-голяма ефективност на работното място, твърди специалистът по личностна ефективност Ерик Магнусон

12176 прочитания

Shutterstock

© Shutterstock


Източник: Shutterstock
3.5

до 7 минути – на толкова време човек обикновено се разконцентрира на работното си място заради електронната поща, телефона, колега/колегите и др.

15

минути е минимумът от време, който е необходим, за да се концентрирате обратно върху работата си, след като сте я прекъснали поради някаква причина

 

Колко пъти на ден отваряте електронната си поща? А колко често влизате във Facebook, докато сте на работа или си пишете с приятели и колеги в Skype? Колко често на ден ви се случва да се разконцентрирате заради телефона, колегата или някаква друга причина? Потърсете отговорите на тези въпроси, преди да продължите да четете надолу.

А сега сверете отговорите

"Обикновено хората не са напълно наясно с работните си навици и не са се замисляли как те влияят върху работата им", казва специалистът по личностна ефективност Ерик Магнусон. Той цитира проучване, според което анкетираните отговарят, че преглеждат мейла, който са получили максимум 4-5 пъти, преди да решат какво действие да предприемат – да отговорят на изпращача, да изтрият писмото или да го преместят в някоя папка. Оказва се обаче, че те или лъжат, или не осъзнават, че това съвсем не е така. Тайно проучване на същите тези служители е установило, че те обръщат внимание на един и същи мейл към 25-30 пъти.

Такива и още редица други на пръв поглед дребни неща, които са част от работния процес, отнемат част от времето и вниманието на служителите, а в крайна сметка и ефективността им. Освен това обикновено хората се разсейват по една или друга причина на всеки 3.5-7 минути, а за да се концентрират върху работата си отново, са им нужни поне 15-20 минути.

"В училище и университета не ни учат как да работим и по-точно как да работим ефективно", казва Магнусон. Затова и голяма част от хората имат слаба организация на работно си място и често оставят нещата за последния момент, също както са правили в университета – обикновено едва, когато останат няколко седмици до изпита, започва истинското учене (в най-добрия случай;).

Оказва се обаче, че не е чак толкова трудно човек да промени работните си навици, да подобри организираността си, а в крайна сметка и усилията и резултата от работата си. "Нужни са не повече от 21 дни", казва Магнусон.

Първи стъпки   

Подобряването на ефективността на работното място е процес. А най-важното в началото е да осъзнаете какви точно са работните ви навици и какво смятате, че трябва и може да се промени към по-добро, казва Магнусон.

Едно от първите неща, на които той учи мениджърите, с които работи, е да ценят времето си и да бъдат по-организирани. А един от първите практически примери, които им дава, е с електронната поща. "Ако получите писмо – погледнете към него само веднъж и веднага вземете решение какво ще правите – дали ще го отговорите веднага, ще го изтриете или ще го преместите в определена папка. Важното е да вземете решение – сега, и да не се занимавате с него повече. Така това писмо няма да ви разсейва, когато отново влезете в пощата си и ще знаете, че сте приключили със задачата, свързана с него", казва Магнусон.

И още един полезен урок - "Правило на 10-те минути". Ако можете да направите нещо за 10 минути, направете го, не отлагайте, казва Магнусон. Или пък обещайте си, че ще се заемете с нещо, което отлагате от доста време и ще се занимавате с него само 10 минути. Може да се изненадате, като разберете, че сте били готови дори по-рано или, че после сте се увлекли и са минали доста повече от 10 минути. Причината за тези ефект е, че често започването на някаква задача е по-трудно от самото й изпълнение.

Според коуч-експерта е важно човек да има план със задачите за деня. Така работният процес става по-организиран. И още по-добре е, ако планът се спазва, а промените да са само във връзка с изключително важни, инцидентно възникнали задачи. Хубаво е планът за деня да започва с най-важните задачи, които трябва да се свършат в първия един час, още преди да отворите електронната си поща и да започнете да се занимавате с входящата поща, да отговаряте на телефонни обаждания или да се разбъбрите с колеги. През този първи час човек е по-спокоен и концентриран и може по-лесно и ефективно да си свърши работата, смята Магнусон.

Обединете някои от нещата, които направите. Например определете няколко минути или половин час, в който преглеждате Facebook, Twitter, LinkedIn и други социални мрежи, в които имате регистрация. Не го правете постоянно, така само ще губите време и ще се разсейвате, казва Магнусон. Ако ползвате Skype на работа, е задължително да започнете с изключване на звука на програмата, който разсейва не само вас, а и колегите ви. За да спрете дразнещите съобщения, можете да минете на режим "Не безпокой".

Работното място на бъдещето

Ерик Магнусон
Фотограф: Юлия Лазарова
Намерете работата, която обичате и тогава ще имате желание да се занимавате с това денонощно и дори няма да ви прави впечатление, защото ще изпитвате удоволствие. Съветът ми е – следвайте мечтите си и не се спирайте пред това каква заплата получавате, тя идва впоследствие

Ерик Магнусон, експерт по личностна ефективност

Човек лесно може да се разсее на работното си място, а това да окаже ефект и върху резултата от работата му. Затова едно от важните неща, за които трябва да помисли работодателят, е как да създаде спокойна среда за служителите си.

С напредването на новите технологии това може да се окаже дори дома на самия служител. Работата от вкъщи не само пести разходи за наем на офис на работодателя, но и създава повече свобода и комфорт на служителя. "Виртуалният офис е своеобразна културна промяна. Той е и бъдещето на служителите, които се занимават с умствен труд", казва Магнусон.

Виртуалният офис създава възможност за работа от всяко място и по всяко време. Няма значение и кога точно служителят върши работата, за която му се плаща, важен е крайният резултат, изпълнен навреме. Това е и голямото предизвикателство за мениджърите – да започнат да мислят повече за крайния резултат, а не за това дали служителят е в офиса или не и да приемат, че дори и да го няма на бюрото, той може би не играе с кучето си или не гледа телевизия. Или дори и да го прави е поел ангажимент да свърши работата на време, а от него си зависи кога – през деня или нощта и къде - вкъщи, във влака, в кафенето. Важен е резултатът. Подобен подход е добър стимул за служителите и обикновено в подобни условия те подобряват работната си ефективност, смята Магнусон.

Изгарящи и мързеливци

Един от проблемите, свързани с ефективността на работата в една компания като цяло, е това, че някои от служителите й работят усилено, докато други не се напрягат много. Първите са изправени пред риска "да прегорят" и в даден момент вече да не могат да се занимават ефективно със задълженията си заради преумора. Препоръката на експерта в подобни случаи е да се обръща по-голямо внимание върху разпределянето на работата, както и да се работи със самия служител. За всичко това е нужен не повече от един час на ден, казва Магнусон.

А това, че някой не е достатъчно продуктивен, е сигнал, че не харесват достатъчно работата си, обяснява експертът. В идеалния случай всеки служител трябва да изпитва страст към това, с което се занимава, да обича работата си. Така че за подобни служители или трябва да се намери вариант, в който работата да е по-близка до вътрешните им желания и усещания, или просто да сменят настоящото си работно място.

"Намерете работата, която обичате, и тогава ще имате желание да се занимавате с това денонощно и дори няма да ви прави впечатление, защото ще изпитвате удоволствие. Съветът ми е – следвайте мечтите си и не се спирайте пред това каква заплата получавате, тя идва впоследствие", казва Магнусон.

Кой е по-добър мениджър – мъжете или жените?

И мъжете, и жените са добри мениджъри, не трябва да  се прави разделение, категоричен е Магнусон. Но все пак отбелязва, че има и някои особености, заради които едните са по-добри в някои конкретни области. Научно доказано е, че жените имат по-добра връзка между двете полукълба на мозъка и затова са по-чувствителни и с по-добре развита интуиция, казва експертът. Те са и по-грижовни. Точно поради тези особености обикновено те самите избират да се занимават с работа, която е свързана с грижи за някого, с повече емоции и я вършат по-добре, казва Магнусон. Мъжете обратно предпочитат неща, които са свързани с точни науки и технологии, например. Но това определено не трябва да се смята за правило и да се правят изкуствени разделения – по-важни са личните качества, а не полът.

Кой как работи

Колкото и да си приличаме – все пак всички сме хора – хората от различни държави неминуемо имат специфични особености в начина си на работа и оттам и ефективността си. Например в северната част на Европа са по-стриктни, изпълнителни и държат на договорките, дори и да са в устна форма, показват наблюденията на Магнусон. По на юг времето и организацията му стават малко по-разтегливи понятия.

Понякога обаче има разлики и в работните навици на хора, които живеят в рамките на една и съща държава. А типичен пример за това е Испания. Страната, която е известна със следобедната почивка, т.нар. сиеста и се смята за пословичен пример за това, че хората обичат да си почиват и гледат много-много да не се претоварват с работа, все пак се наблюдават разлики от област до област. Например в района на Мадрид, където е концентрирана държавната администрация, хората са по-стриктни и в много отношения приличат на тези от Северна Европа. В Каталуния също не може да се каже, че хората наблягат на почивката, а не на работата. В Андалусия обаче никога не можеш да бъдеш сигурен кога точно ще дойде майсторът, с когото сте се уговорили да дойде да боядисва къщата ви, например.

А в България? Мениджърите, с които работя тук, са сравнително добре организирани, казва Магнусон. Но уточнява, че това едва ли може да се смята за представителна извадка. А вашите впечатления какви са? Смятате ли, че работите ефективно? Успявате ли да управлявате работното си време и как го постигате? Какви са малките трикове, които прилагате, за да се концентрирате и да се справите по-лесно, бързо и приятно със задачите си? Ще бъде интересно и полезно да чуем вашето мнение във форума.

Източник: Shutterstock
3.5

до 7 минути – на толкова време човек обикновено се разконцентрира на работното си място заради електронната поща, телефона, колега/колегите и др.

15

минути е минимумът от време, който е необходим, за да се концентрирате обратно върху работата си, след като сте я прекъснали поради някаква причина

 

Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове

6 коментара
  • 1
    omniam avatar :-|
    omniam

    Радвам се, че съм достигнала до някои неща, които този експерт потвърждава, но все пак са ми нужни още усилия, за да създам у себе си наистина ефективна рутина.

  • 2
    ivanko001 avatar :-P
    ivanko001

    нищо ново не казва този експерт, все стари и добре известни правила за успешна кариера. Като някои от тях не играят за БГ, той явно не е наясно че ако шефа и отдела ти са връзкари и си клатят топките, прехвърлят цялата вина на оперативния служител който си къса задника за заплатката и се оправдават с тях и за това повечето фирми в БГ са зле и като управление и като заплащане. Навсякъде по фирмите от топ Капитал топ 100 са наши хора или децата на бивши сътрудници на ДС, това трудно ще се промени. Защото как един ИТ специалист тук ще взема 1200-2000 лева, а същият в САЩ или Германия ще взема 5000$- 10000 $ нали сме 'уж' в белият свят и пазарна икономика. И там трудно можеш да видиш и чуеш някои да се скътава и оправдава с подчинените си, ами директно си заминава. Много може да се говори за тук и по света, ама стига толкова.

    Нека отрицателните коментари започнат да валят СЕГА!!!

  • 3
    aron25 avatar :-P
    aron25

    "В училище и университета не ни учат как да работим и по-точно как да работим ефективно", казва Магнусон. Затова и голяма част от хората имат слаба организация на работно си място и често оставят нещата за последния момент"..
    Брех, този ме "хвана", наистина е прав:) Най-много мразя някой да ме организира. Правя точно обратното, ако ме "дисциплинират". Не обичам да имам "работно време". Не обичам началници. Не обичам да има ред около мен. Искам всеки ден да ми е различен:))))

  • 4
    z_zafirov avatar :-|
    The_Curious

    Аз съм привърженик на една друга теория, да не се контролира чак толкова стриктно работното време, защото това малко или много демотивира. А вместо това, ако се мотивира свършената работа за някакво време т.е. поставят се задачи и срокове и се остави човека да си върши работата на спокойствие, после при оценка на резултатите се вижда кой, колко и как е работил. Но малко са тук дораслите за това мениджъри, повечето се заяждат за дреболии или се изживяват на феодали и впрягат хората си нон стоп, без да си дават сметка, че продуктивността на човека не е измерима, като на робот.
    Иначе Ерик Магнусон е прав, връзката между уменията необходими в реална работа и университетите... липсва.

  • 5
    tsonkooo avatar :-|
    Тsonkooo

    Според психолозите, точно три седмици са необходими за отпуск за пълно възстановяване.

  • 6
    rozablue avatar :-|
    rozablue

    Всеки търси начин да печели от нещо. Този господин е намерил това.


Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход

Още от Капитал

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. OK