Очакванията на CWT са това увеличение на цените да не се отрази на сектора за организиране на събития и компаниите да продължат да избират различни и атрактивни дестинации за проявите си.

Популярни дестинации

Като цяло в Европа изникват нови дестинации, които стават все по-популярни. Има изобилие от градове, които предлагат културна стойност и вълнуващи преживявания, както и по-достъпни цени.

Копенхаген например стана известен със своето отношение към устойчивото развитие, стремейки се да стане първият в света град с нулеви въглеродни емисии до 2025 г. Градът се движи уверено към целта си със 75% хотели, притежаващи официални екосертификати. Столицата на Дания е и дом на шест хотела, собственост на хотелската група Arthur, и на Brøchner, които са първите в света хотели с нулеви въглеродни емисии. Това го прави предпочитано място при избор за организирането на определен тип събития с екологична насоченост. Други многообещаващи дестинации са Атина, Будапеща, Дъблин и Истанбул.

В Европа се наблюдава повишаващ се интерес към дестинации като Порто, Севиля и Ница. Тези дестинации започват да предлагат по-ниски цени за разлика от популярните до момента градове, като Барселона например, при която се наблюдава отлив на туристическия интерес. Новоизгряващите локации не само предлагат по-достъпни цени, но и се развиват в посока посрещане на по-голямо търсене чрез отваряне на нови хотели, както и нови, модерни зали за срещи и събития.

Без съмнение вотът за Брекзит през 2016 г. даде началото на несигурностите около еврозоната. Независимо от това икономиките, бизнесите и организаторите на събития видяха положителна перспектива в създалата се ситуация и намериха възможност да извлекат финансова изгода от валутните колебания. Затова не е изненада, че Лондон продължава да бъде лидер в сферата, докато Манчестър е ключова дестинация, която се развива бурно и вече предлага нова зала с капацитет 20 000 души.

Нови локации

Очаква се през 2020 година отново да отвори врати Hamburg Messe CCH - най-големият конгресен център в Германия, със съвременни изложбени зали, побиращи 12 000 души, всички функциониращи с ниска енергийна консумация и конструирани така, че да допускат естествена светлина.

Paris Expo Porte de Versailles, Франция – Шести павилион на "Пари експо - Порт дьо Версай" ще бъде трансформиран с градска ферма на покрива си, която ще заема 14 000 кв.м. Тя също ще бъде официално открита през 2020 г. и се предвижда за тиймбилдинги и други събития. Барът и ресторантът на панорамната тераса ще бъдат управлявани от Le Perchoir и ще сервират храна, приготвена с продукти от фермата.

Red Bull MK-7, Великобритания – Новото място за събития, създадено от Red Bull, предлага на гостите възможността да се наслаждават на събития в зала, в която са изложени 13 от състезателните коли от Формула 1 (F1) на компанията. Мястото разполага и с ВИП зала с гледка директно към колите, която е подходяща за настаняване на специални гости или за музикални изпълнения.

Трендът фестивализация

В годишния доклад на CWT се отбелязва, че трендът на фестивализация започва да размива границите между бизнеса и маркетинговите събития, насочени към потребителите. Подобен тип събития са планирани по начин, който събужда желанието на участниците да присъстват. Вдъхновен от събития като Coachella, ежегоден музикален и арт фестивал в Калифорния, и фестивала South by Southwest в Тексас, този тренд може да заеме определящо място в света на събитията, осигурявайки цялостно и многообхватно изживяване на присъстващите.

Новите поколения ценят преживяванията повече от притежаването на собственост, а социалните мрежи са каналите, през които споделят емоциите си. За да им се предоставят персонализирани и уникални преживявания, ще е нужен цялостен и задълбочен експертен анализ на аудиторията от страна на организаторите, в който желанията на участниците да бъдат поставени на първо място.

Откриването на най-важните елементи, които определят ангажираността на присъстващите, ще позволи изграждането и осъществяването на целите и мисията на събитията. Някои от секторите, които вече инвестират в събития, базирани на преживявания, са автомобилният сектор, ритейл секторът, комуникационните и технологичните индустрии. Форматът може да бъде подходящ във всички сектори, където целта е ясно дефинирана и има измеримост.

Сред феновете в сектора на електронните игри например има популярни събития като ChinaJoy – ежегодна развлекателна изложба в Шанхай. Там комуникацията B2C (business to costumer) протича чрез директна интеракция между компаниите изложители и участниците, които са изключително ангажирани към събитието поради разнообразната си демография и големия си ентусиазъм. Изложението събира на едно място любители на електронни игри, добавена реалност (AR), виртуална реалност (VR), преносими технологии, анимация и други, които създават силно ангажирана общност, която "преживява" събитието.

Постигането на подобно ниво на ангажираност при организирането на традиционни събития като конференции и търговски изложения обаче изисква по-внимателно планиране. Експерти препоръчват избягването на традиционни похвати и конвенционални формати, като на тяхно място е подходящо да се обърне основно внимание на мнението на делегатите, които ще участват, и техните предпочитания за формата, както и темите, които ги интересуват. По този начин събитието ще срещне нуждите и желанията на участниците директно.

Близост до участниците

Въпреки че магията на събитията е емоцията, тя може да се предаде онлайн на участниците, които не могат да присъстват физически. Използването на социални мрежи, дискусионни групи, видеоклипове и чатботове също може да донесе преживяване и да повиши обвързаността и осведомеността за събитието.

Приложенията за събития набират скорост през последните години и отчитат висок ръст на използването им от потребители, най-вече през 2017 г. Развитието им не се дължи само на факта, че предлагат данни за маршрутите и програмите на събитията, но и защото са ефективен начин за взаимодействие с участниците. Повишената функционалност на приложенията също забързва регистрационните процеси - те разполагат с опция "По поръчка", която принтира баджовете на участниците на място и по този начин се избягват опашките. След това приложенията могат да насочват участниците към местата, до които трябват да стигнат, особено на по-големи събития, където могат да се объркат лесно. Използването на чатботове и ултрабързият анализ на данни чрез машинно обучение и изкуствен интелект скоро ще позволят да се достигне по-високо ниво на персонализация на присъстващите. Приложенията за събития могат да се използват и за измерване на ангажираността на дадено събитие – те могат да бъдат свързани към профилите на участниците в социалните мрежи и да им позволят да се свържат бързо и лесно с организаторите и с други участници.

Анализирането на това как участниците използват приложението може да предостави важна информация. Например организаторите могат да следят броя на гледанията, които отделни сесии или лектори получават от участниците в приложението. Това им позволява да преценят евентуалния брой присъстващи преди събитието, което може да ги подготви за планиране на по-голяма зала или пък допълнителна, в която да се провеждат сесиите, към които се очаква по-голям интерес.

Автоматизацията се отплаща не само с подобни приложения, но и с инструменти за взаимодействие с участниците като Slido, които им позволяват да задават въпросите си директно по време на сесия, без да чакат за микрофон. По този начин процесът не само се улеснява и забързва, но и позволява на по-неуверените участници комфорта да зададат въпроса си, макар и писмено.

От всичко става ясно, че събитийната индустрия е в постоянно движение. Съвременните тенденции при планирането на събития са във възход, появяват се нови формати, а иновативните канали за комуникация с потребителите изтласкват конвенционалните, най-вече поради драстично изменящото се търсене. Постоянните технологични иновации тласкат индустрията към едно по-гъвкаво и насочено към потребителите планиране, което ще бъде определящ фактор за създаването на "перфектното" събитие.