Как се печели домакинството на международно събитие и какво е MICE туризъм

Теодора Жилкова, изпълнителен директор на Българското конгресно бюро, за всекидневните предизвикателства и постигнатите успехи

Какви организации влизат в структурата на едно конгресно бюро? Кои са членоветена Българското конгресно бюро (БКБ)и с кого си партнирате?Какво точно стои зад съкращениетоMICE?

MICE е съкращение (от Meetings, Incentives, Conferences и Events/Exhibitions). Зад тези четири букви стоят всички конференции, конгреси, изложения, фестивали, корпоративни събития, панаири и други независимо от тяхната продължителност, индустрия и аудитория. За наше участие в международно изложение визуализирахме БКБ под формата на кръгла маса, около която са седнали представители на: публичната власт, основните компании - конгресни и експо центрове, бизнес хотели, уникални пространства, авиокомпания, PCOs и DMCs и всички поддържащи компании като кетъринг, транспорт, аудио- и визуална техника, преводи, брандиране, квалифициран персонал. Към настоящия момент в БКБ има 32 пълноправни члена, сред които двата най-големи конгресни центъра, водещи представители на пет- и четиризвездни международни брандове хотели, както и утвърдени компании в събитийната индустрия. Приоритетна цел на конгресното бюро е да се увеличат приходите от събития и страната ни да се установи като център за бизнес събития в Източна Европа. От изключително значение за успешната национална и международна дейност на бюрото е партньорството с публичния сектор и увеличаване броя на членовете от други градове в страната. Ето защо сме стартирали разговори за активно сътрудничество и партньорство както с Министерството на туризма, Столична община и СОАПИ, така и с общините Варна, Бургас и Пловдив.

Разкажете за предизвикателства и успехите ви до този момент.

В годината на учредяването му БКБ имаше бавен старт. Причините за това са комплексни - натрупаното недоверие от предходни аналогични структури, липса на формализирана публична подкрепа, ограничен стартов бюджет. Този период е добре анализиран и спокойно можем да кажем, че е останал зад гърба ни. В ролята си на изпълнителен директор съм от декември 2019 г., но с голяма част от колегите се познаваме още от годините на зараждането на тази инициатива. А те са свършили страхотна работа през последната година и половина. Споделям една малка част от постигнатото до момента:

През 2018 г. броят на членовете е 16, година по-късно са се увеличили със 100%. През юли 2019 г. БКБ се присъединява като член наМеждународната асоциация за конгреси и конвенции ICCA. Членове на УС на БКБ участват и в Central European Chapter Summer Meeting на ICCA, състояла се в Белград през август 2019 г. В рамките на тридневния форум са реализирани срещи с редица конгресни бюра, като всички изразяват готовност за сътрудничество и споделяне на информация за развитието на БКБ. БКБ е партньор и участва с презентации и лекции на най-значимите национални специализирани конференции и форуми.
Как се печели домакинството на международно събитие?

Всяка международна асоциация има в своя годишен календар различни събития и прояви в зависимост от географското й покритие и, разбира се, нужди на членовете и индустрия, която представлява. Най-често говорим за провеждане на годишен конгрес и по-малки регионални конференции в различните континенти. Тези събития се провеждат на ротационен принцип, като за избор на домакин, се обявява конкурс. При обявяването на конкурс започва и работата на конгресното бюро, за да изготви цялостния пакет за участие в отворената процедура. Това са документи между 50 и 100 страници, включващи обща презентация на страната и града, достъпност, история, география, икономически показатели; конкретика и детайли по отношение на конгресни/конферентни зали, които отговарят на спецификата на събитието - както брой делегати, така и брой паралелни сесии, необходими изложбени площи и придружителни събития от социалната програма. В конкурсните документи се включва и информация за настаняването, подробно се разписва и информацията за кафе паузи, бизнес обяди и вечери; транспорт, придружителни програми; наем на техника, преводачи. Това е обемната, но мога да я определя като по-лесна работа. За да се направи една истински стойностна кандидатура е необходимо да се създаде и силно т.нар. местно steering committee, което да подкрепи и лобира за тази кандидатура. Необходимо е стратегически да се подберат правилните посланици, които да подкрепят всяка кандидатура с необходимите писма и лична ангажираност. Печелят тези кандидатури, които обхващат и бизнеса, и културата, и историята, и отношението и ангажимента на публичната власт.

Как достига до вас информацията за отворените конкурси на международните асоциации?

На база годишното си членство в ICCA получаваме информация за актуалните търгове всеки месец. Отделно правим собствени проучвания и не на последно място - изключителен ресурс за тази информация са специализираните изложения в индустрията.

БКБ участва ли в тези изложения?

През 2018 и 2019 г. БКБ участва на изложението IMEX Frankfurt. В отговор на отправени запитвания БКБ успешно привлече няколко събития: 13-ата Паневропейска конференция за международни изследвания EISA-PEC 2019; Тридневно международно събитие на TOMRA Sorting през юни 2019 г., с реализирани 650 нощувки и приход около 220 хил. евро.

През януари 2020 г. БКБ и шест от членовете ни организирано участвахме на B2B изложението Conventa в Словения и за пръв път България бе представена толкова мащабно. Ето и някои впечатления от нашите членове по повод участието им във форума:

"Беше истинско удоволствие да представим хотел "Метрополитън", нашия град и България пред над 200 организатори на събития от цял свят. Заредихме се с положителна енергия в началото на годината и сме обнадеждени, че повече фирми и организации ще изберат нашата дестинация за конгреси, конференции и бизнес пътувания. А в лицето на БКБ имаме доверен партньор за професионално планиране и реализация." Мартина Божанска, директор маркетинг и продажби, хотел "Метрополитън".

"За пореден път взимаме участие в туристическо изложение Conventa, но за пръв път присъства и структура като БКБ. Впечатлен съм от професионалното представяне на дестинация България и подкрепата, която всички български участници получиха от Конгресното бюро, както и от усилията, които положиха да се установят максимално много контакти и допълнителни срещи, извън предварително уговорените. БКБ положиха усилия всички да преследват обща цел. За пръв път се случва да има обединени участници и cross sellingмежду всички на място. От БКБ използваха всяка възможност за networking и с други международни конгресни бюра, което носи допълнителни позитиви както за всички нас, така и за дестинация България", Михаил Сяров, помощник-директор маркетинг и продажби, хотел "Рила", Боровец.

Кое е най-ценното, с което разполагате в БКБ, ище продължава давиноси успехи?

Единомислието на членовете и съзнанието за принадлежност към обща мисия и цел. Сдружението е създадено и съществува благодарение на хората от бизнеса, изключителни експерти и професионалисти, които ежедневно рекламират България, работят и се борят за по-успешното ѝ позициониране като бизнес и събитийна дестинация.

Още от Капитал