Let the Digitalization in, или докога ще се замеряме с хартия
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

Let the Digitalization in, или докога ще се замеряме с хартия

Shutterstock

Let the Digitalization in, или докога ще се замеряме с хартия

През 2018 г. се очаква в електронния обмен на документи да се включат над 100 държавни и общински структури

Shutterstock

© Shutterstock


Второто десетилетие на XXI век е към края си. Човечеството прави реални планове в близките години да завладее Марс и да изостави горивата като източник на енергия, дигитализацията напредва в световен мащаб. В България обаче все още на почит остават хартиените документи, а ако са в 2-3 екземпляра на хартия, имат мокър печат и саморъчен подпис – най-добре.

Напоследък се забелязват плахи опити на законодателя и на изпълнителната власт да направят пробив в тази практика. По информация от Държавна агенция "Електронно управление" се очаква през 2018 г. в електронния обмен на документи да се включат над 100 държавни и общински структури. Времето ще покаже готовността им за това.

През лятото на 2015 г. бяха приети промени в Кодекса на труда в посока частична дигитализация на трудовите досиета. Тази промяна е с огромно значение - за фирма с 10-20 души досиета на хартия не са чак такъв проблем, но за големи компании с хиляди служители това изисква логистично управление на големи помещения за съхраняването на тази ценна информация.

Откъде идва проблемът с хартиените трудови досиета?

Чл. 128б, ал. 3 от КТ предвиди, че част от документите в досието (във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото правоотношение) могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Видът и изискванията за създаването и съхраняването им се определят с акт на Министерския съвет. За съжаление тази наредба все още се чака, като за момента дори няма обявен проект на този подзаконов нормативен акт от страна на Министерството на труда и социалната политика.

Какво може междувременно да се направи?

За да се избегнат излишни рискове, най-консервативният вариант за работодателите е до приемането на въпросната наредба всичко да бъде съхранявано на хартиен носител. Тъй като обаче досието съдържа различни видове документи, се налага да се направи кратко разграничение между тях. Досието може да съдържа множество документи, които не са задължителни по закон – за тези документи няма пречки да бъдат съхранявани в сканиран вид.

Документи, свързани с възникването на трудовото правоотношение

На първо място това са добре известните документи, изискуеми по Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор от 1993 г. Работодателят може да изисква и други документи, различни от горепосочените, когато това е предвидено или произтича от закон или нормативен акт. Към тези документи следва да се прибавят и трудовият договор, уведомлението до НАП за сключен договор, длъжностна характеристика.

Документи, свързани със съществуването и изменението на трудовото правоотношение

Това са допълнителни споразумения към трудовия договор, молби и заповеди за отпуск, заповеди за командировка, документи за извършено обучение на служителя, заповеди за наказания или за налагане на имуществена отговорност на служителя, различни писмени съгласия на служителя (за командировки над 30 дни, за превод на заплата по банков път, за автоматични удръжки от трудовото възнаграждение по чл. 272 КТ и др.).

Документи, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение

Това са заповеди за прекратяване на трудовото правоотношение на различни основания (по взаимно съгласие, съкращаване на щат, дисциплинарно уволнение, по инициатива на работодателя по чл. 331 КТ, по едностранно заявление за прекратяване от страна на служителя по чл. 327 КТ и др.), заповеди за изплащане на различни видове обезщетения, свързани с прекратяването на трудовото правоотношение.

Въпреки че законодателят все още не се е произнесъл коя част от досието би могла да се съхранява в електронен вид, на база действащата уредба може да се предположи за кои документи би било приложимо това.

Междувременно през октомври 2017 г. Законът за електронния документ и електронния подпис беше съществено изменен1, като една от важните промени е в посока към възможност за признаване на електронния подпис2 и на усъвършенствания електронен подпис3 за равностоен на саморъчен подпис по съгласие на страните; преди промяната тази възможност съществуваше само за т. нар. квалифициран електронен подпис4.

Трудови договори, допълнителни споразумения и прекратяване на трудовия договор

КТ е въвел задължителната писмена форма като форма за действителност на трудовия договор. Според Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ) писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ, съдържащ електронно изявление. Основни проблеми при използване на електронни изявления са установяване по безспорен начин на авторството на едно електронно изявление, автентичността на съдържанието му, т.е., че не е променяно от момента на изпращането му, и гаранции, че текстът му е защитен – че ще стане достояние единствено на лицето, до което е адресирано.

Признаване на стойността на електронния подпис и на усъвършенствания електронен подпис на саморъчен такъв може да се уговори от страните. Следователно съдържащата се в ЗЕДЕУУ регламентация се опира на доброволността на използването на електронната форма за размяна на волеизявления между субектите. Както размяната на електронни изявления, така и използването на електронния подпис следва да бъдат обусловени от съгласуваната воля на страните, които ги изпращат и получават.

Това означава, че трудовият договор би могъл да се сключи по електронен път между страните, но само при условие че те предварително, в отделно споразумение са уговорили това помежду си. Въпреки това при липса на наредба в този смисъл за избягване на риск от санкции при евентуални проверки препоръката в случая е понастоящем тези документи да бъдат подписвани на хартиен носител.

Към този режим би следвало да се приравни и издаването на заповедите за налагане на дисциплинарно наказание, предвид изискването на КТ да бъдат връчени лично на работника/служителя, а при невъзможност за това – с препоръчано писмо с обратна разписка.

Други документи, носещи подпис на страните по трудовото правоотношение – молби и заповеди за отпуск

Едни от най-често използваните документи, които намират място в трудовото досие, са молбите и заповедите за отпуск. При възможностите, които ЗЕДЕУУ предоставя, за да бъдат валидно изготвяни всички необходими документи във връзка с това, е необходимо на първо място служителите изрично да са изразили съгласие това да става по електронен път. На следващо място работодателят следва да е създал условия за това – например вътрешна електронна система, която да позволява електронно подаване на молба за отпуск, одобрение от прекия ръководител, потвърждение за одобрения отпуск – все действия, които да могат да се квалифицират като електронни изявления, направени по смисъла на ЗЕДЕУУ.

Процесът на дигитализация, макар и бавен, не може да бъде спрян – остава да видим доколко законодателят ще се съобрази с последните промени в ЗЕДЕУУ при изготвянето на така очакваната наредба.

------1 Заглавието също е променено - Закон за електронния документ и електронните удостоверителни услуги.2 "Електронен подпис" означава данни в електронна форма, които се добавят към други данни в електронна форма или са логически свързани с тях и които титулярят на електронния подпис използва, за да се подписва.3 Усъвършенстваният електронен подпис отговаря на следните изисквания: а) свързан е по уникален начин с титуляря на подписа; б) може да идентифицира титуляря на подписа;

в) създаден е чрез данни за създаване на електронен подпис, които титулярят на електронния подпис може да използва с висока степен на доверие и единствено под свой контрол; и

г) свързан е с данните, които са подписани с него, по начин, позволяващ да бъде открита всяка последваща промяна в тях.4 "Квалифициран електронен подпис" означава усъвършенстван електронен подпис, който е създаден от устройство за създаване на квалифициран електронен подпис и се основава на квалифицирано удостоверение за електронни подписи.

Второто десетилетие на XXI век е към края си. Човечеството прави реални планове в близките години да завладее Марс и да изостави горивата като източник на енергия, дигитализацията напредва в световен мащаб. В България обаче все още на почит остават хартиените документи, а ако са в 2-3 екземпляра на хартия, имат мокър печат и саморъчен подпис – най-добре.

Напоследък се забелязват плахи опити на законодателя и на изпълнителната власт да направят пробив в тази практика. По информация от Държавна агенция "Електронно управление" се очаква през 2018 г. в електронния обмен на документи да се включат над 100 държавни и общински структури. Времето ще покаже готовността им за това.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове

1 коментар
  • 1
    Bramasole avatar :-|
    Bramasole

    Много важно е с коментираните в статията новости да бъдат запознати и т. нар. "трудови инспектори". Подозирам, че при проверки в дружества те ще си изискват хартиените документи, като евентуалната им липса ще бъде повод за писане на предписания/актове.
    Една дребна забележка - вече 4 - 5 години в КТ се коментира "заявление", а не "молба" за отпуск. Съответните формуляри отдавна са коригирани съгл. тези изисквания.


Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. OK