Как да се погрижим за хората и културата на компанията по време на криза

COVID кризата постави огромни неизвестни пред бъдещето на много компании по света и предизвикателства пред всекидневните операции на всички бизнеси в условията на извънредно положение. За много индустрии това беше първият опит с въвеждането на дистанционен режим на работа. За други, които вече практикуваха "работа от вкъщи", се отвориха съвсем нови задачи, свързани със запазването на мотивацията и духа на хората в условия на изолация.

Компаниите от всички сектори трябваше да вземат бързи и адекватни решения за това как да пренастроят процесите си, за да запазят ефективността на екипите си при дистанционен режим на работа. Как да подпомогнат служителите си в съвместяването на работните с личните ангажименти по отглеждането на децата. Как да се погрижат не само за физическото, но и за психическото здраве на хората в ситуация на огромен стрес и страх от неизвестността. Как да запазят ценностите, духът на компанията, усещането за общност дори когато екипите са физически отдалечени едни от други.

Именно това бяха и темите на уебинар, организиран от "Капитал" и "Кариери" на 5 май, в който HR професионалисти от различни сфери (IT, ритейл и металургия) споделиха добри практики, интересни инициативи и научени уроци през последните два месеца на живот и работа в сянката на коронавируса. Освен това HR мениджърите обмениха и ценен опит за това кои инструменти и процеси биха продължили и в поетапното си завръщане към новата реалност. Разговорът модерираше организационният консултант Светослав Богатинов от компанията "ИнМениджмънт".

Ето и някои от по-интересните моменти от дискусията. Пълния разговор можете да проследите в прикаченото видео.

Нови инициативи за запазване на духа и ценностите на компанията

За софтуерната компания Progress приоритет в новата ситуация е подкрепата към служителите, които трябва да съвместяват работните си ангажименти с грижата за децата вкъщи. Родителите всъщност са голяма част от екипа й. За целта детският център, който работи и иначе за служителите на Progress, дигитализира доста от програмите си и разработва ресурси по възрастови групи с интересни всекидневни занимания за децата вкъщи. "Преведохме ги и на английски език, за да можем да ги споделим и с глобалните колеги", разказа Мария Атанасова, директор "Човешки капитал" за региона EMEA в Progress. Освен в България компанията има големи офиси в САЩ, Индия и Холандия.

Уебхостинг компанията SiteGround се фокусира върху това да запази усещането за общност у служителите при отсъствието на физическа близост между екипите. Това се случва както чрез всекидневната доставка на здравословна храна до домовете на екипа от всички офиси в страната (София, Пловдив, Стара Загора), така и през регулярни уебкасти на топ мениджмънта с всички екипи за актуална информация за случващото се с компанията. Не на последно място, SiteGround ангажира хората в каузи за борбата срещу COVID чрез корпоративни и индивидуални дарения и доброволчески инициативи за производство на предпазни шлемове за медици.

"Въпреки че сме технологична компания и хората са свикнали да работят от разстояние, нашата култура е такава, че ние много си взаимодействаме на място. Нашите офиси са изключително уютни, имаме много придобивки за нашите колеги там. Предизвикателството беше да запазим този дух дори и когато не сме всички заедно", обясни Виктор Фачев, директор "Човешки ресурси" в SiteGround.

И Progress, и SiteGround насърчават всякакви дейности за споделено виртуално време извън работа между колеги - комуникация във вътрешните социални мрежи на компанията или в телефонни чатове със споделени рецепти за готвене, снимки на домашни любимци или гледки от прозореца, клубове по интереси, онлайн бордови игри или виртуални фитнес тренировки. Всичко това има "разтоварващ ефект за хората, развива креативността и екипността и е възможност да прекарваме време заедно, дори и разделени", казва Виктор Фачев.

Грижа за физическото и психическото здраве на служителите

За компания като "Лидл България", която има над 2000 служители, които работят на първа линия и всеки ден се срещат с хиляди клиенти, е от ключово значение да подсигурят безпрецедентни условия на сигурност както за своите колеги, така и за клиентите си, още преди кризата да се развие в България. Компанията създава кризисен щаб през февруари, в който освен представителите на топ мениджмънта влизат и ключови хора от средния мениджмънт. В първите седмици им се налага да взимат бързи и важни решения в рамките на часове. Те успяват да осигурят предпазни средства в магазините, филиалите и складовите бази за дни, което не е лека задача предвид недостига им в световен мащаб в началото.

"Справихме се, успяхме да набавим големи количества маски, дезинфектанти, ръкавици, шлемове. Монтирахме в много кратки, ударни срокове защитни бариери от плексиглас между клиентите и служителите на каси, за да можем да осигурим сигурността и в двете посоки", разказа Катерина Шопова, директор "Човешки ресурси" в "Лидл България". "Кризисният щаб продължава да играе ключова роля в условията на тази криза. Чрез него ние продължаваме да комуникираме всички ежедневни решения и към служителите, и обратно като комуникационен канал да приемаме всички техни въпроси или поставяне на проблеми и съответно тяхното буквално решение на дневна база", допълни тя.

Металургичната компания "Аурубис България", която има 890 служители, въвежда ротационен принцип на работа с цел да осигури непрекъсване на производството, като в същото време запази здравето и сигурността на работниците в завода си. "Ротацията се състои в това винаги да имаме "резервен" екип, който е в т.нар. хоум офис и на разположение, в случай че се наложи да се яви на работа - 14 дни даден екип е вкъщи, след което друг екип се ротира на "работа от вкъщи", обясни Анелия Димова, ръководител "Човешки ресурси Югоизточна Европа" в "Аурубис". Отделно компанията разполага с медицински център на територията на завода, който е привела в съответствие с новите изисквания за хигиена и безопасност.

Като част от грижата за здравето на служителите Анелия Димова подчерта и инвестициите, които компанията прави в общините, в които оперира - Пирдоп и Златица. За следващите две години програмата им за подкрепа на местните общности включва над 1.3 млн. лв., които ще отидат за болницата, медицинските центрове, културните центрове и училищата в града. "Партньорските програми имат за цел да направят по-плавно излизането от периода на кризата и съответно пак да подкрепят нашите служители, защото те живеят в региона", обясни още Димова.

Както "Аурубис", така и компаниите от IT сферата организират и редовни уебинари за психично здраве с психотерапевти, които съветват служителите как да управляват стреса, времето си, взаимоотношенията с децата си и т.н. и очакванията си за бъдещето, с възможности за индивидуални консултации след това.

Как да запазим ефективността и продуктивността на екипите

"В сегашната ситуация няма мениджър, който да не се запита - а работят ли всички от вкъщи, ефективно ли е, но нашият опит показва, че в този режим на дистанционна работа се получи доста по-голяма ефективност", сподели Петя Димитрова, ръководител направление "Софтуер и услуги за УЧР" в "Технологика", която се грижи за екип от 60 души. "Забелязва се, че хората, когато им се обяснят целите и когато знаят и по-големите задачи, и работят в преки взаимоотношения с ръководителите си, планират на ежедневна база и отчитат нещата, резултатите не закъсняват и те се чувстват много по-мотивирани и ангажирани", добави тя. Димитрова сподели опит с вътрешен инструмент на компанията, който служителите използват, за да планират и проследяват изпълнението на задачите си.

Компанията прави организационна промяна и делегира процеса на планиране на мениджърите от най-ниското ниво. Те планират задачите на седмична база и комуникират с колегите необходимото време за реализация, а софтуерът им дава възможност да анализират лесно разминаванията и да виждат свободния ресурс на фирмата.

Кои практики ще запазят компаниите и след кризата

Повечето от компаниите, участници в уебинара на "Капитал" и "Кариери", все още разработват своите детайлни планове за плавно завръщане на служителите си, но вече са направили някои изводи за това кои нови практики или научени уроци ще запазят и в следкризисната ситуация. HR мениджърите се обединиха около становището, че виждат в ситуацията възможност да направят цялостна ревизия на системите и процесите в компаниите си, за да изградят имунитет на организациите си за бъдещи кризи.

Друг ценен опит, който компаниите са отчели и смятат да запазят в новата реалност, е ефективността на онлайн срещите и онлайн обученията (както вътрешни, така и за клиенти). "Виждаме много позитиви от това срещите да бъдат онлайн от гледна точка на тайм менидмжънт, съдържание, фокусираност", коментира Анелия Димова от "Аурубис"- компания, в която дори администрацията работи задължително от завода преди кризата.

"Тази криза няма да е последната, но организациите, които вече са изградили доверие и имат множество процеси, множество политики по посока грижа за хората, могат много по-леко и безболезнено да минат през кризата и в крайна сметка да излязат от нея наистина като победили, и то заедно", каза Катерина Шопова от "Лидл България" в заключение. И добави: "Ако ние опитаме да поддържаме имунитета на компанията в топ форма, най-вероятно много трудно кризи или вируси биха могли да атакуват организациите."