Офис дилемата: какво се промени от 2020 г. насам

Shutterstock

Офис дилемата: какво се промени от 2020 г. насам

Традиционният начин на управление и използване на офис площите има нужда от трансформация, за да отговори на променящите се нужди

4209 прочитания

Shutterstock

© Shutterstock


За автора

Бойко Яръмов е съосновател на Telerik, "Телерик академия" и Campus X. Заемал е различни позиции в Telerik, включително главен директор "Операции" (COO), главен директор "Процеси" (CPO) и главен информационен директор (CIO). Преди това е бил управляващ директор на английска софтуерна компания, разработваща HR решения. Завършил е бизнес администрация и история в АУБ.

Всяка организация е свободна да направи своя избор - дали ще реши да се върне към традиционните офис практики отпреди настъпването на пандемията, или ще тръгне по нов път. Вътрешната динамика и особеностите на всеки един бизнес и хората, които го изграждат, са твърде специфични и комплексни. Затова няма правилни и грешни решения.

Този анализ е насочен към организациите, които осъзнават нуждата от поддръжката на физическо работно пространство под една или друга форма.

Представям една различна перспектива, която цели да подкрепи лидерите на компаниите с пълен набор от прозрачни инструменти, които ще им позволят да вземат бързи и ефективни решения. Ще разгледаме конвенционалния офис модел, който, изглежда, остава на заден план под влиянието на COVID-19, и ще насочим поглед към гъвкавите офис решения, които набират скорост в световен мащаб.

Поглед назад

Когато говорим за скорошната трансформация на офис услугите вследствие на COVID-19, изглежда като че ли секторът беше лишен от несъвършенства преди настъпването на пандемията. Скрити зад комфорта на оперативната инерция, множество знаци обаче подсказваха, че сегментът отдавна беше готов за трансформация.

Глобалната здравна пандемия не беше искрата, която запали интереса към дистанционната работа. Хората я запалиха.

Много преди появата на COVID-19 служителите жадуваха за по-гъвкави начини на работа, но по това време само ограничен брой сектори бяха готови да прегърнат непознатата дотогава идея за осигуряването на гъвкава офис среда. Проучване на Евростат от 2019 г. показва, че България отбелязва най-нисък процент на служители в Европейския съюз, които имат възможността да работят от разстояние (едва 0.5%).

Защо? Просто липсваше управляващ ресурс, който да инвестира в нещо ново, когато старото, изглежда, работеше достатъчно добре.

Тогава COVID-19 се появи и всичко се промени за една нощ.

Това позволи на служителите ясно да заявят нуждите си от по-голяма гъвкавост на работното място. Работодателите нямаха избор. В отговор на новите тенденции те трябваше да потърсят ефективни механизми за дистанционно управление на техните екипи и организации.

Но нека не гледаме назад, а напред - към това, което предстои.

Офис преживяването беше узряло за трансформация много преди настъпването на здравната пандемия.

Говоря от личния си опит на съосновател на Telerik и отговорен за инфраструктурата и съоръженията на компанията, както и в ролята си на оператор на четири бизнес сгради в България (Campus X). През последните две десетилетия бях пряк свидетел на недостатъците на унаследения начин на мислене. Архаичните структури и процеси възпрепятстваха вече назрялата нужда от промяна, докато не се появиха бизнеси с различна визия и достатъчно финансова мощ, за да преобърнат съществуващия ред и да дадат тласък на трансформацията.

Компании като Regus/IWG, WeWork и др. се превърнаха от лек дискомфорт (подобно на граховото зърно, скрито под матрака от популярната приказка) във важна част от новата реалност в офис сегмента. Така се роди услугата Office-as-a-Service и клиентите получиха възможността да се възползват от изцяло персонализирано офис преживяване, което отговаря на техните еволюиращи нужди. Например ползвателите на новата офис услуга вече можеха да добавят и премахват физическо офис пространство и/или допълнителни услуги, разширявайки или намалявайки физическото присъствие на бизнесите си. Важно е да се отбележи, че всички тези гъвкави решения се базират изцяло на бизнес целите на компаниите месец за месец, така че те да имат още повече свободи в техните нови офиси.

Това беше необходимо предисловие, за да поясня, че разглеждаме несъвършенствата на офис услугите в България не само в контекста на глобалната пандемия, а и в контекста на сигналите, които секторът получаваше от клиенти преди това. Нека започнем с:

Инерцията на унаследените процеси

"Не сме открили електричеството с непрестанно усъвършенстване на свещите." Орен Харари

Както при всеки исторически стабилен сектор и нашият беше комфортно обвързан с инерцията на унаследените бизнес навици, или начина, по който нещата винаги са се правили. Но нека поставим това в контекста на няколко примера от други индустрии:

Здравеопазване и фармация

Да започнем с една от водещите теми през последната година и половина. Свидетели сме на разработването и разпространението на изцяло нови ваксини, създадени само няколко месеца след настъпването на глобалната пандемия. Здравната криза даде тласък на иновативен подход за създаването на ваксини. Ако тези домейни не бяха изправени пред толкова голям глобален проблем, най-вероятно нямаше да постигнем такива резултати в толкова кратки хоризонти. Колко време би отнело да се разработи нова ваксина в нормални обстоятелства? Как бихме могли да осъществим координацията за разпространение на ваксини в глобален мащаб? Постиженията, на които се радваме сега, се базират на дългосрочното развитие на научноизследователската дейност, технологиите и инфраструктурата.

Образование

(Бележка: коментарът ми е базиран на образованието в България)

С някои изключения липсваше каквато и да е основа за полагането на функционална инфраструктура, която да позволява и стимулира развитието на допълнителни алтернативни методи на обучение в образователните институции. Бяха направени множество опити през годините с помощта на бизнес ангели, организации с нестопанска цел и частни лица, които се опитваха да наложат новите технологии в училищата и да осигурят повече гъвкавостта на учениците.

С изключение на няколко ярки, но бързо чезнещи искри в тъмното небе на разочарованието, онлайн образованието си оставаше недостъпна територия. И все пак - къде бяха вашите деца по време на продължителните локдаун периоди?

Те наваксваха пропуснатите уроци - не в класните стаи, а в нов дистанционен формат. Ще побързам да се съглася с голяма част от вас, че това ново преживяване беше далеч от съвършено. Но беше начало. Начало, което проправи път отвъд менталните ограничения и категоричното твърдение, че това просто "няма как да стане". Път, който води към по-гъвкави модели на обучение.

Транспорт/логистика/мобилност

От споделени автомобили (Uber, Lyft, Spark) до безпилотни товарни дронове (ZipLine, Dronamics) и автономни превозни средства (Tesla, Amazon) - свидетели сме на невероятни иновации и стремглава оптимизация на веригата за доставки и мобилността на хората и това се случва не само в България, но и на глобално ниво.

Развлечения

Компании като Netflix доминират видео стрийминга и потреблението на видеосъдържание заедно с YouTube и други платформи. Времето на аудиодисковете (т.нар. CD-та) отдавна отмина. Първоначално повлияна от пионери като Napster и Kazaa, музикалната индустрия изцяло се насочи към бизнес моделите на Spotify, Tidal и други подобни алтернативи.

Накрая, но не на последно място - офис пространства

Въпреки наличието на услуги като Airbnb и Booking в жилищния сегмент, необходимостта от трансформация в офис сектора беше осъзната по-бавно (тук засягам времевия период преди появата на ковид пандемията). Вървяхме към демократизирането на сегмента, но това се случваше с плахи и фрагментирани стъпки.

Сигурен съм обаче, че в съзнанието на повечето от вас ще се появи примерът на WeWork. Ако оставим настрана безумната финансова оценка и прекалено самоувереното ръководство, WeWork бяха първите, които дадоха гласност и приложиха на практика един алтернативен начин, по който компаниите и индивидуалните професионалисти възприемат и използват физическите офис пространства. Възприемайки по-структуриран и аналитичен подход, Regus/IWG също израсна в доминиращ доставчик на гъвкави офис площи дори и през тежките месеци на COVID-19.

Нека се пренесем в настоящето, когато много компании все още се опитват да намерят ключа към оцеляването и растежа. Освен множеството разклонения на основното перо на разходи имаме и различни класификации, като общите и административни разходи - наеми, поддръжка на офиса и други оперативни разходи, които често остават пренебрегнати заради останалите критични за бизнесите операции. Унаследената инертност е причината, тези разходи и процеси да останат скрити на пръв поглед. А това може да замъгли оценката ни по отношение на реалната цена на офис операциите.

С настъпването на глобалната пандемия повече от всякога организациите и бизнесите бяха принудени да направят цялостен анализ на разходите си с цел да оптимизират всяко отделно перо на бюджетите си.

За пръв път от много години насам всяка идея (независимо колко смела или нетипична) беше приветствана, при условие че предлага по-ефективна алтернатива на това, което се е правило до момента.

С всеки следващ локдаун ставаше все по-ясно, че традиционният начин на управление и използване на офис площите има нужда от трансформация, за да отговори на променящите се нужди.

Дългосрочните договори, които предоставяха по-големи процентни намаления с хоризонт от години напред, сега изглеждаха твърде ограничаващи. Особено предвид широко налагащата се тенденция на хибридни модели на работа. Служителите осъзнаха ползите от гъвкавостта или установяването на работен модел, който съчетава както физическото присъствие в офиса, така и възможността за дистанционна работа.

Това даде тласък на организациите да потърсят нови начини за изграждането на офисите на бъдещето, като вземат предвид нуждите на екипите си и спецификите на фирмената си култура.

Така изкристализира една нова възможност - бизнесите да продължат да оперират на най-високо ниво, но без да е нужно да се съобразяват с каквито и да било лимитации или да правят допълнителни финансови инвестиции. А това е изключително освобождаващо. Може да го сравним с чувството за свобода, което изпитва човек, когато се придвижва с Uber в центъра в особено натоварен от трафика час, без да се налага да губи ценно време в търсене на паркомясто или да се притеснява какво ще стане с колата му.

Това чувство на пълна свобода позволява на компаниите да се фокусират изцяло върху своите бизнеси със спокойната увереност, че всеки детайл ще бъде изпълнен перфектно от специализирания оператор. Операторът на офис пространството се ангажира да осигури необходимите ресурси и време, за да могат компаниите да инвестират в основните си приоритети, а именно техните екипи, продукти/услуги и клиенти.

Може би се питате - къде е уловката? Подобен въпрос е пример за комфорта на инертността и естествената съпротива, която изпитваме към иновативните решения. Решения, които нарушават съществуващите процеси и водят до промяна. Както Пер Судин е цитиран да казва, когато били на прага на трансформация в музикалния сектор - време, в което възможността да сваляш музика онлайн все още не съществувала:

"Първата грешка, която направихме, беше да се опитаме да защитим съществуващия бизнес модел."

В наши дни Napster, Kazaa, iTunes, Spotify и др. са някои от ярките примери за развитието в сектора. Предходните бизнес модели са отдавна забравени.

Гъвкавите офис решения, които предоставят пълен набор от услуги, от които бизнесите се нуждаят, притежават силата да трансформират сегмента. Операторите на офиси, които са изцяло фокусирани върху клиента и извършват непрестанни и качествени иновации в услугите, които предлагат, са партньорите, които компаниите биха искали да имат до себе си.

В Campus X клиентите имат пълен контрол

Нашата мисия винаги е била свързана с предоставянето на цялостно офис преживяване, в основата на което стоят нашите клиенти и техните нужди. През последната година продължихме да правим смели и уверени стъпки в изпълнението и надграждането на тази мисия.

Подкрепихме клиентите си с напълно прозрачни средства за вземане на решения, като нашата нова офис търсачка, която показва наличните пространства и техните цени в реално време. Така потребителят получава пълен контрол над критериите за търсене и не се нуждае от допълнителни персонални и отнемащи време интеракции, освен ако сам не реши, че са му необходими.

По този начин клиентът може да взима стратегически бизнес решения по бърз, обективен и най-вече гъвкав начин, който се движи в унисон с динамиката на постоянно променящата се среда.

В стремежа си за пълна прозрачност надградихме този инструмент и публикувахме цялостен конфигуратор за ценообразуване, позволявайки на клиента да избере и да се възползва от всяка услуга, която му е нужна в настоящия момент. По този начин персонализираме всеки отделен елемент от офис преживяването, за да отговорим на уникалните нужди на нашите клиенти в конкретния момент на търсене. При необходимост и изявено желание от страна на клиента този механизъм може да прерасне в пълен набор от услуги "от край до край".

Нека разгледаме различните услуги и ролята, която играят във формирането на реалната цена на офис операциите. След по-внимателен преглед може да заключим, че цялостното офис преживяване съдържа множество елементи, простиращи се отвъд физическото пространство и цената на квадратен метър. Затова създадохме интерактивен инструмент (наподобяващ дигитален калкулатор), който да вземе предвид всички тези елементи и да изчисли реалната стойност на набора от офис услуги, които предоставяме. Така потенциалните ни клиенти ще могат да планират бъдещото развитие на своите екипи и да придобият по-добра представа за елементите, които изграждат тяхното офис преживяване.

Интерактивният инструмент позволява на потребителите да вземат предвид елементи, които невинаги свързваме директно с управлението на едно офис пространство (това включва мрежова инфраструктура и сигурност, комунални услуги, кафе и други освежаващи напитки за екипа, достъп до зали за срещи и пространства за колаборация и почивка, инвестиции и много др.).

Също така, инструментът позволява на потребителите да получат ценна информация, съвети и достъп до добрите практики в областта. Скоро ще го направим достъпен на нашия уебсайт - с цел да предоставим пълна прозрачност и да направим процеса по вземане на бизнес решения още по-бърз и ефективен.

В предстоящите седмици, ще споделим и следващите стъпки, които ще предприемем, за да подкрепим нашата селектирана общност от водещи професионалисти и компании и ще разкажем за огромните успехи, които те успяха да постигнат в една необичайна за бизнеса година.

Очаквайте продължение.

*През 2014 г. американската компания Progress придобива Теlerik за рекордната сума от около 262.5 милиона долара в най-голямата подобна сделка в България до момента

За автора

Бойко Яръмов е съосновател на Telerik, "Телерик академия" и Campus X. Заемал е различни позиции в Telerik, включително главен директор "Операции" (COO), главен директор "Процеси" (CPO) и главен информационен директор (CIO). Преди това е бил управляващ директор на английска софтуерна компания, разработваща HR решения. Завършил е бизнес администрация и история в АУБ.

Всяка организация е свободна да направи своя избор - дали ще реши да се върне към традиционните офис практики отпреди настъпването на пандемията, или ще тръгне по нов път. Вътрешната динамика и особеностите на всеки един бизнес и хората, които го изграждат, са твърде специфични и комплексни. Затова няма правилни и грешни решения.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.

Влезте в профила си

Всеки потребител може да чете до 5 статии месечно без да има абонамент за Капитал.

Вижте абонаментните планове
Close
Бюлетин
Бюлетин

Вечерни новини

Най-важното от деня. Всяка делнична вечер в 18 ч.


0 коментара

Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход