"Тази година се очертаваше да бъде най-силната в историята на компаниите от групата ни, като за първите два месеца отчетохме ръст от 30% на годишна база и най-големите ни притеснения бяха как ще изпълним всички заявени събития", разказва Невена Тодорова, основател на SEG. Прогнозите й се потвърждават до март. Тогава през първата седмица заявените събития едно по едно започват да отпадат, като от между 10 - 20 събития на ден остават средно по пет на седмица. След обявяването на извънредното положение и пълния застой на събитийната индустрия става ясно, че ако повечето локални форуми се изместват за втората половина на годината, то международните такива директно се отлагат за 2021 г.

"От март до юни загубихме 2.5 млн. лв. заради предварително заявени и отменени събития. Покрай тях очаквахме да има още и затова оценяваме загубите ни на между 3 и 4 млн. лв. за първото полугодие", казва Тодорова. Загубите налагат и съкращения на служителите. Макар в началото целта на SEG да е на всяка цена да задържат екипа си, удължаването на извънредното положение налага да се разделят с половината от хората си. Така лидерът в събитийния сектор остава с 60 души, но по думите на Невена Тодорова при раздвижване на бизнеса постепенно ще започнат да наемат обратно служителите си.

Големи загуби отчитат и от НДК. По думите на председателя на съвета на директорите Борислав Велков след затварянето на комплекса на 8 март досега са загубили близо 300 сигурни събития, някои от които са пренасочени за края на тази или следващата година, но съществена част са напълно отменени. "Първото шестмесечие показва директни загуби от 1.5 млн. лв. Потенциално изпуснатите събития, за които водихме преговори, са на стойност около 800 хил. лв., а задълженията ни към различни доставчици за същия период са около 1.8 млн. лв.", уточнява пред "Капитал" Велков. В началото на месеца НДК официално обяви, че съкращава 30% от около 300 служители.

Според хотел International Hotel, Casino & Tower Suites в Златни пясъци, който традиционно посреща корпоративни събития, загубите, които бизнесът им ще претърпи вследствие на пандемията, ще бъдат много по-мащабни от тези по време на икономическата криза през 2009 г.

Всички онлайн

Трудните времена изискват гъвкавост и адаптиране към новите условия. Ако в началото на кризата масово се организираха онлайн събития, то с постепенното облекчаване на мерките се обособи и т.нар. хибриден формат.

Преминаването на редица събития в онлайн среда даде нови възможности за повече компании и организации да влязат в индустрията. Засиленото търсене по време на извънредното положение напълни пазара с различни платформи за провеждането на събития. "Някои софтуери предлагат възможност виртуално да разгледаш експо зоната, да видиш отблизо щандовете на спонсорите и да свалиш техни презентации или в реално време да разговаряш с техен представител", разказва Невена Тодорова от SEG. Резултатът обаче не е толкова впечатляващ и дигиталните щандове на повечето изложители остават неразгледани. По думите на Ружа Загорска, изпълнителен директор в SiteMedia Consultancy, сред предимствата на онлайн събитията остават възможностите за по-широко разпространение, по-голяма аудитория, оптимизиране на разходите и увеличаване на географския обхват.

"В дигитална среда е по-трудно е да се ангажира ефективно авудиторията, тъй като компаниите влизат в конкуренция с целия интернет и това изостря още повече нуждата от силна творческа идея", Теодора Бунчева, съосновател на 121 Agency.

Провеждането на редица онлайн събития по време на извънредното положение, а и след това, доведе до пренасищане на потребителите. "Много по-трудно е да се ангажират ефективно, тъй като в дигитална среда компаниите влизат в конкуренция с целия интернет и това изостря още повече нуждата от силна творческа идея", казва пред "Капитал" Теодора Бунчева, съосновател на 121 Agency.

Организаторите им пък почти не печелят от тях предвид, че масово са безплатни за аудиторията и дори да привлекат спонсори, отделените бюджети са твърде малки. Затова онлайн събитията остават по-скоро начин компаниите да поддържат връзка с потребителите си. "Не може да се заменят общуването на живо, разговорите и контактите по време на паузите, както и създадените партньорства. Конференциите са платформа, благодарение на която се раждат общности, екосистема от таланти и в резултат - нови бизнеси. И това не може да се случва пълноценно онлайн", казва Гергана Николова, директор събития в "Икономедиа", издател на "Капитал" и "Дневник" .

Хибридният модел

С премахването на част от мерките организаторите преминаха и към хибриден модел на провеждане на събития, като очакванията са това да бъде предпочитаният формат до края на годината. При тях част от публиката присъства на място, а останалата наблюдават случващото онлайн в реално време. Лектори също могат да вземат участие виртуално. "Това изисква много добра графична подготовка, за да бъдат представени еднакво добре спонсорите, а съдържанието да достигне до всички гости, които да имат възможност да се включат в дискусията дори да не са на място в залата. Всичко това оскъпява и събитието", обяснява Тодорова. "Ще инвестираме преди всичко в качествено съдържание, привличане на високо ниво лектори и качествени възможности за нетуъркинг. В есенния ни календар планираме форматите спрямо темите и спецификите на аудиторията и имаме както изцяло дигитални събития, така и хибридни", казва още Гергана Николова от "Икономедиа".

От 121 Agency дават пример и с друг формат събития, популярни на чуждите пазари, при които се комбинират дигитални събития с изпращане на мостри. "Този формат е много ефективен, особено при лансирането на нови продукти и вкусове", казва Геновева Андреева.

Адаптиране на пространствата

Специалистите на събитийния пазар са единодушни, че нищо не може да замести събитията на живо и личния контакт. За да се случат събитията на закрито обаче, сред основните изисквания е наличието на дезинфектанти в залите, до 50% заетост на залите и обособяването на отделен вход и изход. В зависимост от желанията на организаторите обаче пространствата могат да осигуряват и още мерки, които съответно се заплащат допълнително.

"Фармацевтичните компании със сигурност няма да си намалят бюджетите и бяха сред малкото готови да предплатят за организирането на събития на живо, защото онлайн форматът за тях не е работещ", Невена Тодорова, основател на SEG.

От International Hotel, Casino & Tower Suites се фокусират върху дигитализацията в залите им, така че да се ограничи контактът на гостите с често докосвани повърхности. "В обектите за хранене поставихме QR кодове с менюта. Поставихме писмени указания на територията на хотела какви мерки е необходимо да спазват участниците, а също и каква е процедурата при заразен гост. Работим върху внедряването на мобилно приложение за лоялните ни гости, което ще предлага услуга мобилен check-in", казва Красимира Железова, мениджър "Събития" в хотела. По думите й организаторите на събития вземат решение къде и как ще се проведе дадено мероприятие не толкова на база ценовите параметри, а дали локацията може да изпълни изискванията и мерките за безопасност.

Залата Sofia Event Center, собственост на SEG, разполага например с дигитален термометър, който мери температурата на гостите на входа. От компанията допълнително предлагат осигуряване на здравен мениджър, който да следи за спазването на мерките по време на събитието, както и изграждане на зала за сигурност, където, в случай че някой гост прояви симптоми, може да бъде временно изолиран. "От есента очакваме тенденция към т.нар. contactless формати: безконтактна регистрация и разплащания, обмен на данни чрез устройства", прогнозира още Теодора Бунчева.

Какво следва през 2020 г.

По думите на Ружа Загорска компаниите в момента са много ограничени в активностите си и работят за подобряване на бизнес показателите си. Затова и очакванията ѝ са повечето от тях да инвестират в събития най-вече през последното тримесечие на годината. "Ограничените бюджети и намаленият брой събития обаче ще освободят ресурс за търсене на все по-креативни решения, за разширяване на комуникацията, онлайн излъчване и други", добавя тя.

Има индустрии, които обаче са готови ударно да инвестират в събития. Такъв например е фармацевтичният сектор, който традиционно е сред най-активните на пазара. "Те със сигурност няма да си намалят бюджетите и бяха сред малкото готови да предплатят за организирането на събития на живо, защото онлайн форматът за тях не е работещ", коментира Невена Тодорова от SEG. Сред най-засегнатите е банковият сектор, а много компании с международни централи са се отказали от провеждането на събития най-рано до края на годината.

Към момента най-често организираните събития са с капацитет между 50 и 200 души. За големи се считат тези с 400 души публика. "Събитията, за които получаваме запитвания, са основно вътрешнофирмени с продължителност между един и три дни, за не повече от 50 души, а като период на провеждане са ориентирани в третото тримесечие на 2020 г. Други са по-мащабни с над 200 участници и продължителност два-три дни, но насочени в края на третото и цялото четвърто тримесечие на 2020 г.", обяснява Красимира Железова.

Обемът на пазара до края на годината силно зависи от есенния сезон, когато очакванията са да се осъществят част от планираните през първата половин година събития. Никой обаче не може да даде точни прогнози как ще приключи 2020 г. за сектора. Несигурността около разпространението на вируса и последващите мерки поставят под въпрос оцеляването на редица бизнеси в сектора. Дори и при положителен сценарий според специалистите на пазара обемът на индустрията ще отчете спад от между 50% и 70% за 2020 г. Те са единодушни и по друг въпрос - компаниите в индустрията ще се възстановят от щетите най-рано в края на 2021 г. "Гледаме с надежда през 2022 г. да можем отново да разгърнем пълния потенциал на събитийния бизнес, но и се подготвяме за адаптация към новите реалности, като развиваме нови услуги", казва в заключение Загорска.