Коронавирус в България и по света
Коронавирус в България и по света
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
3 21 авг 2009, 12:56, 9443 прочитания

За няколко милиона страници повече

Бизнесът на частните архиви прохожда при ниска конкуренция и широка пазарна ниша

  • LinkedIn
  • Twitter
  • Email
  • Качествената журналистика е въпрос на принципи, професионализъм, но и средства. Ако искате да подкрепите стандартите на "Капитал", може да го направите тук. Благодарим.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg
Наистина живеем в ХХІ век, но технологиите не се развиха точно по начина, който ни описваха някои автори на художествена литература. Все още не пътуваме от дома до работата си във въздушни таксита; нямаме бази на Луната и Марс, дори офисите ни все още тънат в хартия. Едно ново начало "Преди няколко години, когато работех като консултант в една от големите български банки, един ден забелязах как служители носят тежки чували към таванските помещения. "Какво има вътре", попитах на шега. "Документи", отвърнаха без притеснение те. "А как ще ги откриете, ако ви потрябват някой ден", продължих с въпросите аз. "Не знаем. Това ни казаха, това правим", беше още по-изненадващият отговор."

С тази история чилиецът Карлос Мена обяснява мотива, с който през 2006 г. основава "Национални архиви корпорация" (НАК), една от първите компании в България за услуги по управление и съхранение на бизнес документи и архиви. Всъщност създаването на частни архивни фондове в България стана възможно едва след като през юли 2007 г. влязоха в сила промените в Закона за Националния архивен фонд. С поправките създаването и статутът на частните архиви за пръв път бяха регламентирани като част от архивната система в страната.


"НАК е на пазара вече близо 5 години и в момента работим с около 60 компании в различни сектори на икономиката, структури на местното самоуправление и неправителствения сектор. Разбира се, топлата вода е открита отдавна", уточнява Мена. "Нашата работа беше да адаптираме чуждестранния опит към условията и законодателството в България, да създадем екип и да намерим клиенти", обяснява той. Според управителя на дружеството времето на отношението към архивите като към папки, които заемат място и по-скоро създават проблеми, вече е минало. "Сега, когато насрещните проверки и вътрешни одити са практика в компаниите, оптимизираните архиви са задължително условие за успеха на бизнеса", обяснява Мена. Аргументите му звучат логично: "Работата на бизнеса е да прави пари, а не да съхранява и да издирва документи. Това обяснява и необходимостта от съществуването на компании като нашата.

" Стандарт "232"

Звучи изненадващо, но един от най-надеждните регламенти, свързани със съхранението на документи, който в момента се прилага и в България, е т. нар. "Стандарт 232" на Противопожарната асоциация на Съединените щати (NFPA). Според него, за да гарантират необходимите нива на надеждност, складовете за физическо съхранение на документи трябва да отговарят на дълъг списък от условия. "Това се налага от изискването за поддържане на определена температура и влажност, но в същото време и от надеждна защита от външно проникване", обяснява Карлос Мена. Задължително условие за разполагането на складове за съхранение на архиви е те да се намират на не по-малко от 15 км извън големите населени места и далече от големи индустриални обекти. Това изискване е свързано с рисковете при форсмажорни обстоятелства и промишлени аварии.

"По този начин документите могат да бъдат възстановени бързо, което намалява рисковете от тотално разстройване дейността на определена фирма или институция при атентат, промишлени аварии или пожари. Сред компаниите с най-солидни разработки в сферата на сигурността на архивите е и Arma Internationa, казва управителят на НАК. Тя е специализирана в транспортирането на документация. Контролът и определянето на нивата за достъп, видеонаблюдението и живата охрана са също част от системите за сигурност, задължителни при съхранението на архивни документи. Отговаряйки на голяма част от тези изисквания, НАК е разположила складовете си в софийското село Равно поле. Те заемат площ от около 4200 кв. м и имат 1650 кв. м застроена площ.



"Работим с рамкови договори, които, разбира се, често адаптираме към определени изисквания на другата страна. Всеки от тях е придружен от серия съпътстващи документи, в които ясно и прозрачно се обяснява какви ще бъдат условията и ангажиментите за извършване на услугата от наша страна." Задължителна част от изготвянето на договорите е и попълването на декларациите за конфиденциалност от страна на служителите, работещи по определен проект. Твърде често има компании, които искат тяхната документация да бъде обработвана само от няколко, предварително определени и постоянни служители. Именно това налага и една малко досадна, но необходима процедура, като представянето на свидетелства за съдимост всяка година. По своята същност, а и по силата на действащото в България законодателство, частните архиви са и администратори на лични данни. По тази причина като първи частен оператор в сектора НАК е сертифицирана и в Комисията за защита на личните данни по три регистъра - на физическите, на юридическите лица и организации, както и на финансови и нефинансови институции.

Проблеми зад ъгъла

"България е страна, която "произвежда" много хартия", твърди чилийският предприемач. Едва около 10% от платежните нареждания се изготвят и издават по електронен път. Според Закона за счетоводството документите на компаниите се пазят от 3 до 50 годни, строителни книжа и скици – минимум 100 години, а нотариалните актове - вечно. Можете да си представите какъв обем от документи се произвеждат ежедневно в страната. Това, разбира се, не може да продължава вечно и перспективното мислене за развитието на компании като нашата, сочи в посока към развитието на системи за генериране и управление на електронни документи и архиви", твърди той.

Според Мена обаче проблемите в това отношение дебнат буквално зад ъгъла. Основната причина – липсата на ясна дефиниция за това що е електронен документ - имейл, сканирано копие или базите данни, възпроизвеждани от съвременните компютри, които обхващат всички бизнес процеси във фирмите от планиране, бюджетиране и контрол на производството до доставките, продажбите и счетоводната отчетност? Кое от всичко това влиза в дефиницията? Защото електронно архивиране в никакъв случай не е само сканирането и съхранението на документи, които се предоставят за ползване онлайн.

"Все повече се налага информацията да се архивира и да се цифровизира. За периода между 2006 и 2011 г. цифровата информация според анализаторския институт IDC ще се увеличи десет пъти. Този ръст създава сериозни предизвикателства за правилното и надеждно съхраняване на тази информация и нейната защита.

"По аналогия на информацията във физически вид се налагат и въпроси, свързани с архивирането. Все по-често чувам от клиентите, че те се замислят за снижаване на разходите за всички компоненти от IT средата. А архивирането представлява много добър модел за надеждното съхраняване на цифровата информация, като същевременно понижава разходите на компаниите", казва и Константин Стоилов, регионален мениджър на EMC за България. Компанията му се занимава с цялостно управление на информацията.

"Архивът не е резервно копие, той представлява оригинални данни, задава им се срок за пазене, нива на достъп", разказва Стоилов. Освен това информацията трябва да бъде и гарантирано изтрита след изтичане на конкретното зададено време.

"Ако имате автоматизиран механизъм за премахване на информацията, след като изтече "срокът на годност" на информацията, ще спестите допълнително разходи", казва мениджърът. Сред най-големите клиенти на ЕМС са фирмите от финансовия сектор, телекомите, новооткрити производствени предприятия и кол-центровете.

"В момента НАК разполага с четири сървъра по 1,5 терабайта във всяко от поделенията си, за бекъп и бързо възстановяване на информацията при необходимост", казва Мена. Софтуерът позволява 256-битово криптиране на данните по електронен път и следи както за движението им, така и за спазването на всички предварително определени нива на достъпа до тях.

Според управителя на НАК аутсорсингът на електронно архивиране има и ясен икономически ефект за бизнеса. "Само разходът за купуването и въвеждането в експлоатация на специализиран софтуер често надхвърля 15 хил. евро, твърди той. В същото време месечната такса за използване и достъп до външен сървър започва от 100 и рядко надхвърля 300 евро."

С подобна идея българският център за данни Daticum, част от "Сирма груп", започна кампания, насочена предимно към стартиращите предприемачи. "Нашата цел е да привлечем вниманието на стартиращите предприемачи върху факта, че вече не е нужно да инвестират в скъпи сървърни решения и ако изнесат съхранението на своята бизнес информация към Daticum, ще могат да освободят много повече ресурси, които да насочат към основната си дейност. За компаниите, които вече имат собствено сървърно помещение, може би неговото функциониране е оправдано, но за новите бизнес организации подобна инвестиция е безпредметна", посочи Росен Маринов, изпълнителен директор на Daticum.

Нови територии

Само за първата година след създаването му НАК отбелязва растеж на приходите си от 50%. В края на третата той е вече 400%, сочат данни на компанията. За 2008 г. фирмата е имала приходи в размер на 380 хил. лв., а година по-рано те са били 157 хил. лв.

"Така обаче растат и инвестициите, казва Мена. В средата на миналата година е създаден първият клон извън София - "Национални архиви – Варна" (НАВ). В него основен акционер е НАК, а останалите съдружници са счетоводната кантора "Антарес" и бившият финансов мениджър на "Ривиера" Ивелина Милева, която е и управител на дружеството.

"Това, което фирмите, специализирани в частното архивиране могат да предложат, е на първо място намаляване на рисковете, свързани със законовите и административните изисквания за архивиране на информацията", обяснява Милева. "Вероятно точно по тази причина сред първите, които се обърнаха към нас, бяха търговската верига "Пикадили", шипингови и транспортни компании, както и частни медицински центрове, за които оптимизирането на административните площи и ефективността на разходите са изключително важни".

"Районът на Варна е изключително динамичен в икономическото си развитие, оправдава инвестицията си Мена. Освен това създаването на клона ни позволява в перспектива да развием дейността си и в цяла Източна България". Опитът с откриването на извънстоличния клон обаче е потвърдил и съществуването на сериозни препятствия пред бизнеса: "Мениджърите на компаниите продължават да считат, че дейността по организирането и поддържането на архивите им не е приоритетна дейност. По тази причина тя е подценена и като правило е сред първите "жертви" в ситуации, които изискват свиване на финансовия и кадрови ресурс", обясни управителят на НАК. Според него обаче подобно отношение е бомба със закъснител. "Това, което фирмите, специализирани в частното архивиране, могат да предложат, е на първо място намаляване на рисковете, свързани със законовите и административните изисквания за архивиране на информацията, обяснява Карлос Мена. Вероятно точно по тази причина работата ни с чуждестранните дружества, представени в България, които отдавна са свикнали да използват този вид услуги, е по-лесна", твърди той.

Речник



ERP (Enterprise Resource Planning) - софтуерна система за планиране, бюджетиране и контрол в областта на производството, доставките, продажбите, складовото стопанство, ресурсите, проектите и счетоводната отчетност.

Ascent Capture - решение, осигуряващо взаимодействието между системите за въвеждане, обработка на съдържанието и управление на документите. Продуктът включва средства за управление на процесите по сканиране и пълнотекстово разпознаване.

DocsOnLineWeb (DOLWeb) - осигурява възможност за въвеждане и индексиране на документи, както и решение за лесен достъп и търсене

Documentum - решението осигурява целия жизнен цикъл на документа от създаването му, съхранението му в системата, управлението, доставянето, до архивирането на документа или неговото записване в система за съхранение на данните (storage).

DocuWare - осигурява съхранението в електронен вид на всякакъв тип документи - счетоводни, офис кореспонденция, електронна поща, технически чертежи и др.

Oracle Enterprise Content Management – система, позволяваща управление на широк диапазон неструктурирано съдържание - от документи, графични данни, до web страници, сканирани документи, имейли и видео и аудиозаписи.

Document and Content Management (DCM) - осигурява възможност за обединяване на информационното съдържание от различни корпоративни приложения.
 




  • Facebook
  • Twitter
  • Зарче
  • Email
  • Ако този материал Ви е харесал или желаете да изразите съпричастност с конкретната тема или кауза, можете да ни подкрепите с малко финансово дарение.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg
Етикети: архиви

Прочетете и това

Търговецът и производител на биохрани Яни Драгов: Ръст 30% в онлайн продажбите, в магазините нагоре-надолу с 10% Търговецът и производител на биохрани Яни Драгов: Ръст 30% в онлайн продажбите, в магазините нагоре-надолу с 10%

Действам предпазливо и не наемам нови хора, а в краен случай бих намалил работното време, вместо да освобождавам служители, казва собственикът на "Смарт органик"

28 мар 2020, 3300 прочитания

С 3D принтери срещу вируса 1 С 3D принтери срещу вируса

Български доброволци започнаха производство на шлемове за медицински лица чрез 3D принтери

27 мар 2020, 3656 прочитания

24 часа 7 дни
 
Капитал

Абонирайте се и получавате повече

Капитал
  • Допълнителни издания
  • Остъпки за участие в събития
  • Ваучер за реклама
Още от "Предприемач" Затваряне
Технологично - логично

Програма финансира безвъзмездно проучвания за паркове, в които се срещат бизнесът и науката

Още от Капитал
Банките: Истинският стрес тест

За банките предстоят трудни месеци, но секторът влиза в кризата с добри буфери от капитал и ликвидност

Защо се бавим с бързите тестове

Националният кризисен щаб и премиерът са абсолютно против използването им в България

Експериментална ваксина за икономиката

Обявените от правителството икономически мерки за 2.2 млрд. лв. от бюджета изглеждат тромави и недостатъчни за фирмите, а без промени схемата за субсидирана заетост няма да проработи

Ваксината срещу COVID-19: В надпревара с вируса

Пандемията вероятно ще е достигнала своя пик и ще върви към овладяване, преди ваксината да е налице, но това не я прави непотребна

В началото бе поп културата

"Пророческите" филми, книги и песни, които помагат на света да осмисли случващото се

Голямото гледане 2

Отлични адаптации, талантлива актьорска игра, увлекателни сюжети и великолепно чувство за хумор – някои от сериалите, които си струва да изгледате (ако сте пропуснали)

X Остават ви 0 свободни статии
0 / 10