За няколко милиона страници повече
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

За няколко милиона страници повече

Все по-често хартиените папки се превръщат в байтове електронна информация<br />

За няколко милиона страници повече

Бизнесът на частните архиви прохожда при ниска конкуренция и широка пазарна ниша

Спас Спасов, Бойчо Попов
10323 прочитания

Все по-често хартиените папки се превръщат в байтове електронна информация<br />

© Надежда Чипева


Наистина живеем в ХХІ век, но технологиите не се развиха точно по начина, който ни описваха някои автори на художествена литература. Все още не пътуваме от дома до работата си във въздушни таксита; нямаме бази на Луната и Марс, дори офисите ни все още тънат в хартия. Едно ново начало "Преди няколко години, когато работех като консултант в една от големите български банки, един ден забелязах как служители носят тежки чували към таванските помещения. "Какво има вътре", попитах на шега. "Документи", отвърнаха без притеснение те. "А как ще ги откриете, ако ви потрябват някой ден", продължих с въпросите аз. "Не знаем. Това ни казаха, това правим", беше още по-изненадващият отговор."

С тази история чилиецът Карлос Мена обяснява мотива, с който през 2006 г. основава "Национални архиви корпорация" (НАК), една от първите компании в България за услуги по управление и съхранение на бизнес документи и архиви. Всъщност създаването на частни архивни фондове в България стана възможно едва след като през юли 2007 г. влязоха в сила промените в Закона за Националния архивен фонд. С поправките създаването и статутът на частните архиви за пръв път бяха регламентирани като част от архивната система в страната.

"НАК е на пазара вече близо 5 години и в момента работим с около 60 компании в различни сектори на икономиката, структури на местното самоуправление и неправителствения сектор. Разбира се, топлата вода е открита отдавна", уточнява Мена. "Нашата работа беше да адаптираме чуждестранния опит към условията и законодателството в България, да създадем екип и да намерим клиенти", обяснява той. Според управителя на дружеството времето на отношението към архивите като към папки, които заемат място и по-скоро създават проблеми, вече е минало. "Сега, когато насрещните проверки и вътрешни одити са практика в компаниите, оптимизираните архиви са задължително условие за успеха на бизнеса", обяснява Мена. Аргументите му звучат логично: "Работата на бизнеса е да прави пари, а не да съхранява и да издирва документи. Това обяснява и необходимостта от съществуването на компании като нашата.

" Стандарт "232"

Звучи изненадващо, но един от най-надеждните регламенти, свързани със съхранението на документи, който в момента се прилага и в България, е т. нар. "Стандарт 232" на Противопожарната асоциация на Съединените щати (NFPA). Според него, за да гарантират необходимите нива на надеждност, складовете за физическо съхранение на документи трябва да отговарят на дълъг списък от условия. "Това се налага от изискването за поддържане на определена температура и влажност, но в същото време и от надеждна защита от външно проникване", обяснява Карлос Мена. Задължително условие за разполагането на складове за съхранение на архиви е те да се намират на не по-малко от 15 км извън големите населени места и далече от големи индустриални обекти. Това изискване е свързано с рисковете при форсмажорни обстоятелства и промишлени аварии.

"По този начин документите могат да бъдат възстановени бързо, което намалява рисковете от тотално разстройване дейността на определена фирма или институция при атентат, промишлени аварии или пожари. Сред компаниите с най-солидни разработки в сферата на сигурността на архивите е и Arma Internationa, казва управителят на НАК. Тя е специализирана в транспортирането на документация. Контролът и определянето на нивата за достъп, видеонаблюдението и живата охрана са също част от системите за сигурност, задължителни при съхранението на архивни документи. Отговаряйки на голяма част от тези изисквания, НАК е разположила складовете си в софийското село Равно поле. Те заемат площ от около 4200 кв. м и имат 1650 кв. м застроена площ.

"Работим с рамкови договори, които, разбира се, често адаптираме към определени изисквания на другата страна. Всеки от тях е придружен от серия съпътстващи документи, в които ясно и прозрачно се обяснява какви ще бъдат условията и ангажиментите за извършване на услугата от наша страна." Задължителна част от изготвянето на договорите е и попълването на декларациите за конфиденциалност от страна на служителите, работещи по определен проект. Твърде често има компании, които искат тяхната документация да бъде обработвана само от няколко, предварително определени и постоянни служители. Именно това налага и една малко досадна, но необходима процедура, като представянето на свидетелства за съдимост всяка година. По своята същност, а и по силата на действащото в България законодателство, частните архиви са и администратори на лични данни. По тази причина като първи частен оператор в сектора НАК е сертифицирана и в Комисията за защита на личните данни по три регистъра - на физическите, на юридическите лица и организации, както и на финансови и нефинансови институции.

Проблеми зад ъгъла

"България е страна, която "произвежда" много хартия", твърди чилийският предприемач. Едва около 10% от платежните нареждания се изготвят и издават по електронен път. Според Закона за счетоводството документите на компаниите се пазят от 3 до 50 годни, строителни книжа и скици – минимум 100 години, а нотариалните актове - вечно. Можете да си представите какъв обем от документи се произвеждат ежедневно в страната. Това, разбира се, не може да продължава вечно и перспективното мислене за развитието на компании като нашата, сочи в посока към развитието на системи за генериране и управление на електронни документи и архиви", твърди той.

Според Мена обаче проблемите в това отношение дебнат буквално зад ъгъла. Основната причина – липсата на ясна дефиниция за това що е електронен документ - имейл, сканирано копие или базите данни, възпроизвеждани от съвременните компютри, които обхващат всички бизнес процеси във фирмите от планиране, бюджетиране и контрол на производството до доставките, продажбите и счетоводната отчетност? Кое от всичко това влиза в дефиницията? Защото електронно архивиране в никакъв случай не е само сканирането и съхранението на документи, които се предоставят за ползване онлайн.

"Все повече се налага информацията да се архивира и да се цифровизира. За периода между 2006 и 2011 г. цифровата информация според анализаторския институт IDC ще се увеличи десет пъти. Този ръст създава сериозни предизвикателства за правилното и надеждно съхраняване на тази информация и нейната защита.

"По аналогия на информацията във физически вид се налагат и въпроси, свързани с архивирането. Все по-често чувам от клиентите, че те се замислят за снижаване на разходите за всички компоненти от IT средата. А архивирането представлява много добър модел за надеждното съхраняване на цифровата информация, като същевременно понижава разходите на компаниите", казва и Константин Стоилов, регионален мениджър на EMC за България. Компанията му се занимава с цялостно управление на информацията.

"Архивът не е резервно копие, той представлява оригинални данни, задава им се срок за пазене, нива на достъп", разказва Стоилов. Освен това информацията трябва да бъде и гарантирано изтрита след изтичане на конкретното зададено време.

"Ако имате автоматизиран механизъм за премахване на информацията, след като изтече "срокът на годност" на информацията, ще спестите допълнително разходи", казва мениджърът. Сред най-големите клиенти на ЕМС са фирмите от финансовия сектор, телекомите, новооткрити производствени предприятия и кол-центровете.

"В момента НАК разполага с четири сървъра по 1,5 терабайта във всяко от поделенията си, за бекъп и бързо възстановяване на информацията при необходимост", казва Мена. Софтуерът позволява 256-битово криптиране на данните по електронен път и следи както за движението им, така и за спазването на всички предварително определени нива на достъпа до тях.

Според управителя на НАК аутсорсингът на електронно архивиране има и ясен икономически ефект за бизнеса. "Само разходът за купуването и въвеждането в експлоатация на специализиран софтуер често надхвърля 15 хил. евро, твърди той. В същото време месечната такса за използване и достъп до външен сървър започва от 100 и рядко надхвърля 300 евро."

С подобна идея българският център за данни Daticum, част от "Сирма груп", започна кампания, насочена предимно към стартиращите предприемачи. "Нашата цел е да привлечем вниманието на стартиращите предприемачи върху факта, че вече не е нужно да инвестират в скъпи сървърни решения и ако изнесат съхранението на своята бизнес информация към Daticum, ще могат да освободят много повече ресурси, които да насочат към основната си дейност. За компаниите, които вече имат собствено сървърно помещение, може би неговото функциониране е оправдано, но за новите бизнес организации подобна инвестиция е безпредметна", посочи Росен Маринов, изпълнителен директор на Daticum.

Нови територии

Само за първата година след създаването му НАК отбелязва растеж на приходите си от 50%. В края на третата той е вече 400%, сочат данни на компанията. За 2008 г. фирмата е имала приходи в размер на 380 хил. лв., а година по-рано те са били 157 хил. лв.

"Така обаче растат и инвестициите, казва Мена. В средата на миналата година е създаден първият клон извън София - "Национални архиви – Варна" (НАВ). В него основен акционер е НАК, а останалите съдружници са счетоводната кантора "Антарес" и бившият финансов мениджър на "Ривиера" Ивелина Милева, която е и управител на дружеството.

"Това, което фирмите, специализирани в частното архивиране могат да предложат, е на първо място намаляване на рисковете, свързани със законовите и административните изисквания за архивиране на информацията", обяснява Милева. "Вероятно точно по тази причина сред първите, които се обърнаха към нас, бяха търговската верига "Пикадили", шипингови и транспортни компании, както и частни медицински центрове, за които оптимизирането на административните площи и ефективността на разходите са изключително важни".

"Районът на Варна е изключително динамичен в икономическото си развитие, оправдава инвестицията си Мена. Освен това създаването на клона ни позволява в перспектива да развием дейността си и в цяла Източна България". Опитът с откриването на извънстоличния клон обаче е потвърдил и съществуването на сериозни препятствия пред бизнеса: "Мениджърите на компаниите продължават да считат, че дейността по организирането и поддържането на архивите им не е приоритетна дейност. По тази причина тя е подценена и като правило е сред първите "жертви" в ситуации, които изискват свиване на финансовия и кадрови ресурс", обясни управителят на НАК. Според него обаче подобно отношение е бомба със закъснител. "Това, което фирмите, специализирани в частното архивиране, могат да предложат, е на първо място намаляване на рисковете, свързани със законовите и административните изисквания за архивиране на информацията, обяснява Карлос Мена. Вероятно точно по тази причина работата ни с чуждестранните дружества, представени в България, които отдавна са свикнали да използват този вид услуги, е по-лесна", твърди той.

Речник



ERP (Enterprise Resource Planning) - софтуерна система за планиране, бюджетиране и контрол в областта на производството, доставките, продажбите, складовото стопанство, ресурсите, проектите и счетоводната отчетност.

Ascent Capture - решение, осигуряващо взаимодействието между системите за въвеждане, обработка на съдържанието и управление на документите. Продуктът включва средства за управление на процесите по сканиране и пълнотекстово разпознаване.

DocsOnLineWeb (DOLWeb) - осигурява възможност за въвеждане и индексиране на документи, както и решение за лесен достъп и търсене

Documentum - решението осигурява целия жизнен цикъл на документа от създаването му, съхранението му в системата, управлението, доставянето, до архивирането на документа или неговото записване в система за съхранение на данните (storage).

DocuWare - осигурява съхранението в електронен вид на всякакъв тип документи - счетоводни, офис кореспонденция, електронна поща, технически чертежи и др.

Oracle Enterprise Content Management – система, позволяваща управление на широк диапазон неструктурирано съдържание - от документи, графични данни, до web страници, сканирани документи, имейли и видео и аудиозаписи.

Document and Content Management (DCM) - осигурява възможност за обединяване на информационното съдържание от различни корпоративни приложения.

Наистина живеем в ХХІ век, но технологиите не се развиха точно по начина, който ни описваха някои автори на художествена литература. Все още не пътуваме от дома до работата си във въздушни таксита; нямаме бази на Луната и Марс, дори офисите ни все още тънат в хартия. Едно ново начало "Преди няколко години, когато работех като консултант в една от големите български банки, един ден забелязах как служители носят тежки чували към таванските помещения. "Какво има вътре", попитах на шега. "Документи", отвърнаха без притеснение те. "А как ще ги откриете, ако ви потрябват някой ден", продължих с въпросите аз. "Не знаем. Това ни казаха, това правим", беше още по-изненадващият отговор."

С тази история чилиецът Карлос Мена обяснява мотива, с който през 2006 г. основава "Национални архиви корпорация" (НАК), една от първите компании в България за услуги по управление и съхранение на бизнес документи и архиви. Всъщност създаването на частни архивни фондове в България стана възможно едва след като през юли 2007 г. влязоха в сила промените в Закона за Националния архивен фонд. С поправките създаването и статутът на частните архиви за пръв път бяха регламентирани като част от архивната система в страната.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове

3 коментара
  • 1
    Avatar :-|
    Аз

    Интересно е да се прочете за подобни малко известни бизнеси :)

  • 2
    Avatar :-|
    Български бюрократ

    Още докато четях статията, започнах да се подхилквам, но когато стигнах до "България е страна, която "произвежда" много хартия", изпаднах в пристъп буен смях, ха-ха. Защото с този занаят в България г-н Карлос Мена безспорно си е паднал на.... , както се казва по народному. Наистина не знам каква е тази слабост на българина, да произвежда и разнася чутовни количества от напълно ненужни тапии и бумаги.

    Тапия - турска дума, бумага - руска. Има нещо символично - сигурно ни е генетичен дефект, останал от соца и ориента. Край нямат малоумията в това отношение, а и всяка година ни сурвакат с нови. Да споменем основните:

    - месечните осигуровки на 1 работник се плащат със 7 различни платежни бордера, но това не е краят: направиш ли го, те чакат да пуснеш още 2 декларации в НОИ

    - всяка година НСИ събира статистически отчети от 1,5 милиона фирми, за които обзалагам се няма мазе, таван и дори здание, който да може да ги побере. Какво ги правят, не знам! Сигурно се топлят с тях зимата. Като гледам каква е мизерничка сградата на "П. Волов", сигурно и парно няма! Няма как да бъде друго яче при толкова малко мозък в главата.

    - спомняте ли си, как допреди няма 10 години при всяко влизане и излизане в България се попълваше задължително митническа декларация и статистическо листче? Отмениха ги със сълзи в очите, след като Брюксел ги изивка и им каза ребром, че докато продължават тези ориентало-комунярски малоумия, България ще стои на визов режим с ЕС още 50 години! Ще стои като бездомен пес пред вратата на и всеки ще го подритва! Едва тогава, облени в сълзи, нашите чиновници отмениха тези бумаги и плакаха безутешно 2 месеца, че от печатницата няма да капе повече рушвет!

    - Има ли поне един документ, в който да не се попълва ЕГН: и до него "роден на: "? (колко сме си тъпички само! Факт! За жалост! Поне извадхме късмета, да сме географски в Европа, та ЕС да ни направят от полу-човеци в хора!)

    - На нашата улица стои захвърлена от години една катастрофирала и напълно изгоряла кола. Питаме общината, защо не я раздига. Отговор: "Чакаме ПИСМО от КАТ, кой е собственикът". Писмо, разпечатка, куриер, обратна разписка! 10 лева вместо един мейл за 0. Няма обща база данни, няма факс, няма електронна поща. И телефоноът е непознато достижение на цивилизацията за нашия роден бюрократ!

    - Платежните нареждания в банките. 49 банки - 49 еднакви плаежни нареждания, в които най-горният ред е "банка нардител". Толкова ли не се сети поне една, да си поиска името да и го напечатат отгоре? Няма как в вляза в клона на ОББ и да поръчам превод от ПИБ, нали е ясно това? . Да не говорим за това, което сме гледали в чужбина - че без да си ги подканял ти дават от принтера 50 напечатани платежни с твоите лични данни, които ти стигат за цялата година. Отделно платежното чака твоите 5 подписа и 2 печата, последният на гърба "Декарирам, че с парите няма да плащам заплати на служители". Егати тъпотията, само мозъчно увреден чиновник може да измисли такова малоумие. И тук ще се спасим благодарение на електронното банкиране, защото нашите скоро няма да се сетят да променят нещо.

    - Декларацията за пране на пари, която ти бутат

    Приятни забавления, г-н Мена! Наистина сте напипал дамара! Може да сме малък пазар, но бълваме хартия колкото за цял САЩ!

  • 3
    Avatar :-|
    български народопсихолог

    малък народ, но за сметка на това доста прост


Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход

Още от Капитал

Модата да бъдеш еко

Модата да бъдеш еко

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. OK