СТЕМО внедри в "Софийска вода" система за планиране и оптимизация на ресурсите

Новата система спомогна за повишен контрол при изразходването на средства от отделите в предприятието

СТЕМО внедри в "Софийска вода" система за планиране и оптимизация на ресурсите
СТЕМО внедри в "Софийска вода" система за планиране и оптимизация на ресурсите

Васил Тренев става част от изпълнителното ръководство на "Софийска вода" през 2017 г., а през 2018 заема длъжността изпълнителен директор и член на директорския борд на компанията. Преди "Софийска вода" той е заместник изпълнителен директор на "Топлофикация София". Васил Тренев приема предизвикателството да работи в комуналния бизнес след дългогодишен управленски опит в банковия сектор като член на УС и изпълнителен директор на Общинска банка. Той има инженерно образование, което също му помага в позицията, която заема сега. Висшето си образование получава в Техническия университет в София, след което завършва магистратура по счетоводство и контрол.

СОФИЙСКА ВОДА АД, част от "Веолия," обслужва територията на Столичната община - икономически и административен център на България. Населението, на което компанията предоставя услуги, надхвърля 1.4 млн. души.

Основна задача на дружеството е да предоставя висококачествени услуги на клиентите си и едновременно с това да поддържа, експлоатира и развива ВиК системата на София съгласно най-добрите инженерни практики с грижа за околната среда и ресурсите. Затова СОФИЙСКА ВОДА АД непрекъснато инвестира в съвременни решения в полза на града и жителите му и осигурява:

  • Висококачествена водоснабдителна услуга по стандартите на ЕС;
  • Стабилно и сигурно водоснабдяване на София;
  • Гарантирано качество на питейната вода;
  • Високоразвита водоснабдителна инфраструктура;
  • Опазване на природните ресурси и затваряне на производствения цикъл в кръгова икономика.

Бизнес предизвикателства

Основните предизвикателства пред компанията са очакванията на клиентите, съчетани със стремежа да отговори на динамиката на съвремието и на непрекъснатата необходимост от поддържане на ВиК системата, която съществува повече от 100 години. Друго предизвикателство е необходимостта от изграждане на единна система за цялостно управление на бизнес процесите в дружеството, която да подпомага автоматизирането и оптимизирането на ежедневната дейност на служителите. Системата трябва да помогне на предприятието да се справи с конкретните предизвикателства в своята сфера на дейност, а именно предлагане на висококачествена услуга по водоснабдяване, канализация и пречистване на водата и опазване околната среда и ресурсите.

Основна цел на проекта е внедряване на доказана ERP система, която да може да осигури:

  • Подобряване на финансовото планиране и бюджетиране;
  • Разширяване на контрола и прозрачността на данните;
  • Намаляване на финансовия риск и автоматизация на плащанията;
  • Оптимизация на снабдяването и складовите наличности;
  • Увеличение на оперативната ефективност и използването на активите;
  • Оптимизация и надграждане на съществуващата система за отчети;
  • Ефективно управление на инвестиционната политика на предприятието;
  • Подобряване на управлението на проекти и подпомагане на ефективността на служителите.

ИТ решение

Цялостното ERP решение на SAP SE - S/4HANA и BW/4HANA, което внедрихме с помощта на СТЕМО ООД, покрива следните функционалности:
  • Снабдяване и материално стопанство - обхванат е целият процес по заявяване на доставки - от избора на доставчик, през сключване на договора и неговото изпълнение. Гордеем се с напълно автоматизираната и изцяло електронна система на одобрение на заявките и поръчките за покупки съгласно вътрешната ни схема за правомощия, коментират от "Софийска вода".
  • Движенията във всичките ни складове са обхванати в системата и се регистрират в реално време. Отчетени са спецификите на материалите и консумативите, с които работим, обяснява Васил Тренев. Оптимизираме складовите си наличности, като използваме изготвените от системата предложения за заявки за материали, в т.ч. за обслужване на аварии и поддръжка.
  • Управление на проекти и програми - обхваната е изцяло инвестиционната програма на предприятието, нейното планиране, бюджетиране и изпълнение. Наблюдават се и се контролират всички разходи по инвестициите. При приключване на инвестицията стойността й автоматично се капитализира по дълготрайни активи. Активно използваме възможностите за изготвяне на бюджетни прогнози по проекти, като сме намалили значително времето за изготвянето им.
  • Финансово счетоводство, ДМА и контролинг - постигнахме значителна автоматизация на счетоводния процес и реализирахме интеграция с внедрената в предприятието IS U система за обслужване на абонатите и фактуриране на потреблението им на вода и двупосочна интеграция със софтуерите на обслужващите ни банки за отразяване на плащанията от клиенти и нашите задължения към доставчици. Подобрихме времето за изготвяне както на изискуемите от законодателството отчети, така и вътрешните ни отчети и тези към "Веолия".

Новата система спомогна за повишен контрол при изразходването на средства от отделите в предприятието. Системата не позволява заявяване на доставки при изчерпан бюджет. Всеки ръководител на отдел има достъп до справка за изразходвания и оставащ му бюджет по отделни видове разходи и може по-добре да го управлява.

  • Регулаторно счетоводство - въведохме правила за съответствие между нашите счетоводни сметки и тези, посочени от регулатора, както и други правила за автоматично определяне на вида услуга на база въведените счетоводни данни. Избирайки този подход, както и възможността на избраната от нас S/4 система за водене на паралелен регулаторен журнал, успяхме с едно въвеждане на документите да обезпечим репортинга, изискван от регулатора. Тази иновация ще намали времето за изготвяне и трудоемкостта на справките за ЕСРО.
  • BW репортинг на данни от SAP IS U системата - оптимизирахме и реорганизирахме досега съществуващия BW репортинг с новия продукт на SAP SE BW/4HANA. Новата технология ни даде възможност да ускорим изготвянето на справките и да намалим времето за вземане на управленски решения.
  • Интеграции с внедрена в "Софийска вода" външна система за обслужване на аварии и ремонти - изградихме стандартизирани интерфейси за връзка с внедрената в предприятието система "Пегас" за обслужване на аварии и поддръжка. Така в реално време получаваме информация за възникналите аварии и вложените по тях разходи за материали и труд. Разпределяме и допълнителни разходи за транспорт и инспекции. Вече имаме пълната себестойност на всеки ремонт и автоматично изготвяме изискваните от регулатора работни карти.

Решението е изградено върху следните основни елементи:

  • Наета инфраструктура в център за данни;
  • Софтуерно решение - SAP S/4HANA, BW/4HANA.
  • В системата ежедневно работят над 220 потребители, които въвеждат данни, одобряват заявки и поръчки, контролират изпълнението на договори, изготвят бюджети и справки.

Как се променят бизнес процесите в организацията след реализирането на проекта?

  • Прозрачност на процесите по снабдяване - възможност за анализ на вложените от "Софийска вода" средства за закупуване на стоки и услуги, изчисление на стандартни за снабдяването ключови показатели.
  • Намаляване на разходите - чрез повишение на качеството на данните (изграждане на номенклатури, валидация на данните, позоваване на въведени източници), оптимизиране на потока от данни (между снабдяване и поддръжка, между снабдяване и инвестиционни проекти, между снабдяване и финанси), видимост в реално време на складовите наличности, минимализиране на времето за справки.
  • Единна точка за мониторинг и управление на проектите - намалява сложността на задачата за контрол на инвестициите и за изчисление на възвращаемостта на инвестицията.
  • Пълнота на обхващане на процеса - пълна проследимост на инвестицията и придобитите от нея активи с тяхната амортизация, остатъчна стойност, увеличения на стойността и ако е необходимо, оперативните разходи за поддръжката им. Подобрено качество на анализ за необходимостта от инвестиции в активите.
  • Финансова прозрачност и контрол - всички първични данни и разпределения са в системата, достъп на собственика на бизнес процеса до данните за анализ и контрол.
  • Ускорен процес по приключване - чрез използване на инструментите на системата за разпределение и контрол на разходите.
  • Консистентност на счетоводната, управленската и регулаторната информация - еднократно въвеждане на данните в единна система и използването им за различни отчети - счетоводни, управленски, регулаторни и др.

Ефект от ИТ решението

Въведеното решение увеличава ефективността и скоростта на процеса по снабдяване - стандартна интеграция на процесите на снабдяване с останалите функционалности на системата и по-бързо обслужване на процесите по доставка, складиране и плащане.
Осигурява се прозрачност и ефективност на репортинга в проекти и програми - всички данни за инвестицията са в системата в реално време, дължащо се на интеграцията между функционалностите.

Ефективността във финансовото направление е основа за оптимизация в останалите направления.

Потенциал и планове за развитие

Избраното решение ни дава възможност да надграждаме вече внедрената система с нови функционалности. В процес сме на разширение на системата с внедряване на DMS система и със система за оценка на състоянието и риска на наземните съоръжения, които експлоатираме. Планираме и следващи стъпки в областта на БЗР и управление на персонала, добавя Васил Тренев.

ПРЕДСТАВЯНЕ НА ИТ ПРОЕКТА

  • ИМЕ НА ПРОЕКТА: "Внедряване и гаранционна поддръжка на информационна система за планиране, управление и оптимизация на ресурсите в "СОФИЙСКА ВОДА" АД
  • ВЪЗЛОЖИТЕЛ: "СОФИЙСКА ВОДА" АД
  • ИЗПЪЛНИТЕЛ: "СТЕМО" ООД
  • ЛОКАЦИИ: СОФИЯ
  • СТАРТИРАНЕ/ПРИКЛЮЧВАНЕ НА ПРОЕКТА: 29.10.2019 - 28.10.2021
  • БЮДЖЕТ НА ПРОЕКТА: 2.5 млн. лв.
  • ИНДУСТРИЯ: Доставка на питейна, отвеждане и пречистване на отпадъчни води.

Още от Капитал