С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
13 ное 2016, 12:00, 11049 прочитания

Compliant ли са вашите служители?

Мениджърите и персоналът трябва да следват приложимите закони и вътрешноорганизационните правила

  • LinkedIn
  • Twitter
  • Email
  • Качествената журналистика е въпрос на принципи, професионализъм, но и средства. Ако искате да подкрепите стандартите на "Капитал", може да го направите тук. Благодарим.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg
Особено важен за един работодател е подборът на кандидати за ключови постове с безупречно минало.
В общественото пространство все по-често се споменава думата compliance. Тъй като липсва просто и кратко обяснение на английския термин, всеки натоварва това понятие със свое разбиране, най-вече според сектора, в който практикува. От нашата практика можем да кажем, че compliance е многопластово и многосекторно понятие, а опитът ни да го дефинираме по кратък и ясен начин е: законосъобразно и вътрешнокорпоративно адекватно поведение на служителите на едно дружество, както и на самото дружество.

За
compliance може да става въпрос освен в отделните сектори на бизнеса, така и в най-различни вътрешноорганизационни аспекти, като например – правила за избор и комуникация с бизнес партньори, правила за действия по веригата на доставки, правила за одобрение на отделни търговски сделки. С разрастването на бизнеса на един търговец се увеличава и необходимостта от такива вътрешноорганизационни правила, обикновено систематизирани в специален вътрешен наръчник (compliance guidelines). В големите предприятия се създават и самостоятелни отдели, които да следят за прилагането и усъвършенстването на тези правила.


За да бъде едно предприятие compliant, e необходимо и неговите служители да сa compliant – да следват приложимите закони, както и вътрешноорганизационните правила. Затова особено важен е процесът по предварително проучване на кандидатите за работа (най-вече за мениджърски позиции) преди назначаването им, както и потенциалните вътрешни разследвания на злоупотреби от тяхна страна. Същевременно, както самите предварителни проучвания, така и вътрешните разследвания не бива да преминават определени граници, за да не се превърнат на свой ред в противоправни или неетични действия.

Предварителните проучвания и техните граници

Особено важен за един работодател е подборът на кандидати за ключови постове с безупречно минало, за които може да се очаква, че биха спазвали всички приложими правила и не биха излагали умишлено на риск репутацията или финансовото състояние на предприятието. Обикновено предварителните проучвания имат за цел да потвърдят предоставената информация в документите на кандидата, както и да набавят допълнителна информация относно репутация, социален статус, контакти.



Но докъде може да стигне това допълнително проучване на личността и професионалния опит на кандидатите за работа? На първо място, трябва да се вземат предвид ограниченията, налагани от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Работодателят може да събира лични данни за кандидата само доколкото видът на събраните лични данни е съотносим, свързан със и ненадхвърлящ целта на обработване – т.е. наемането на кандидата на определена позиция. Служителят трябва да е наясно и да е дал съгласие с провеждането на това предварително проучване (препоръчително в писмена форма). Докато информация, която е публично достъпна както в социалните мрежи Linkedin и Twitter или онлайн издания на печатни издания, може законно да бъде събирана и обработвана, не така просто стои въпросът с Facebook. В случай че кандидатът е пожелал да защити информацията, публикувана в тази социална мрежа, като приложи рестриктивно ниво на настройки, работодателят не може законно да я събира. Работодателят трябва задължително да се съобрази и със забраната за обработване на лични данни, които разкриват например расов или етнически произход, религиозни или политически убеждения; както и данни за здравето или сексуалния живот. Незабавно след като вземе решението си да не назначи даден кандидат на работа, работодателят е длъжен да унищожи събраните лични данни, освен ако кандидатът не е дал изрично съгласие тези данни да останат за определен по-дълъг период от време и да бъдат обработвани за следващи процедури по подбор.


Вътрешни разследвания

Още по-деликатен проблем е провеждането на вътрешни разследвания от страна на работодателя при подозрения за злоупотреби. Вътрешнофирмените разследвания са сложен процес, конфронтиращ работодателите с множество измерения: от обработване на съответния сигнал за злоупотреба, през вземането на решение за започване на разследване и съгласуването му на управленско ниво, планиране на разследването до самото му провеждане с оглед ефективното изясняване на ситуацията, както и администриране на евентуалните финансови и имиджови последици. Правилното интегриране на служителите в този сложен процес е неотменна предпоставка за провеждането на едно ефективно и същевременно compliant вътрешнофирмено разследване.

Ролята на служителите при разкриване на злоупотреби

Един от най-важните ресурси, с които работодателят разполага за разкриване на вътрешнофирмени злоупотреби, са именно служителите, тъй като те се намират непосредствено в работната среда и имат познанията за нея. Ключово значение имат и познанията на служителите за мрежата от доставчици и външни консултанти, с които предприятието работи. Ето защо анализ на ситуацията през погледа на служителя би спомогнал за изграждането на вътрешнофирмени политики, мотивиращи служителите да се превърнат в коректив на злоупотребите. От една страна, един compliant служител, следва да сигнализира за установени от него нарушения. От друга страна, сигнализирането на злоупотреби може да изправи служителя пред опасност от загуба на работното място или превръщането му в обект за "разчистване на сметки".

Разработването на т.нар. система
whistleblowing е един от инструментите, с които компаниите могат да потърсят решение. Под понятието whistleblowing, произлизащо от английската практика, се има предвид добросъвестното подаване на сигнал за злоупотреба. Подобни системи са вече познати и на българските фирми. Тяхната цел е да осигурят конфиденциално, сигурно и надлежно боравене с личните данни на служителя, подал съответния сигнал, както и със самия сигнал. Whistleblowing системите могат да бъдат обособени като вътрешнофирмени звена или изнесени към външни консултанти. В България няма специална законова рамка за случаите на whistleblowing. Въпреки това изграждането и поддържането на специални whistleblowing системи следва да съблюдава най-вече ЗЗЛД. За да е налице законосъобразно обработване на лични данни чрез използване на whistleblowing системите, следва да е налице поне едно от изчерпателно изброените в закона и дадени алтернативно условия за допустимост на обработването (например наличие на съгласие на лицето, за което се отнасят данните, и др.), спазвайки установените в ЗЗЛД принципи за законосъобразност, пропорционалност и целесъобразност на тяхната обработка. Надлежното въвеждане и експлоатация на whistleblowing системи показват, че отговорът на въпроса дали вашите служители са compliant зависи и от отговора на въпроса дали са налице вътрешнофирмените условия, предразполагащи към compliance на служителите.

Предели на вътрешнофирмените проучвания

Спорно е доколко работодателят може правомерно да задължи служителите да участват и да предоставят информация при провеждане на вътрешни разследвания. В Германия например съдебната практика приема, че служителите са длъжни да предоставят информация от тяхната компетентност дори когато информацията има разобличаващ за служителя характер. Поради липсата на подобна съдебна практика в България, както и на изрично законодателство в тази област работодателите биха поели по един доста несигурен път, ако въведат такова задължение в трудовата характеристика на служителите си или в правилника за вътрешния ред.

Класическа практика при вътрешните разследвания е разпитът на служители. Наред с това развитието на технологичния прогрес изкушава работодателите да използват алтернативни методи като "детектор на лъжата", за да си отговорят на въпроса дали техните служители са compliant. Служителите могат да бъдат подложени на детектор на лъжата само въз основа на тяхното изрично писмено информирано съгласие.

При вътрешните разследвания често се прибягва и до проучване на електронната кореспонденция на служителите. Следва да се вземе в предвид, че личната електронна комуникация (имейл, чат, sms) е неприкосновена, доколкото със съдебно решение не е постановено противното. Същевременно работодателят има право да чете служебни имейли без разрешение на служителите.

Въпросът дали вашите служители са compliant има две страни - предварителният подбор на служители и последващата им роля в процесите за установяване на злоупотреби. Не бива да се забравя, че служителите могат да бъдат доверен партньор както в предотвратяването на неправомерни практики, така и в тяхното доказване. За изграждането на подобно доверие би спомогнало въвеждането на ясни политики с разписани правила какво се изисква от служителите и какви възможности им предлага конкретната работна среда.

Compliance е многопластово и многосекторно понятие и, накратко казано, е: законосъобразно и вътрешнокорпоративно адекватно поведение на служителите на едно дружество, както и на самото дружество.
  • Facebook
  • Twitter
  • Зарче
  • Email
  • Ако този материал Ви е харесал или желаете да изразите съпричастност с конкретната тема или кауза, можете да ни подкрепите с малко финансово дарение.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg

31 октомври 2019
София Ивент Център

Конференция HR & Leadership Forum 2019


Кои са ключовите тенденции, които ще трансформират работата на бъдещето?
Включете се във форума на Капитал, за да разберете повече за възможностите от използването на новите технологии на работното място и начините хората да останат ценни в технологичната ера. Ще проследим какви качества ще трябва да притежават на лидерите от бъдещето и кои ще са търсените умения при наемане на служители.

Сред лекторите на събитието ще бъдат:


  • Даниел Съскинд, Balliol College, University of Oxford
  • Джои Прайс, Jumpstart
  • Судир Сасийдаран, LEGO Workplace Design

Конференция HR & Leadership Forum 2019 Запазете билет

Прочетете и това

Черен петък за директния маркетинг след GDPR Черен петък за директния маркетинг след GDPR

Как регламентът за защита на личните данни промени правилата в дигиталната реклама

19 ное 2018, 5180 прочитания

Търговската тайна - вече защитена в закон Търговската тайна - вече защитена в закон

Европейска директива е причината за новия български проектозакон. Стоки, предмет на нарушение, могат да бъдат изтеглени от пазара, пише в проекта

27 сеп 2018, 5210 прочитания

24 часа 7 дни
 
Капитал

Абонирайте се и получавате повече

Капитал
  • Допълнителни издания
  • Остъпки за участие в събития
  • Ваучер за реклама
Още от "Външни анализи" Затваряне
Как се структурира и приватизира ядрена централа в либерализиран електроенергиен пазар

Частен инвеститор няма да вложи пари в проект за нова АЕЦ в либерализирана среда без дългосрочна сигурност за минималната цена на изкупуването на електроенергията и държавна гаранция за проекта

Още от Капитал
Новите инженери на "Бош"

Германската група направи инженеринг център в София, който разработва технологии за автомобилната индустрия

Да сготвиш Боби Михайлов

Как расистките изстъпления на агитките, които властта използва за собствена употреба, свалиха президента на БФС и отекнаха по света

Решения за софийските проблеми

Какво предлагат кандидатите за кметския пост по ключови за града въпроси

Германия си иска парите

Започва сагата с приемането на бюджета на ЕС за периода 2021 - 2027

Kалендар и домашно кино

По-интересните събития от уикенда и седмицата

Книга: Олга Токарчук - "Бегуни"

Една от ключовите книги на полската писателка, която получи Нобелова награда за литература

X Остават ви 0 свободни статии
0 / 10