За еволюцията на една бележка
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

За еволюцията на една бележка

Рано или късно служебната бележка ще бъде все повече електронно заявление и все по-малко свещен къс хартия, а това отваря нови бизнес възможности за технологичните компании.

За еволюцията на една бележка

Няма законова пречка тя да се генерира от автоматизирана система и да бъде подписана с електронен подпис

Рано или късно служебната бележка ще бъде все повече електронно заявление и все по-малко свещен къс хартия, а това отваря нови бизнес възможности за технологичните компании.

© Красимир Юскеселиев


Действащото законодателство не позволява електронно съхранение на трудовите досиета, в т.ч. служебните бележки.

Доколкото преди известно време беше модерно да ползваш софтуерни продукти за различните дейности по вътрешния документооборот, то това вече се превърна в необходимост от първостепенно значение сред повечето компании.

Открай време е ясно, че технологиите изпреварват законите, които ги регулират. Въпреки това не пречи да се търсят начини за постигане на хармония между нормативната уредба и продуктите, които ИТ сферата постоянно предлага на бизнеса.

Напоследък се налагат всякакви възможни начини за автоматично генериране на документи и последващото им съхранение. При компаниите с голям брой служители все повече се автоматизират процесите по документирането на трудовите правоотношения. Един от най-често срещаните в тази връзка документи е може би служебната бележка. Да, онази служебна бележка съгласно чл. 45 от Закона за данъците върху доходите на физическите лица (ЗДДФЛ), която всеки работодател е длъжен да издава: при поискване от лицето, за което се отнася (безброй са случаите на такава необходимост – записване на дете в детско заведение или училище, доказване на доход, кандидатстване за кредит – и прочее); или при прекратяване на всяко трудово правоотношение.

Логичният въпрос

Ето как стигаме до логичния въпрос: допустимо ли е автоматично генериране на една служебна бележка от специално разработен софтуер, подписана с електронен подпис на работодателя, и възможно ли е последващо съхранение на служебните бележки в електронен вид?

На тези въпроси се оказва, че няма еднозначен отговор.

По повод подобно запитване към Националната агенция за приходите (НАП), свързано с възможността при издаването от работодателя на служебна бележка по чл. 45, ал. 1 и ал. 2, т. 4 от ЗДДФЛ в поле "Работодател/представляващ (подпис и печат)" подписът да бъде заменен с цифров идентификатор, разпознаващ съставителя на служебната бележка, НАП дава отрицателен отговор. В свое становище с изх. № М-94-Т-257/16.06.2016 г. НАП изхожда от тезата, че по силата на чл. 6, ал. 4 от Закона за счетоводството (ЗС) при съставяне чрез автоматични устройства или системи на счетоводен документ, който засяга само дейността на предприятието, подписът на съставителя може да се замени с цифров или с друг идентификатор, еднозначно разпознаващ и определящ съставителя на счетоводния документ. Според НАП от гледна точка на това, че служебната бележка не засяга само дейността на предприятието и на база това, че служебната бележка се представя пред органите на НАП в определени случаи, подписът на съставителя не може да бъде заменян с цифров или с друг идентификатор. Т.е. НАП схваща автоматизираната верификация на служебно генерирани документи като строго ограничена до вътрешните нужди на съответното предприятие. Наистина подобно стеснително тълкуване е в ярък контраст с все по-дигиталната реалност, която ни заобикаля, но нека проследим доколко то има и законова опора.

Каква е правната природа на служебната бележка и на какви правни норми се подчинява

На първо място, считам, че служебните бележки по чл. 45 от ЗДДФЛ не трябва да се третират като счетоводни документи (насочени, изцяло или не, към дейността на предприятието) и уреждани от ЗС (в сила от 01.01.2017 г.), а като документи с удостоверителен характер във връзка с вече възникнало трудово правоотношение. Поради това разпоредбите на ЗС не следва да се прилагат относно създаването, верификацията, съхраняването и прочее други въпроси, касаещи служебната бележка, която често бива бъркана със счетоводен документ (тъй като по традиция тя се изготвя от счетоводител, освен в големите предприятия с развита HR/ТРЗ култура и достатъчен специализиран персонал).

Ако приемем, че служебната бележка не е счетоводен документ и я извадим от спецификата на Закона за счетоводството, то в такъв случай следва да се обърнем към регламентацията за издаване и верификация на електронни документи.

Изискванията за съставяне на електронен документ са уредени със Закона за електронния документ и електронния подпис (ЗЕДЕП), който предвижда, че същите задоволяват изискването за писмена форма. А съгласно Гражданския процесуален кодекс (ГПК) електронният документ има същата правна сила като хартиения документ в разпечатания си вид.

Няма законова пречка служебната бележка да се генерира от автоматизирана система и да бъде подписана с електронен подпис. Разбира се, служебните бележки са по утвърден образец от министъра на финансите и съдържат определени реквизити, които са задължителни. Те включват подпис и мокър печат на работодателя, които могат да се заменят с електронния подпис съгласно ЗЕДЕП. И все пак, за да позволим на оборота да се ползва от новите технологии, съкращавайки административни разходи, време и човешки труд, необходимо е практиката на НАП да се промени в същата посока и те да приемат служебни бележки, създадени и подписани с електронен подпис.

A съхранение на електронен носител?

Като документ с удостоверителен характер във връзка с вече възникналото трудово правоотношение за съхранението на служебната бележка следва да се прилагат разпоредбите на чл. 128б от Кодекса на труда (КТ). Действащото в момента законодателство не позволява електронно съхранение на трудовите досиета, в т.ч. служебните бележки, поради което те трябва да се съхраняват на хартиен носител (разпечатка на електронен документ удовлетворява това изискване). Наред с останалата документация, която работодателят е длъжен да пази на хартия за големи периоди от време, оказва се, че и служебните бележки трябва да бъдат пазени на хартиен носител, което отново връща служебната бележка в началото на технологичната й еволюция.

И все пак

На 02.12.2016 г. в Народното събрание е внесен законопроект за изменение и допълнение на КТ, според който част от документите по трудовите досиета могат да бъдат създавани и съхранявани като електронни документи. Ако промените все пак бъдат приети от парламента, то кои точно документи ще се обхванат от законовата разпоредба, както и какви ще бъдат изискванията за създаването и съхраняването им ще се определи допълнително с акт на Министерския съвет. А дали служебната бележка ще е сред тези документи е въпрос, който остава в ръцете на законодателя. Със сигурност рано или късно служебната бележка ще бъде все повече електронно заявление и все по-малко свещен къс хартия: а това отваря нови бизнес възможности за технологичните компании, предлагащи дигитално пространство и изнесени дейности по обработка и съхранение на данни.

Тази статия не представлява правно становище или правен съвет, свързан с конкретна ситуация или субект. За повече информация по засегнатите по-горе въпроси можете да се обърнете към автора на е-mail: karaivanova@tmlawoffice.bg

Действащото законодателство не позволява електронно съхранение на трудовите досиета, в т.ч. служебните бележки.

Доколкото преди известно време беше модерно да ползваш софтуерни продукти за различните дейности по вътрешния документооборот, то това вече се превърна в необходимост от първостепенно значение сред повечето компании.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове

0 коментара

Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход

Още от Капитал

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. OK