Електронно трудово досие
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

Електронно трудово досие

Електронно трудово досие

Или какво на практика означава електронно подписване с КЕП и електронно връчване на документи и съхранение

Това е маркетинг публикация. Отговорността за нейното съдържание носи рекламодателят и то отговаря на правилата за нейтив пакети.
2488 прочитания

В началото на 2020 година започнахме разработването на система за Електронно управление на трудови досиета, защото вярваме, че бъдещето е в дигитализацията в нашата сфера, както и че пазарът в България скоро ще е готов за това решение. Работейки с едни от най-големите работодатели в страната, които са част от международни групи, виждахме необходимостта от подобна услуга, както и техния интерес и готовност за внедряване на Digital HR Administration.

Въпреки че в страната има нормативна база, уреждаща темата за създаване и съхранение на електронни документи в трудовото досие вече повече от две години, на пазара липсваше такова решение, както и практика. Притеснението на фирмите идва най-вече от това дали държавните институции ще приемат електронно подписани документи.

Ситуацията с коронавируса от пролетта на тази година постави остро темата пред работодателите: Как да организираме процесите по администрирането на трудовите правоотношения изцяло електронно, законно и сигурно.

В това отношение процесът на управление на човешките ресурси е доста предизвикателен, изискващ лично подписване на хартиени документи, куриери, сложна логистика с хора на различни места и сериозно забавяне във времето.

Защо според вас е време за оптимизация и дигитализация в HR администрацията?

Решението ни за електронно управление на трудови досиета беше посрещнато с голям интерес от клиентите, тъй като значително улеснява процеса на подписване на всякакви документи между работодател и служител, независимо от времето и мястото.

Sb Digital HR Administration включва целия процес от изготвяне на трудовата документация, подписването й с квалифициран електронен подпис (КЕП), електронното връчване и съхранение. Решението се осъществява посредством корпоративната ни платформа Webtools в интеграция с Евротръст като доставчик на квалифицирани електронни услуги. Създадените и подписани по този начин документи имат доказателствената сила на саморъчно подписаните такива.

Какви са стъпките за имплементиране на електронното трудово досие?

Първоначалната стъпка е всички служители да получат своя безплатен квалифициран електронен подпис. Процесът е изключително лесен, може да го направите по всяко време от дивана вкъщи, като са необходими само смартфон и лична карта.

Веднъж издаден, подписването на документи с КЕП е бързо и лесно - получавате известие на телефона, че имате документ за подписване, отваряте, прочитате и с един клик го подписвате.

Какви са разходите по имплементиране на DIGITAL HR ADMINISTRATION?

Както изваждането на КЕП, така и подписването на документи е абсолютно безплатно за служителите, като разходите се поемат от работодателя.

В тази икономическа ситуация разбираме, че бюджетите на всички са под строг контрол и всъщност това решение дава възможност за оптимизиране на разходите, защото месечният разход е в пъти по-малък от разходите за хартия, печат и доставки с куриер. Тук въобще не коментирам допълнителните ползи от оптимизирането на процеси и време, повишеното клиентско изживяване за служителите и тяхната удовлетвореност.

Савина Динева е мениджър "Бизнес развитие" в Sb Accounting & Consulting, водеща компания в бизнес аутсорсинг индустрията в България. Фирмата е насочена към автоматизиране и дигитализиране на процесите в областта на Payroll, HR Administration, счетоводството и финансовия мениджмънт.

Фирмата е семейна с повече от 30-годишна история, през които се е доказала и спечелила доверието на световно доказани партньори. Бизнес философията им се базира на симбиозата от иновативни технологии, личен подход към клиента и персонализиране на решенията, професионализъм и експертност.

В началото на 2020 година започнахме разработването на система за Електронно управление на трудови досиета, защото вярваме, че бъдещето е в дигитализацията в нашата сфера, както и че пазарът в България скоро ще е готов за това решение. Работейки с едни от най-големите работодатели в страната, които са част от международни групи, виждахме необходимостта от подобна услуга, както и техния интерес и готовност за внедряване на Digital HR Administration.

Въпреки че в страната има нормативна база, уреждаща темата за създаване и съхранение на електронни документи в трудовото досие вече повече от две години, на пазара липсваше такова решение, както и практика. Притеснението на фирмите идва най-вече от това дали държавните институции ще приемат електронно подписани документи.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове
С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. OK