Електронно трудово досие

Или какво на практика означава електронно подписване с КЕП и електронно връчване на документи и съхранение

Електронно трудово досие
Електронно трудово досие

В началото на 2020 година започнахме разработването на система за Електронно управление на трудови досиета, защото вярваме, че бъдещето е в дигитализацията в нашата сфера, както и че пазарът в България скоро ще е готов за това решение. Работейки с едни от най-големите работодатели в страната, които са част от международни групи, виждахме необходимостта от подобна услуга, както и техния интерес и готовност за внедряване на Digital HR Administration.

Въпреки че в страната има нормативна база, уреждаща темата за създаване и съхранение на електронни документи в трудовото досие вече повече от две години, на пазара липсваше такова решение, както и практика. Притеснението на фирмите идва най-вече от това дали държавните институции ще приемат електронно подписани документи.

Ситуацията с коронавируса от пролетта на тази година постави остро темата пред работодателите: Как да организираме процесите по администрирането на трудовите правоотношения изцяло електронно, законно и сигурно.

В това отношение процесът на управление на човешките ресурси е доста предизвикателен, изискващ лично подписване на хартиени документи, куриери, сложна логистика с хора на различни места и сериозно забавяне във времето.

Защо според вас е време за оптимизация и дигитализация в HR администрацията?

Решението ни за електронно управление на трудови досиета беше посрещнато с голям интерес от клиентите, тъй като значително улеснява процеса на подписване на всякакви документи между работодател и служител, независимо от времето и мястото.

Sb Digital HR Administration включва целия процес от изготвяне на трудовата документация, подписването й с квалифициран електронен подпис (КЕП), електронното връчване и съхранение. Решението се осъществява посредством корпоративната ни платформа Webtools в интеграция с Евротръст като доставчик на квалифицирани електронни услуги. Създадените и подписани по този начин документи имат доказателствената сила на саморъчно подписаните такива.

Какви са стъпките за имплементиране на електронното трудово досие?

Първоначалната стъпка е всички служители да получат своя безплатен квалифициран електронен подпис. Процесът е изключително лесен, може да го направите по всяко време от дивана вкъщи, като са необходими само смартфон и лична карта.

Веднъж издаден, подписването на документи с КЕП е бързо и лесно - получавате известие на телефона, че имате документ за подписване, отваряте, прочитате и с един клик го подписвате.

Какви са разходите по имплементиране наDIGITAL HR ADMINISTRATION?

Както изваждането на КЕП, така и подписването на документи е абсолютно безплатно за служителите, като разходите се поемат от работодателя.

В тази икономическа ситуация разбираме, че бюджетите на всички са под строг контрол и всъщност това решение дава възможност за оптимизиране на разходите, защото месечният разход е в пъти по-малък от разходите за хартия, печат и доставки с куриер. Тук въобще не коментирам допълнителните ползи от оптимизирането на процеси и време, повишеното клиентско изживяване за служителите и тяхната удовлетвореност.

Савина Динева е мениджър "Бизнес развитие" в Sb Accounting & Consulting, водеща компания в бизнес аутсорсинг индустрията в България. Фирмата е насочена към автоматизиране и дигитализиране на процесите в областта на Payroll, HR Administration, счетоводството и финансовия мениджмънт.

Фирмата е семейна с повече от 30-годишна история, през които се е доказала и спечелила доверието на световно доказани партньори. Бизнес философията им се базира на симбиозата от иновативни технологии, личен подход към клиента и персонализиране на решенията, професионализъм и експертност.