Заети до доказване на противното

Илюстрация Увеличаване Автор: Инна Павлова Смаляване

"Не вдигам глава от компютъра, докато разговарям с човек на живо, но винаги се извинявам за това. Ходя с отворен компютър по улицата и говоря по телефона, редактирам нещо, докато гледам филм. Не обичам да казвам, че съм много заета, но обикновено си личи. В моята работа всички графици и планове са относителни, защото понякога зависи от терористи, бедствия и аварии. Положението е 24/7", казва главната редакторка на "Дневник.бг" Велислава Попова.

Без съмнение многото задачи й пречат, когато ограничават свободата й да направи или преживее нещо друго, трябва да свърши чуждите задължения и се занимава с пипкава организационна, но неизбежна работа. Понякога 39-годишната редакторка работи през целия уикенд, но ако онова, с което е ангажирана, й харесва – не й пречи. Велислава е потопена в работата си с дългогодишно удоволствие и любопитство, но отскоро започва да се упражнява в увеличаване на свободното си време и в дисциплиниране да излиза на обяд по-често.

Експертът Жулиен Гордън обръща внимание да се направи разлика между работохолика и ефективния служител. Първият иска да изглежда по-важен, а вторият иска да отхвърли важната работа. Служителите с добро представяне знаят стойността си, а работохолиците позволяват на другите да я определят. Служителите, постигащи високи резултати, дават 100% усилия в точното време, а работохолиците – 110% усилия през цялото време. Работохолиците са заети, а ефективните изпълнители правят бизнес.

Всеки от нас неминуемо се отрупва със задължения и също толкова често използва репликата "много съм зает" в отговор на въпроса как е. Бързаме, изнервени сме, нямаме достатъчно време нито за задачите си, нито за близките си. Според гуруто на световното движение Slow Life – канадския автор и лектор Карл Оноре, съвременното общество гледа на миговете от деня като на надпревара с часовника, като финиш-линия, която никога не може да се достигне. Тази култура на надбягването краде от нашето здраве, хранене, взаимоотношения, затова е нужно е да се "забавим". И ако досега в света на бизнеса имаше упорито табу срещу т.нар. бавни идеи, традиционно асоциирани с мързел и липса на производителност, според Оноре настроенията се променят. Компаниите започват да осъзнават, че ефектът на прекаленото бързане е обратен – води до повече грешки и "прегорели" служители. Цялата концепция около заетостта постепенно започва да се преразглежда, защото зад фразата "Аз съм много зает" всъщност стоят и други причини.

Абонирайте се за Капитал

Четете неограничено и подкрепяте усилията ни да пишем по важните теми

Колко е важно да бъдеш зает

Да го кажем направо – в света, в който живеем, да си много зает означава, че си успешен. Това е знак, че са ви поверени задължения, с които може да се справите. Търсен и продуктивен сте, изобщо – ценен и значим, какъвто в крайна сметка е стремежът на човешкия живот. Без да е нещо неочаквано, изследване от края на миналата година на трио учени от Колумбийското бизнес училище, "Джорджтаун" и "Харвард" твърди, че заетостта, или просто липсата на свободно време, се е превърнала в символ на престиж, а не само необходимо условие да печелим повече. Оставянето по-дълго време в офиса не е обвързано с материални придобивки, а вече е синоним за човек, който притежава ценни характеристики и умения, каквито другите нямат. Изричайки "Аз съм зает", индиректното заявление е "Аз съм важен" или "Живея пълен, ангажиран живот".

"Характерно за човек е, че прибягва непрекъснато до властта в отношенията си с другите. Властта тук се дефинира като готовност да заставиш другия да прави неща, които той не би правил без твоята намеса. Психодинамичното обяснение защо заетият човек прибягва по-често до властта е, че той има нужда от свидетелства, че доминира над останалите. Това подхранва усещането, че усилията му се възнаграждават. Това е потребност, която всеки познава по себе си. И тук е рискът – лесно ставаш зависим от хубавите неща поради човешка ненаситност. В нашия случай това значи, че с повод и без повод започваш да казваш "Зает съм". д-р. Тома Томов, психоаналитик и професор в НБУ

Въпрос на избор

"Става дума за хората, които не се радват, когато ги търсите, и нервно казват колко са натоварени. Въпросът е: Говори ли тази реакция, че тези хора имат нещо общо помежду си, което ги поставя в една група? Може ли наистина отговорът да е, че техните умове са заети с бързото преобразяване на света, в който живеем, а ние даже не усещаме как им стоим на пътя и само се пречкаме – наивни и ненужни. Според психиатъра Тома Томов трансформацията на света в постмодерен (от модерен), която вече се води на българска територия, е знакът, под който тече животът на всички днес, но най-вече на заетите хора. "Всъщност свързването на който и да е живот с тази мисия на днешното време неизбежно прави този живот зает. От това, разбира се, не следва, че трябва да използваш заетостта си за извинение, че избягваш среща с някого." Истински заетите хора са в талвега на промяната от ХХІ век и плащат висока цена. Тя е твърде бързото вътрешно преобразяване. "Става дума за това как те напускат родово-географския си топос (момче/момиче от провинцията) и стават лица на постомодерното световно общество (експерт-консултанти). На практика тези хора сменят идентификацията, получена в семейството, с нова такава, придобита през професията и образованието. Постижението им е, че си осигуряват престижно социално включване без обвързаност с роднини и близки."



Според популярния консултант по човешки ресурси и стратег с 25-годишен опит Ед Болдуин всички ние губим скъпоценно време да впечатляваме останалите със натоварения си график. "Съвременната глупост е да си зает", твърди нашумялата му статия в www.linkedin.com. Глупост – защото натовареността ни кара да сме припрени през цялото време, увеличава недоглеждането, грешките по невнимание и води до пропуснати възможности, които после не можем да върнем, но най-вече защото чрез нея намираме извинения да не отговорим на обажданията на другите и да се срещнем с тях. За Болдуин истинските послания, което отправяме, са, че нашето време е по-важно от тяхното; че не сме много добри в определянето на приоритетите си; искаме да ни преценят по това колко сме отрупани със задължения, а не колко сме продуктивни, а съветът му е - "вместо да кажем "нямам време, защото има много работа", да го заменим с "за мен това не е приоритет".

Италианският икономист и социолог Вилфредо Парето, формулира правило, което остава в социологията под името "Закон за елита", или "Закон на Парето". Той твърди, че във всяко общество 20% от хората произвеждат 80% от ползите и печалбите, като в другия край на кривата 20% от хората създават 80% от проблемите и загубите. В микромащаб то гласи: "Във всяко начинание 20% от вкараните ресурси в проект допринасят за 80% от изходния резултат., т.е. 80% от резултатите ни идват от 20% от времето ни."

Силвия Трифонова, създател на инициативата Her Start Up (http://herstartup.today), няма проблем с разпределяне на задачите. Като майка на две деца със стартирал бизнес, тя твърди, че намира време за всичко, когато има желание или някакъв натрапчив порив. "Всичко е въпрос на приоритети. Опитвам се да не изглеждам много заета, както и да не звуча по този начин. Предпочитам да изглеждам като човек, намерил баланса за себе си. Да изглеждаш зает и да казваш, че си зает непрекъснато, не е еквивалентно на това да си продуктивен или креативен. Точно обратното е", твърди тя. Денят й минава различно. По-активна е в по-късните часове, затова и сутрините й рядко започват преди 7:30 ч. След като двете й деца са в детската градина, започва с работа, предимно на компютъра, разговори по телефона, а следобед отделя за срещи. Прибира децата от градината и късния следобед и вечерта е изцяло тяхна. Легнат ли да спят, тя отново работи поне час или два, защото най-добрите идеи й идват обикновено точно в този период и не иска да ги изпуска. Разказва, че в живота си е преминала през изтощение и вече добре познава признаците му, както и как да се предпази. "Нямам никакъв проблем да работя върху няколко проекта едновременно, даже изпитвам удоволствие. Обичам да съм заета, в движение и да комуникирам с много хора ежедневно. Правя го от дълги години. Задачите ми пречат, ако не виждам смисъл в тях, ако нямам свободата за взимане на решения, за даване на нови идеи и за тяхното осъществяване." От дълги години организира времето си в календар – както работното, така и личното. "Крайният срок е много силен мотиватор за действие, но предпочитам да организирам дейността си равномерно преди него, за да избегна стреса. Добра организация = по-малко стрес. До компютъра имам списък с важните за мен проекти за текущата година, както и за следващата. Постоянно ми идват нови идеи и за да успея да се концентрирам максимално върху проектите, върху които работя, често поглеждам този списък. Помага ми и да не поемам повече, отколкото мога."

Да си зает не означава, че си продуктивен

Често си мислим, че постигаме и имаме повече, когато извършваме няколко действия в един и същ момент – пишем имейл, търсим в интернет, говорим по различни канали и изпълняваме задълженията си, но всъщност мозъците ни не са физически способни на това. Forbes цитира изследване на Дейвид Майер, което показва, че превключването по средата на една задача към друга увеличава времето ни да завършим двете с 25%. Тоест т.нар. мултитаскинг ни забавя и повишава шансовете ни за грешки, защото разсейването и прекъсванията са лоши от гледна точка на способността ни да обработваме информацията. В мозъка си имаме вграден механизъм, който не ни позволява да се концентрираме върху две неща едновременно. Когато се опитваме да го направим, той губи способността си да ги изпълни успешно заради физиологични причини, доказани чрез ядрено-магнитен резонанс.

Ангел Каспарянов има няколко лични правила – например проверява имейлите си по един час сутрин и един час вечер. Денят му започва в 6:00 – 6:30 ч. в зависимост от това дали ще спортува. Ако го прави, отнема му около час и половина, после разхожда "нахалния" джак ръсел Йода, душ, гардероб, целувка за детето на година и половина и бързо към летището, където се намира офисът му – на мениджър в телевизия Bulgaria on Air. Оперативката в агенцията започва около 10:30 ч. и продължава около 30-40 минути, следват срещи до 13:00 – 14:00 ч. За обяд са отделени около 20 минути. Средно на ден има около шест–седем срещи с няколко различни екипа. Получава около 60 - 70 писма, като се опитва да отговори на поне 25-30 от тях. Работният ден приключва около 19:00-19:30 ч. и завършва с разходка на кучето, къпане на детето, вечеря и останалото лично време до един след полунощ, когато редува четене на книги с опресняване на чужд език, доработване на проекти, писане на нови музикални парчета, защото освен всичко Ангел е и певец и композитор.

Как се справя, така че да не се чувства свръхнатоварен? Никога не приема срещи, когато нещо може да се реши по имейл или телефон. "Не губя време да пиша дълги имейли, когато мога да стана и да отговоря вербално на метри от мен. Следя процесите непрекъснато, за да мога да предвидя максимално рано признаците на закъснение и да предприема мерки. Разчитам на екипите си. Когато няма на кого да делегирам определени части от процеси или цели проекти, защото и хората вече изнемогват и няма да успеят да влязат в срок, тогава разбирам, че нещата са станали нетърпими, а не просто са много." Има и още лични правила – на всеки 40 минути почива около 2-3 минути, гледайки новини, преглежда нюзфийда си, разглежда инстаграм или просто слуша по едно парче. Целта му е максимално концентрирано да се откъсне от работния процес. "Няма универсални съвети за ефективна работа освен нагласата за постоянство. Подходът, който ползвам, е оптимизиране на работата на екипите, като преразпределям задачи в зависимост от спешността и сложността им. Ако едно нещо може да се свърши за половин час, не го оставям, за да започна нещо по-времеемко, а първо се отървавам от малките проекти, за да освободя време за мащабните, в които всички трябва да се чувстват добре, а не напрегнати." И "странно – но не", не се възприема за зает човек.

Добра новина има. Вече никой не се впечатлява от фразата "Много съм зает". Напротив, светът се обръща към забавянето и преразглеждането на обичайните модели на съществуване и работен процес. И ако в САЩ статутът да си зает изглежда престижен и важен, в Европа човек, който има приятен начин на живот, се възприема като богат, защото може да си позволи да не работи. Вижте италианците.

КАК ДА СЕ СПРАВИМ съвети от блога на международната платформа Intercom - Направете график, за да знаете как изглежда денят ви. Сложете икона Not Available на комуникационните си канали в моментите, в които сте заети. - Документирайте задачите си по дни – Todoist е отлично приложение за случая. - Разпределяйте времето си на блокове от срещи една след друга. Дайте си време да работите сам всеки ден. Предварително си създайте ежедневна рутина за предвидимите си активности като срещи накрак, обратна връзка, индивидуални разговори. Направете го по начин, който ви позволява да контролирате енергията си между такива моменти. - Винаги се фокусирайте върху най-важното, едно-единствено нещо и си поставяйте една цел. - Блокирайте онова, което ви разсейва, без никаква милост. Отстранете всички известия на телефона, месинджъра, фейсбук, скайп, имейл. Затворете всички табове и софтуер, които не използвате. За онези, които нямат волята да бъдат самостоятелно отговорни, има няколко технологични решения за блокиране отвличането на внимание – Rescue Time, Focus и др. - Премахнете загубата на време за решения, които не са от значение. Класическият пример за това са изборите какво да облечете сутрин – тактиката на капсулирания гардероб. - Проверявайте административните си задачи на определени периоди, не на прекъсвания по всяко време. Проверявайте имейла си един час сутрин и час преди да тръгнете от работа, ако имате такава възможност. - Създайте правила за електронната си поща. Анализирайте вашите имейл навици и създайте имейл политика, която ограничава всеки имейл - например да изпращате до пет изречения. - Откажете срещите, на които не трябва непременно да присъствате. Вместо това изисквайте списък с конкретни задачи или бележки. - Срещите са концентрирани събития. Присъствайте на срещи само в дължината на времето, което е необходимо за вас. Не се притеснявайте да се извините и да си тръгнете. Задайте строга времева граница. - Ставайте рано.