С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Вход | Регистрация

// Light / Тема

4 30 мар 2018, 9:00, 60303 прочитания

Служители без граници

Виртуалните екипи са превръщат в модел за много иновативни компании с ясно формулирани цели

  • LinkedIn
  • Twitter
  • Email
  • Качествената журналистика е въпрос на принципи, професионализъм, но и средства. Ако искате да подкрепите стандартите на "Капитал", може да го направите тук. Благодарим.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg
Темата накратко

- Виртуалните екипи превземат пазара.

- Какви са предимствата и трудностите при работата от разстояние.

- Защо българската държава смята, че перат пари.
През последното десетилетие, работата от разстояние добива все по-голяма популярност и в момента виртуалните екипи са превръщат в предпочитан модел за много иновативни компании с ясно формулирани цели.

Въпреки че терминът е нов и дефиницията му е разтегливо понятие, "виртуален екип" обикновено се отнася до група от хора, които работят по един и същ проект (или в една компания), но вместо да го правят на едно място, от стандартен офис, са разпръснати физически, понякога по цял свят.


Едни работят от дома си, други в споделени пространства, докато трети довършват таблици и изпращат мейли от влакове, селски къщи и кемпери. Световните бизнес анализатори дават да се разбере, че тази тенденция се разраства всяка година
, а компании като Google не крият, че едни от най-креативните, полезни и доходоносни идеи на служителите им са родени извън офиса.

Според проучване на "ПрайсуотърхаусКупърс" от 2015 г. хората на възраст 25-35 години поставят гъвкавото работно време на второ място по важност след възможностите за развитие и обучение в работната среда. За милениалите това се оказва по-важно от фактори като финансови бонуси, здравно и пенсионно осигуряване. Доклад на Intuit за тенденциите, които да очакваме през 2020 г., също засяга дистанционната работа, като твърди, че 80% от световните корпорации планират да разширят този свой дял през идните две години. А данни на Gallup показват, че 54% от служителите в стандартни офиси биха заменили работата си за такава, която предлага по-голяма гъвкавост и възможност да работят от разстояние.

Защо обаче виртуалните екипи се превръщат в толкова желан модел? Обяснението се крие в по-голямата удовлетвореност от работата, намаляването на неравнопоставеността, но и финансовите ползи за фирмите.



Във виртуалните екипи по-лесно могат да се включат хора, които иначе биха били дискриминирани. Николай Василев, HR специалист, вижда огромна разлика в отношението към "виртуалните" членове на един екип: "В нашите западни общества, където предпочитаният служител твърде често е бял мъж с висше образование, по възможност млад и силен, възрастта, полът и произходът създават стереотипи, които са пречка при търсенето и намирането на работа. Така бизнесът сам се лишава от огромен човешки потенциал. Но какво става, когато по-често виждате резултата от работата, отколкото външния вид на онзи, който я е свършил? Ще има ли значение, че някои от служителите са жени, прехвърлили 50-годишна възраст например?"

Освен това от години е ясно, че до най-качествени резултати се достига, когато човек се вслушва в собствените си нужди и особености. Не всеки е продуктивен сутрин или вирее добре в офис среда. Особено през зимните месеци, когато денят е по-кратък, много хора прекарват всички светли часове на закрито, а липсата на слънчева светлина е един от малкото доказани причинители на депресивните симптоми. Когато обаче хората имат свободата да работят, когато се чувстват в добра кондиция, както и на комфортни за тях места, това повишава креативността.

Арно е програмист, който работи за френска компания, но по-често вижда колегите си през Skype, отколкото в офиса. Отпива от капучиното си, заравя пръсти в пясъка, отваря лаптопа си и разказва: "Вече няколко месеца не мога да се откъсна от Коста Рика! Природата е прекрасна и ми дава много повече енергия за работа, отколкото ако се намирах в мрачна и студена Франция в момента. Само че е важно да си дисциплиниран, иначе нищо не се получава. Където и да съм, колкото и да искам да посетя разни забележителности наоколо, винаги започвам деня си с поне 4-5 часа работа. Освен това всеки ден в 4 ч. следобед имам Skype среща с прекия си ръководител. Обсъждаме последните ми задачи, цялостната работа на екипа, разказвам му къде съм и какво съм видял. Вчера например половин ден карах сърф на девствен плаж, а днес отново съм готов за работа. За мен е важно да споделям с колегите си какво преживявам на път, защото първоначално беше трудно да ги убедя, че докато пътувам, ще съм също толкова продуктивен, колкото в офиса. А сега виждат, че се справям дори по-добре и си е струвало да ми позволят да работя дистанционно."

Свободният избор повишава креативността и съвсем естествено води до по-добър баланс между работа и личен живот. Ави Барух, който работи дистанционно като част от екипа на компанията за софтуерни решения Evermore, дава добър пример: "Така днес след работа ще се кача в кемпъра си и ще се преместя от София до Рилските езера, където ще прекарам останалата част от седмицата. Рано сутрин ще карам сноуборд, а в 10 работният ми ден ще започне. През обедната почивка ще си открадна още 1-2 спускания по пистата. За да бъде успешна работата във виртуален екип, най-важно е хората да са отговорни, самодостатъчни и инициативни. Никой не следи как използваш времето си и дали въобще работиш. Затова всеки трябва да го прави сам за себе си. Ако членовете на екипа са сериозни, е много лесно."

Фирмите на Арно и Ави се справят отлично с дистанционния модел на работа, който са избрали, но възможно ли е той да бъде приложен при по-големи корпорации? Оказва се, че за тях това може да е дори по-полезно, отколкото за малките компании. Много международни фирми имат политика, според която служителите редуват работата в офис с работа от друго място по избор. Битовите и логистичните разходи за това, един служител да прекара 8 часа в офиса, често са неоправдани на фона на свършената работа. Затова за големите компании може да се окаже по-изгодно служителите да работят във виртуални екипи. Според данни на Telework Research Network от 2010 г. една голяма корпорация може да спести до 1.1 милиона щ.д. годишно, ако позволи на 100 от своите служители да работят дистанционно през половината време.

По-нисък разход на служител позволява на фирмите да вложат парите си в нови цели, а ако дистанционната работа е една от тях, то конкурентоспособността им може да се повиши значително. Виртуалните екипи са подходяща почва за сътрудничество между хора от различни държави и съответно към решението на един проблем могат да се включат гледни точки от различни култури.

Бернард Мор координира екип от 25 медицински специалисти, които живеят и работят в 7 различни държави. Всички те си сътрудничат за написването на книга с препоръки за изграждане на нова и по-ефективна болнична екосистема. "Едно от големите предимства на виртуалните екипи е, че създават усещане за равенство и дават възможност на хора с различен опит и светоусещане да работят съвместно по решаването на един проблем. Няма как някой да се чувства привилегирован, защото е в центъра на събитията – център просто няма", споделя той. "Да, понякога може да има сблъсък между културите, но в нашия екип се опитваме да обсъждаме различията си, за да не се стига до недоразумения и конфликти. Единственото негативно, което намирам в този модел на работа, е че не можеш да прегръщаш колегите си, но пък за много хора това си е чист плюс", смее се той.

От българска страна един от участниците в екипа на Бернард е доц. Пламен Панайотов, завеждащ клиниката по кардиохирургия в УМБАЛ "Св. Марина", Варна: "Противно на очакванията, виртуалните екипи се вписват добре и в статични професии като лекарската. Този формат на работа дава възможност на клиники от различни градове и държави да обсъждат случаи и да разменят информация за пациенти, така че в крайна сметка болният да получи възможно най-доброто лечение, в най-подходящата за него среда. Преди години резултатите от изследванията на пациентите можеха да пътуват от една болница в друга само чрез куриер, а понякога това костваше животоспасяващи часове."

Разбира се, въпреки своите предимства работата във виртуален екип не е лишена и от трудности.

Връзката на доверие и ефективността могат да пострадат при хора, които общуват единствено виртуално. Езикът на тялото предоставя важна информация и според психолозите, изследващи невербалната комуникация, той е по-съществен от самите думи. Разбира се, при виртуалните екипи нюансите в невербалната комуникация лесно могат да останат незабелязани. Даниела Владинова работи по клинични проучвания за нови лекарства и е изпитала този проблем на свой гръб: "Понякога, когато не можеш да свържеш написаното в мейл с езика на тялото, се получава объркване при интерпретацията. Отсрещната страна може да изглежда рязка, когато думите в писмената комуникация не са придружени с изражение на лицето и тон на гласа."

Изглежда, гладката комуникация създава най-много затруднения на виртуалните екипи независимо от сферата, в която работят. Радостин Стоянов е съосновател на компанията за финансов софтуер Tick Systems. След като няколко години той и колегите му работили от домовете си и плажовете на о. Бали, станало ясно, че работата лице в лице е по-ефективна за тях, дори и да не е в рамките на стандартен офис. Сега се срещат в споделеното пространство "Бетахаус" в София и разказват: "Нашата работа е динамична и постоянно се случва нещо, което лесно може да подметнеш и обсъдиш, ако хората са срещу теб. При дистанционната работа е различно. Все имаше информация, която не е достигнала до някой от нас, и за да върви процесът, трябваше да прекарваме дни наред само в разговори. Открихме, че разковничето e в срещи и тиймбилдинги. Когато хората не се виждат, чувството на колегиалност избледнява и човек по-лесно се затваря в себе си. Освен това, когато работиш сам вкъщи, по-лесно може да се почувстваш изолиран и самотен, да се разсейваш и да отлагаш работата. Няколко дни в офиса или уикенд заедно предпазват от изолация." Колегата му Мартин пък си припомня как работата в дистанционен екип понякога води до изненади: "Преди няколко години имахме важен проект и комуникацията помежду ни трябваше да тече светкавично. Затова се ядосах, когато човек от екипа ни се забави с отговор, който ми беше необходим веднага. Впоследствие се оказа, че той бил пристигнал в Тайланд и отговорил по-бавно на това съобщение заради часовата разлика. А преди това дори не бях разбрал, че пътува, защото успявал да отговори на всичко от таксита и летища."

Екипът на доц. Панайотов също е страдал от неефективна комуникация: "Книгата, която пишем в момента, върви добре, тъй като всички участници са отговорни и предават работата си навреме. Само че предният проект, в който участвах, беше съставянето на учебник. Тогава изданието се забави с повече от година, защото един от колегите все не довършваше своята част. Мисля, че основната разлика идва от координацията на дистанционните екипи, както и от начина на комуникация. Видеовръзките, изглежда, са по-ефективни и карат хората да се чувстват по-отговорни пред екипа си. Явно е по-трудно да избягваш задълженията си, когато трябва да дадеш обяснение за това очи в очи с колегите си, било то и онлайн."

Компанията Human Made е провела изследване за стресовите фактори, които влияят на виртуалните екипи. Данните потвърждават, че затруднената комуникация е един от основните проблеми. За сметка на това обаче има и достатъчно решения на този проблем, като например срещи лице в лице, ясна HR политика, обучения в културните различия между членовете на екипа и внимание към индивидуалните нужди на всеки от служителите.

Освен това може да изглежда невероятно, но в някои случаи виртуалната комуникация всъщност помага на екипите да вършат работата си по-ефективно и концентрирано. Стефан Димов и неговите колеги от компанията за уеб и софтуерни разработки Eurobulsoft работят между София и Мюнхен. Според тях така комуникацията тече много по-гладко: "Когато сме събрани на едно място или водим конферентен разговор, дискусията лесно се разводнява. Създават се условия за странични, приятелски разговори и шеги, които разсейват от същинската работа. Когато обаче човек комуникира в писмен вид онлайн, се замисля повече за това, което ще каже, обикновено включва само най-важното, без излишна странична информация и структурира мислите си по-отчетливо. Това пък прави работата на екипа ни по-ефективна", обяснява Стефан. Явно няма идеална рецепта за работата във виртуален екип и всеки трябва да намери какво работи най-добре в неговия случай.

Българската държава срещу виртуалните екипи

Въпреки предимствата на дистанционното сътрудничество българското законодателство все още предлага повече спънки отколкото улеснения за фирмите, избрали този формат на работа.

"Има данъчни служители, които просто не могат да си представят какво правим. Те искат договори с клиенти - никой сайт няма подписани договори на хартия. Искат да видят физически сървъри в офиса, каквито няма, защото към днешна дата всички използват облачни услуги. Ако пък имат собствени сървъри, те стоят в центрове, където има надеждна климатизация, двойна подсигуровка на електричеството, както и мерки срещу земетресения и наводнения. Също така данъчните много се вълнуват от офисите. Ако фирмата няма офис, нещата им изглеждат фиктивни, подозрителни - или схема за пране на пари, или по-лошо. Те искат да правят посещения в офисите, за да видят активи - невъзможно е да им се обясни, че хората работят от свои лаптопи в споделени пространства или по домовете си и фирмата няма активи", разказва Николай Василев.

Главната инспекция по труда също създава затруднения за виртуалните екипи, като все още използва критерии, създадени за фабрики и заводи, несъобразени с реалностите на дистанционната работа. Така например се изисква от фирми, чиито служители работят на собствени лаптопи в дома си или от другия край на света, да провеждат обучения по безопасност на труда.
Как да се спасите от гнева на данъчните
Българското законодателство може и да не е писано за виртуалните екипи, но все пак има начини да узаконите работата си и да си нямате проблеми с държавата. Димитър Симеонов, съсобственик на счетоводната компания Do Start Ltd., споделя няколко важни съвета:

Как трябва да бъдат оформени договорите на виртуалните екипи, така че да са документално изрядни?

Трябва да бъде ясно посочено, че работодателят няма претенции служителят да бъде в офиса на фирмата. При въпроси защо служителите не са в офиса на фирмата, просто трябва да покажете договорите и съответните клаузи. Ако данъчните все пак държат да видят дистанционно работещите хора, може да се наложи среща с тях, но тук говорим за много големи съмнения за незаконна дейност.

Как може една фирма да избегне проблеми с данъчните, когато офисът е проформа?

За да бъде регистрирана една компания, то тя задължително трябва да има физически офис, било то и домът на управителя. Когато данъчните искат да видят офиса, просто да заповядат. Също така в счетоводството на всяка фирма фигурират някакви активи, като компютри, коли и друга техника. Единственото, което трябва да направите, е да покажете съответната документация.

Много услуги, които минават през онлайн платформи, не използват договори и това създава проблеми с данъчните служби в България. Как могат фирмите да се справят с този казус?

Винаги когато се извършва транзакция между две фирми или лица, са необходими договори. Когато една услуга се извършва през онлайн платформа, е важно на сайта да има общи правила и условия, с които ползвателят да се съгласи, тъй като това също е тип договор. За да бъдете изрядни по време на данъчни ревизии, е достатъчно да принтирате общите условия. Когато пък фирмата използва чужди сървъри или облачни услуги, отново трябва да са налице договори или общи условия в хартиен формат. Винаги когато се плаща дистанционно за услуга, се издава документ, който може да е фактура или разписка. Всеки е наясно, че не е възможно всички фирми да имат собствени сървъри, но ако не искате да си имате проблеми с данъчните, това е важен елемент от документацията на фирмата.

От практически опит мога да кажа, че данъчните искат ясни доказателства за извършваната работа, за покупките и за продажбите. Всичко трябва да е добре документално обосновано. Понякога е достатъчна и само имейл кореспонденцията, за да се удостовери реалната доставка на услуга.

Как да изберем добра счетоводна фирма за виртуалния си екип?

Попитайте дали имат опит с такъв тип дейност, данъчни ревизии, проверки от НАП и помолете за конкретни примери. Важно е счетоводителят да знае какво е необходимо да се направи с цел защита пред администрациите, да е запознат с правните въпроси, осигурителното и данъчно право на съответната държава. Малко са счетоводителите, които вникват в казусите на клиентите си, а още по-малко са тези, които могат да предоставят частичен правен съвет, като например за клаузи по договори. Затова е важно да отделите време за разговор със счетоводителя и да обърнете внимание на отношението му.
Какво показват изследванията за виртуалните екипи

- Според изследване на Университета "Корнел" виртуалните екипи са по-ефективни при малки групи хора. Тогава по-лесно се изгражда връзка на доверие между членовете и затова е добре дори големите екипи да бъдат разбити на малки работни групи, ако ще си сътрудничат виртуално.

- Проучване, публикувано в Information & Management, разглежда 12 виртуални екипа и стига до заключението, че доброто отношение и позитивната комуникация между членовете са дори по-важни отколкото при конвенционалните екипи.

- Според допитване, направено от Университета във Финикс, Аризона, най-важни за успешната работа на виртуалните екипи са технологиите за комуникация, които използват. Надеждните инструменти за виртуални комуникация са от по-голямо значение дори от лидерството в екипа.
Инструменти за ефективна работа / Productivity Tools

Без правилните инструменти виртуалните екипи трудно могат да съществуват. Въпреки че всяка компания има своите предпочитания, някои препоръки са подходящи за широк кръг от дейности.

Всяка фирма се нуждае от общо пространство за виртуални разговори, както и платформа, чрез която членовете да следят задачите на екипа. "Използваме няколко метода на координация, които ни помагат да достигаме до ефективни резултати, където и да се намираме по света", споделя Ави Барух, "Всяка сутрин между 9:00 и 10:00 всички са си пред компютрите и известяват останалите в чат платформата Slack. След което преглеждаме общите и индивидуалните задачи за деня, които обикновено седят в организационната платформа Trello.

Zoom пък е платформа за конферентни разговори, която Бернард и международният му екип използват, за да могат да комуникират по начин, максимално близък до контакта лице в лице.

Payoneer е предпочитана алтернатива при виртуалните екипи тогава, когато имат нужда да направят международен финансов превод с ниски такси.

Proofhub се стреми да събере всичко необходимо на един виртуален екип в едно пространство. Тук ще намерите инструменти, чрез които да планирате, организирате и завършите проектите си навреме.

Hootsuite ви позволява да управлявате всички социални канали на фирмата си през едно място. Можете да задавате график на публикациите и да делегирате задачи, обвързани със социалните медии, на свои колеги.

RescueTime следи и създава статистика за използваните програми на даден компютър, както и какво време отделяте за всеки един от сайтовете, които посещавате. Този инструмент може да ви помогне да сте по-продуктивни, както и да ви покаже какво най-често ви разсейва.

  • Facebook
  • Twitter
  • Зарче
  • Email
  • Ако този материал Ви е харесал или желаете да изразите съпричастност с конкретната тема или кауза, можете да ни подкрепите с малко финансово дарение.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg

Прочетете и това

Вдигни очи 5 Вдигни очи

Исторически маршрути по знакови места в София насочват вниманието на жителите й към красивата архитектура

9 авг 2019, 5371 прочитания

Пластмасово небето, пластмасово морето 3 Пластмасово небето, пластмасово морето

Дневник на участието в световната инициатива Plastic Free July

2 авг 2019, 4546 прочитания

24 часа 7 дни
 
Капитал

Абонирайте се и получавате повече

Капитал
  • Допълнителни издания
  • Остъпки за участие в събития
  • Ваучер за реклама
Още от "Тема" Затваряне
Да бъдеш или не турист

Как се променя пътуването според тези, които пишат за него

Бързи, спортни, дигитални

Пазарът на спортни карти бързо набра скорост и се появиха още две нови компании

Три заменки в "Младост" не стигат

Столична община предизборно тушира напрежението в квартала, като спаси от застрояване няколко терена. Още 30 подобни случая чакат развръзка

Индексите на борсата започнаха седмицата с ръст

"Стара планина холд" реализира най-голям ръст след съобщението за дивидент

Миролио продаде дела си в "Булгартабак" за 26.6 млн. лв.

През фондовата борса бяха прехвърлени 7.22% от капитала, които отговарят точно на дела на италианския бизнесмен

Кино: "Имало едно време в... Холивуд"

Тарантино с филмово густо за носталгията и нихилизма

Лаборатория на края на света

Българската база на Антарктида ще има нова сграда