С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
31 окт 2015, 16:31, 4525 прочитания

Представяме ви отдел "Събития"

От екипа зависи добрият краен резултат на проявата, като се започне от идеята и се стигне до реализацията й

  • LinkedIn
  • Twitter
  • Email
  • Качествената журналистика е въпрос на принципи, професионализъм, но и средства. Ако искате да подкрепите стандартите на "Капитал", може да го направите тук. Благодарим.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg
Един от знаците, че през последните пет години бизнесът с организиране на събития се развива много бързо, е засилващата се роля на специализираните отдели вътре в компаниите, които дават идеи и реализират ивенти. Опитът ни да проверим как работят те в няколко различни компании и каква е ролята им показа, че все повече фирми отварят щатни позиции за мениджър събития и търсят професионалисти, които да се занимават с тази дейност. Отчитат, че тя е важна за фирмата и носи добавена стойност към основната дейност.
Решихме да ви дадем няколко примера на какви принципи функционират ивент отделите на компании, които имат традицията в организирането на различни прояви, станали запазена марка в портфолиото им. Помолихме ги и те се съгласиха да споделят своя опит. Разказаха ни как работят екипите им, кои според тях са важните елементи, за да се нарече едно събитие специално и то да бъде запомнено.
Нови идеи. Нови партньори. Нови възможности. Уникална аудитория. Обмяна на опит. Контакти. Влияние. Това са ключовите думи, които стоят зад философията на всяко събитие, което компаниите, с чиито отдели "Събития" ще ви запознаем, решават да разработят. Организирането на качествено и запомнящо се събитие е симбиоза между вътрешните отдели на компаниите и външните компании - консултанти и партньори по проекта.
От следващите страници ще разберете как работят специализираните в подготовката на събития отдели на "Мобилтел", "Каменица", "Икономедиа" и All Chanels Activation.

МОБИЛТЕЛ

Най-важна е концепцията

Отговорността за събитията, които "Мобилтел" ("Мтел") организира, и тези, в които участва като партньор, е на дирекция "Корпоративни комуникации". От компанията коментират, че в сферата на дейност на дирекцията са външните и вътрешните комуникации, дигитални медии, спонсорствата и събитията. "Всички звена на дирекцията обединяват усилия в своята работа, като активностите й са подчинени на годишната комуникационна стратегия и са съобразени с корпоративните ценности и политики", казва директор дирекция "Корпоративни комуникации" в "Мобилтел" Илияна Захариева. Това се отнася както за вътрешните събития (за служители), така и за насочените към външни публики (пресконференции, семинари, концерти, изложби, спортни състезания, обучения и много други). От отдел "Корпоративни комуникации" разказват, че независимо за каква публика са предназначени, целите са чрез събитията да се повиши разпознаваемостта на бранда, да бъде предизвикано положително отношение към него, да бъдат представени креативно най-новите продукти и услуги, както и да бъде достигната специфична целева група.
"Винаги се опитваме да намерим нещо ново, неизползвано или провокиращо, но пък само нестандартно място без интересно съдържание трудно може да гарантира добри отзиви след едно събитие. Затова се стремим събитията да са оригинални и запомнящи се за гостите", разказва Захариева. Според нея най-важна е концепцията, която дават съдържанието и идеята за всички детайли от събитието. "Концепцията е определяща в избора и на локация, но често едно нестандартно място може да ни даде идея за съдържанието. Недостатъците на избраната сграда понякога се превръщат в добавена стойност", категорична е Илияна Захариева.
Със сигурност все по-сложната задача да организираш интересно и запомнящо се събитие изисква общите усилия на компаниите и техните обслужващи агенции. В повечето случаи на агенциите се възлагат задачи, които отнемат повече време и изискват повече хора, докато вътрешните екипи на компаниите носят отговорността каква концепция за дадено събитие ще бъде избрана, как ще бъде изпълнено и доколко ще постигне целите си. Това изцяло важи за "Мобилтел".
"Залагайки събитията в годишната комуникационна стратегия, търсим баланс между такива, които са в контекста на бизнес целите на компанията, и на тези със социална насоченост. Компанията организира редица събития, свързани с политиката ни за корпоративна социална отговорност, като обучения, доброволчески инициатива, спортни състезания за деца, детски партита и други", казва Захариева. В същото време "Мобилтел" участва и в много партньорски инициативи, които дават на мобилния оператор възможност да разшири кръга на хората, до които достига, като така може да покаже нов продукт или услуга на клиентите на други компании или организации.

КАМЕНИЦА
Събития, събуждащи емоции

Мениджър "Събития", "Каменица" Кирил Глушков обяснява, че хората в компанията, които се занимават с организацията на събития, са структурно позиционирани в отдел "Маркетинг" и са на пряко подчинение на неговия мениджър. В компанията са обособени две позиции – мениджър "Събития" и координатор "Събития", които са изцяло посветени и ангажирани с процеса на организиране на различни бранд, корпоративни и търговски събития.
На първо място, екипът, който се занимава активно със събитиен мениджмънт в компанията, е в непрекъснат контакт с представители на различните функции. Освен, разбира се, с колегите си от отдел "Маркетинг", те активно комуникират с хората от отдели "Логистика", "Търговски отдел", "Човешки ресурси" и "Корпоративни въпроси". Повечето от тези функции са неизменна част от процеса на организиране на събития и това често се проявява под формата на работа в кросфункционални екипи.
"Освен изключително важната за успешната реализация на едно събитие вътрешна координация между екипите в компанията един от ключовите приоритети на екип "Събития" е работата с външни подизпълнители, комуникационни агенции и различни корпоративни партньори. Именно поради тази причина представителите на отдела са в непрекъснат контакт с нашите външни партньори", разказва Кирил Глушков.
Разпределението на задачите в екипа за организиране на събитие в "Каменица" се определя от нивото на тяхната сложност за изпълнение, като, разбира се, работата в екип е задължителна. Мениджър "Събития" е основна  фигура в процеса по организиране на дадено събитие от самото начало – представянето на концепцията и нейното вътрешно одобрение, до финалната му успешна реализация. Част от задълженията на мениджъра са преговорите с организатори и промотъри, когато става дума за спонсорство на мероприятие например. Координатор "Събития" е дясната ръка на мениджър "Събития". Професионалистът на тази позиция изпълнява подкрепяща функция, като носи отговорност за детайлната организация на събитието на "терен", за координацията между различните въвлечени страни, подизпълнители и партньори.
"Нашата най-важна цел и задължителен принцип, който следваме при вземане на решение, е събитието да има потенциала да провокира изключителни емоции у нашите потребители. По този начин се стараем да направим връзката между нашите марки и потребителите много по-силна и стойностна, давайки им възможност да изживеят нещо различно и ценно, което ще ги развълнува и ще се запечата в съзнанието им за дълго", обяснява спецификите на събитията, зад които стои като компания "Каменица", Кирил Глушков. Дава примери с концертите, които компанията подкрепя в България през годините, бирените фестове, съборите и не на последно място различните представяния на продукти.
"Каменица" влагаме съществени ресурси и в организацията на събития с цел продажба на нейните продукти. Стараем се да присъстваме на масови мероприятия, където можем да предложим продуктите си на аудиторията и съответно да станем част от позитивната им емоция", разказва Глушков.
Както повечето компании и "Каменица" разчита на помощта на външна агенция, когато събитието има голям мащаб. "Външните консултанти имат експертизата и капацитета на една или повече специализирани агенции", обясни Кирил Глушков. Дава пример с организацията на "Kamenitza фен купа", зад която стои екип от около 100 души от четири различни агенции.
"Важно е дали клиент и агенция успяват да се превърнат в един екип. За да бъде ползотворно партньорството, усещането трябва да е, че няма различни страни, т.е. няма клиент срещу агенция, а всички членове на екипа са заедно в един отбор. Само така можем да създадем нещо хубаво, добро, запомнящо се и много успешно" категоричен е Глушков.
ИКОНОМЕДИА

"Икономедиа" като водеща група за бизнес медии от години инвестира в организирането на специални събития. На тази част от дейността си компанията гледа като на още една платформа за успешна комуникация между бизнеса и институциите, между бизнеса и чужди инвеститори, между бизнеса и бизнеса.
Участниците в конференциите на "Капитал" получават възможността да се запознаят с анализи и прогнози, както и с последните пазарни тенденции за различните бизнес сектори.
Директор събития в "Икономедиа" Гергана Николова разказва, че в нейния екип работят общо пет души. Той плътно работи с журналистите на "Капитал" по съдържанието на отделните форуми. "Работим и с външни партньори за част от дейностите – основно логистични, които смятаме, че е по-добре да са в ръцете на експерти, за да можем да се фокусираме върху най-важните фактори за успеха на едно събитие", коментира Николова. Обяснява, че компанията има правила и високи стандарти, които прилага при всяко събитие, и те важат както при определяне на съдържанието на всеки ивент, така и при работата с партньори.  
"Когато решаваме да организираме едно събитие, се съобразяваме то да бъде полезно за определена група хора, за техния бизнес и развитие, да провокира мисленето им и да стимулира раждането на нови идеи. Под полезно имам предвид не само с ценно съдържание, но и като платформа за нови контакти и запознанства. Ключовите думи са информация и нетуъркинг", коментира Гергана Николова. Дава пример, че по-амбициозната цел, която "Икономедиа" си поставя с някой от проектите (например DigitalK), е дългосрочно да промени средата към по-добро.
Програмата на всяко събитие на "Икономедиа" се разработва след задълбочено проучване и срещи с представители на съответния сектор, така че да е максимално точна и полезна. "Високото ниво на събитията се дължи не само на удачно фокусираните теми, но и на прецизния избор на лектори - представители на международни и български компании, създали печеливши бизнес модели", коментира Николова. Ето защо един от основните разходи за организирането на конференциите на "Икономедиа" е този за съдържание. Следват разходите за маркетинг, техника и аранжиране на залата, кетъринг и логистика.

ALL CHANELS

All Chanels Activation като част от All Chanels Group е специализирана в управлението и организирането на събития. От продуктови събития, през пресконференции, имиджови събития, до мащабни комуникационни кампании, с елементи, далеч надхвърлящи събитията или промоциите.
Мария Николова, управляващ директор и партньор в All Channels Activation, определя екипа, с който работи, като специализиран отряд за бързо реагиране. Допълва, че основната задача на екипа е да превърнат една креативна идея в перфектно изпълнен проект/събитие. Екипът на All Chanels Activation се състои от деветима специалисти. Задачите се разпределят в зависимост от сложността на проекта и конкретната експертиза на всеки от екипа. "Имамe сериозно краткосрочно и дългосрочно планиране, при което разпределяме ресурсите, за да сме сигурни, че всеки проект ще бъде изпълнен по най-добрия начин", обяснява Николова.
Колегата и Владимир Стефанов също управляващ директор и партньор в All Channels Activation допълва, че по време на работа са въвели правилото, че ако някой има нужда от помощ, всички са длъжни да помогнат на момента. "Работим на принципа "всички за един", което ни помага да се справяме с трудностите и да се чувстваме част от едно цяло. Изключително важно е човек да припознае един проект за "свой" – само така може да е максимално мотивиран, за да го изпълни по най-добрия начин. Разбира се, нашата роля е да управляваме този процес, така че да няма претоварване", убеден е Стефанов.

Формалната структура на агенцията е сравнително стандартна и йерархична според двамата мениджъри. Има управляващи директори, мениджъри "BTL и Събития", старши специалисти и асистенти. По думите на Стефанов това е само формално, тъй като отношенията в екипа са изцяло хоризонтални. "Редовно се случва директорите на агенцията да работят на терен, рамо до рамо с асистентите и специалистите. Както и обратното – асистенти и специалисти да се хвърлят в дълбокото и да управляват големи проекти", разказва Стефанов.

От All Channels Activation са категорични, че най-важният принцип, към който се придържат, е да уеднаквят с клиента понятията за постигнат резултат, за да имат еднакви очаквания. "Основен метод в работата ни е да информираме клиента за всеки стадий от организацията, за да е наясно с всеки детайл от процеса. Като принцип, към който екипът ни винаги се стреми, е да припокрива креативната идея с изпълнението на даден проект или елемент от него", коментира Мария Николова. Колегата и Владимир Стефанов допълва, че винаги се стремят да бъдат разпознавани като консултанти, а не като изпълнители. "Винаги се вслушваме в обратната връзка на клиента и колегите, а когато я няма, я искаме проактивно", каза Стефанов.



  • Facebook
  • Twitter
  • Зарче
  • Email
  • Ако този материал Ви е харесал или желаете да изразите съпричастност с конкретната тема или кауза, можете да ни подкрепите с малко финансово дарение.

    Дарение
    Плащането се осъществява чрез ePay.bg

Прочетете и това

Капитал #3

24 яну 2020, 4 прочитания

Книга на фамилния бизнес в България

Издание на EY

16 яну 2020, 582 прочитания

24 часа 7 дни
 
Капитал

Абонирайте се и получавате повече

Капитал
  • Допълнителни издания
  • Остъпки за участие в събития
  • Ваучер за реклама
Още от "СПЕЦИАЛНИ ИЗДАНИЯ" Затваряне
Има място за всички

Новите пространства за събития в София целят сплотяването на общности, а не просто предоставяне на зала

Още от Капитал
Пътеводител на кандидат-програмиста

Какво е добре да се знае за академиите, които предлагат подобни обучения

Защо си отиват експертите

Отстраняването на неудобните и неадекватните партийни назначения подменя функцията на държавната администрация

Битката за столичната адвокатура

Изборите на органи на софийската колегия имат значение не само за професионалните интереси на гилдията, но и за институционалната зрялост на държавата

Грета Тунберг и пророците на климатичния апокалипсис

Световният икономически форум в Давос отново показа пропастта между думи и дела в областта на борбата с глобалното затопляне

Кино: "18% сиво"

През Европа към себе си със стил и чувство

20 въпроса: Блажка Димитрова

Един от основните двигатели зад сдружението "Нулев отпадък - България" и създателка на първия отдаден на каузата ресторант у нас

X Остават ви 0 свободни статии
0 / 10