Фитнес за бизнеса
Абонирайте се за Капитал

Всеки петък икономически анализ и коментар на текущите събития от седмицата.
Съдържанието е организирано в три области, за които Капитал е полезен:

K1 Средата (политическа, макроикономическа регулаторна правна)
K2 Бизнесът (пазари, продукти, конкуренция, мениджмънт)
K3 Моят капитал (лични финанси, свободно време, образование, извън бизнеса).

Абонирайте се за Капитал

Фитнес за бизнеса

Фитнес за бизнеса

Няколко практични съвета как да подобрите ефективността на компанията си като заложите на lean методология

9836 прочитания

Разцветът на иновациите в Англия започва, когато нацията преминава от алкохол на чай и кафе.

Коментарът е на писателя Стивън Джонсън и на пръв поглед може да звучи като типичен английски хумор, но всъщност е бруталната истина. Предисторията е, че преди Просвещението това, което масово се пие в Англия от обикновените хора и елита, е бира на закуска, малко вино на обяд и джин, бира и вино отново в края на деня. Водата и бездруго не била чиста. След това обаче модата на кафенетата се разраства и нацията минава масово на чай и кафе. Така "изтрезняването" стимулира свежите идеи и започва бумът на иновациите.

А сега си представете, че управлявате компания, която прави нещата по един и същ начин, при това от доста дълго време. Безспорно в даден момент и вашият бизнес ще изпадне в състояние, подобно на алкохолното замайване. Ще станете доста по-тромави и неадаптивни. И дори и да не усещате, че вече се движите на зиг-заг, без да правите сериозен напредък, рискът да зациклите е доста голям. В такива случаи може би и вие също, както и англичаните, имате нужда от глътка освежаващо кафе, но под формата на lean мениджмънт. (виж карето)

Кога да изберем lean и как да направим оценката дали това е нашият модел

Идеята зад т.нар. lean методология е да се елиминират всички излишни дейности и да се търси непрекъснато подобрение на работата, така че вашият продукт или услуга винаги да създават нужната добавена стойност за клиентите ви. Той е подходящ за вас в случаите, когато усещате, че компанията ви изостава от конкурентите, не се представя добре или ви предстои планирана промяна.

Забравете, че ако нещо е било работещо, то това ще продължи завинаги, а се фокусирайте върху търсенето на новите, по-добри, по-икономични и ефективни начини, за да се свърши дадена задача. Или ако направим аналогия с времето след Нова година, когато обичайно настъпва сезонът на диетите, така и в компаниите има времена, когато е добре да се помисли за орязване на тлъстинката, т.е. да оптимизираме разходите си, като запазим качеството и ефективността на бизнеса си. "По-малкото означава повече" е принципът на повечето големи иноватори.

Така например най-вече благодарение на lean подхода "едно контролирано действие в един момент" процесът по обслужване на автомобилите в питстопа на "Формула 1" днес се извършва за 10 секунди. Преди това през 1950 г. това е отнемало над 1 минута.

В технологичната компания "Интел" също експериментират с lean подход и това им позволява да произвеждат един компютърен чип за 4 дни по-малко. Освен това, следвайки идеята да се търси възможно най-ефективният подход, който генерира и най-голяма добавена стойност за клиента, от компанията вземат на пръв поглед неефективното решение да ремонтират дефектните си продукти сами, а не при подизпълнители. Практиката им дотогава показва, че работата с външни компании може и да им спестява ангажиментите за ремонти, но обикновено те се забавят, а така и недоволството от страна на клиентите расте. Новият, по-централизиран, подход по идея на бившия изпълнителен директор на компанията Андрю Гроув, който и към момента е неин старши съветник, обаче се оказва стратегически, при това в дългосрочен период, и "Интел" не само увеличава доверието на потребителите, но и удвоява печалбата си.

Помислете дали не давате повече на клиентите си – неща, от които те може би нямат нужда и дори не оценяват, а на вас ви носят разходи.

Преди да пристъпите към lean промени във вашата компания, е важно да замерите къде точно се намирате в момента по скалата на отличното обслужване.

- чуйте недоволните

Помислете дали комуникирате достатъчно с клиентите си, които са недоволни. Ако промените процесите така, че вие като мениджър на компанията да общувате лично не само с най-лоялните и най-доволните клиенти, но да имате срещи и с недоволните, ще можете да съберете безценна информация, която да ви помогне не само за управление на репутацията на вашия бизнес, но и за промените, които трябва на направите, за да сте по-ефективни.

Сегментирайте клиентите си не по демографски признак, а на принципа на "споделените ядове". Можете да направите тест с проста анкета със затворени отговори "да" и "не", за да измерите това, което клиентите ви одобряват в работата ви, и това, което не им допада, или още по-лошо - ги отблъсква от вас.

- по-малко ли давате или повече

Помислете дали проблемът е в това, че давате по-малко или може би дори повече на клиентите си – неща, от които те може би нямат нужда и дори не оценяват, а на вас ви носят разходи.

Така например преди 5 години от Puma в търсене на по-добро обслужване, питат клиентите си дали са доволни от обувките им и тяхната опаковка. Оказва се, че за потребителите опаковката изобщо не е от значение. Повечето от тях дори не забелязват кутиите за обувки, техния материал, цвят, надписи. Тогава от компанията решават изцяло да елиминират кутиите и започват да продават обувките си в малки торбички, които могат да бъдат рециклирани. Така спестяват 8500 тона хартия и намаляват годишните си производствени разходи с 30%.

Подобна история имат и от компанията за хартиени изделия Kimberly-Clark. Мениджмънтът й добре разбира нуждата от подобряване на възвращаемостта на съществуващите ресурси (R.O.E.R – return-on-existing-resources) и когато правят анализ на производството на тоалетна хартия и употребата й от клиентите, си дават сметка, че те се интересуват само от хартията, а не от ролката й. Така стигат и до идеята за първата тоалетна хартия без ролка и не само спестяват изхвърлянето на 17 млн. тона ролки годишно - достатъчни, за да построим поне два пъти Емпайър стейт билдинг, но и подобряват разходната част на бюджета си.

- включете всички членове на екипа

За да може внедряването на lean подхода във вашата компания да е максимално ефективно, е важно да създадете и неформална комуникация, така че целият екип, а не само мениджмънтът да се включи в анализа на нуждите на клиента и това, което той смята за добро. На подобен подход разчита и самият Стив Джобс. Не избирайте, тествайте всяка от идеите на служителите без предразсъдъци, дори налудничавите, за да вземете информирано решение на база резултати и тестове. Понякога добрият резултат може и да ви изненада.

- фокусирайте усилията си

Концентрирайте се само върху добавената стойност за клиентите, без да се разфокусирате в излишни действия. Lean управлението има дълга история в производството, но е безценен съюзник и при услугите. От софтуерната компания SAP например подобряват представянето на екипите си, като активно ползват комбинация от lean и дизайн мислене за децентрализиране на работата на екипите, с бързи "спринт" оперативки на крак, предварителна разработка на тестове за бъдещи продукти и гъвкави и адаптивни софтуерни решения.

- оптимизирайте времето за изпълнение на рутинни и повтарящи се задачи

Помислете как да помогнете на служителите си да идентифицират времето, което губят в излишни действия всеки ден. През последните три години съм работила с над 50 компании, като в повечето от тях служителите работят усилено и обичайно са фрустрирани. И когато ги попитаме колко време отделят, за да мислят за работата си и как да бъдат по-добри и иновативни в нея, те се затрудняват да отговорят. Методът lean помага да се идентифицира и анализира времето, което е изгубено в ненужни дейности, така че служителите да разполагат и с нужните им часове, през които да мислят за подобрения и иновации.

Помислете как можете да оптимизирате времето за изпълнението на някои рутинни и повтарящи се задачи. Например всяка година преди коледно-новогодишните празници поне едно звено от компанията е натоварено със задачата да произведе печатни и дигитални коледни картички, да избере и опакова подаръци до клиентите. Но това е предсказуем процес, защо да не го изпълнявате веднъж на всеки три години? Планирайте напред във времето и създайте три криейтива за три години напред, така ще освободите време за друга дейност през декември за следващите две години. Внимание - това не значи да се презапасявате с подаръците, а да планирате и подготвите реализацията на дейността. Такова мислене може да се приложи и към много други регулярни дейности, като управлението на електронната ви поща, оперативките и т.н.

Kак да се проследят резултатите

В повечето случаи, за да се проследят правилно резултатите, е важно да си поставим правилните, измерими, изпълними и обвързани с конкретен срок цели. Същото е и когато работим с lean. Дори на пръв поглед диаграмите и планът за внедряването да ви се струват сложни и твърде теоретични, в практиката те водят до бързи резултати.

Представете си, че целта ви е да оптимизирате процеса, по който връщате обратна връзка на служителите си. Ако вие сте изпълнителният директор на фирмата и управлявате около 100 служители, вероятно имате мениджъри, които са ви пряко подчинени и с които веднъж в месеца обсъждате постигнатите резултати. Те от своя страна би трябвало да организират същите срещи за проследяване на резултатите със своите подчинени и т.н. Този тип йерархична структура обаче забавя взимането предвид на обратната връзка от най-ниското звено в компанията, което обичайно е и звено с пряк достъп до клиентите ви. За да имате по-добра видимост, е достатъчно да миксирате месечната среща със служители от различните звена всеки път, като освен мениджърския състав включите в нея и служители от най-ниското и средното ниво на компанията на произволен принцип. Това ще повдигне мотивацията на екипите, които ще се чувстват по-интегрирани в процеса на взимане на решения от ръководството, и в същото време ще ускори процеса на достъпа ви до информация директно от пазара, с което ще ви осигури навременна реакция на настъпващите промени.

Пример от практиката е отново "Тойота", които първи въвеждат в работата си подобрения, които започват от долу нагоре, за да проследят най-краткия цикъл на всеки процес: от момента, в който клиентът плаща за колата, до момента назад във времето, в който заявката е получена в завода. Така съкращават в пъти времето за реакция на промени в потребителското търсене и преживяване.

Имаме добър lean пример и от бизнес практиката в България – начинът, по който е организиран офисът на производителя на кафе "Якобс Дау Егбъртс". Там мениджмънтът седи на кръгла маса в средата на голямо споделено офис пространство. Бюрата на останалите служители са разположени наоколо, като всеки е свободен да отиде и да зададе въпрос по всяко време на деня, без да се чувства изолиран от ръководителите си чрез кабинети с плътно затворени врати, някъде по високите етажи. Ефектът от такава откритост е, че компанията е съкратила в пъти времето за съгласуване и взимане на решения.

Kакво да направим, ако не проработи

Като всеки друг метод и този изисква определена мисловна нагласа и разбиране, че това е нужно и правилно за компанията ви. Ако не успявате да приложите правилно lean или не постигате заложените цели, проверете дали спазвате принципите:

Правило 1: Всяка дейност трябва да е строго специфична, измерима и обвързана със срок.

Правило 2: Всяка дейност трябва да носи конкретна добавена стойност на клиента, като това да може да се измери с прост отговор "да" или "не".

Правило 3: Всяко подобрение трябва да се съгласува от долу нагоре в организацията, а не обратното.

Не всяка организация може да постигне такава мисловна нагласа или да преодолее егоизма на печалбата и да насочи усилията си към потребителите. Но е важно да помислите за това и да вложите усилия, защото това е пътят, който води към по-добрите резултати в дългосрочен план. Така че приемете тази събуждаща глътка кафе.

 

Минимум lean теория

Lean методологията в управлението на проекти и процеси цели елиминирането на всички излишни дейности и е свързана с търсенето на непрекъснато подобрение на работата, така че крайният резултат да донесе подобряване на ефективността и качеството на продукта или услугата, които произвежда компанията.

Методът не се фокусира само върху процесите, а стига много по-далеч. Това е система, която помага да сте по-гъвкави и по-ефективни, когато трябва да посрещнете промяната в нуждите на потребителите си.

Генезисът на lean подхода се свързва най-вече с производствената система на автомобилната корпорация «Тойота», т.нар. Lean Production System или Toyota Production System (TPS). Методът е развит от Таийчи Оно, но на практика е въведен от създателя на автомобилния гигант - Кииширо Тойода, затова и обикновено се свързва с "Тойота". Терминът става популярен с книгата "Машината, която промени света" (The Machine That Changed the World) на Джеймс Уомак, Даниел Джоунс и Даниел Рос.

Първоначално това е управленски подход, който се стреми да използва ресурсите на компанията само и единствено за създаването на ползи и добавена стойност за клиента. Това означава да се избягват максимално излишните действия и загуби ("муда", 無駄) като свръхпроизводство, забавяне, дефектни продукти, ремонт, презапасяване, неупотребявано знание и талант, транспорт и логистика. За целта се прилагат четири принципа: (1) "точно навреме" (just-in-time), (2) извършване на едно контролирано действие в един момент, (3) непрекъсваемост на процеса и (4) нула дефекти.

Постепенно като самостоятелни микроверсии на lean методологията се развиват и вече широко популярните в софтуерната индустрия подходи: agile (метод за управление на проекти и процеси, който залага на гъвкавост на подхода), scrum (методология за управление на големи процеси и проекти, например за развитие на продукт), kanban (метод за управление на процесите и системите в една организация, при който основната цел е да се емилиминира пренатоварването на екипа със задачи), kaizen (метод за продължителна и постепенна промяна с цел усъвършенстване)

 



Леона Асланова е експерт и консултант по иновации, с над 10-годишен професионален опит.

Те я основател на първата специализирана агенция за иновации в България "Иновейшън стартър", която в партньорство с "Капитал" организира форума Innovation Explorer, а в партньорство с Нов български университет - образователната инициатива "Академия за иновации". 

Работила е като мениджър "Партньорски взаимоотношения" в "Мобилтел", мениджър "Продажби" в Инвестор.бг и директор "Връзка с клиентите" в "Нетуърк медиа". Завършила е Софийски университет "Св. Климент Охридски" с бакалавърска степен по българска филология и магистърска степен по теория на литературата, бизнес иновации във Виена към TAG Business School и mini MBA програма към PWC's Academy. 

Разцветът на иновациите в Англия започва, когато нацията преминава от алкохол на чай и кафе.

Коментарът е на писателя Стивън Джонсън и на пръв поглед може да звучи като типичен английски хумор, но всъщност е бруталната истина. Предисторията е, че преди Просвещението това, което масово се пие в Англия от обикновените хора и елита, е бира на закуска, малко вино на обяд и джин, бира и вино отново в края на деня. Водата и бездруго не била чиста. След това обаче модата на кафенетата се разраства и нацията минава масово на чай и кафе. Така "изтрезняването" стимулира свежите идеи и започва бумът на иновациите.


Благодарим ви, че четете Капитал!

Вие използвате поверителен режим на интернет браузъра си. За да прочетете статията, трябва да влезете в профила си.
Влезте в профила си
Всеки потребител може да чете до 10 статии месечно без да има абонамент за Капитал.
Вижте абонаментните планове

0 коментара

Нов коментар

За да публикувате коментари,
трябва да сте регистриран потребител.


Вход

Още от Капитал

С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност.